Trợ Lý Ảo Đồng Hành Cùng Công Chức Thời Hậu Sáp Nhập Tỉnh

Trong bối cảnh đổi mới mô hình tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, việc ứng dụng công nghệ số đang trở thành xu thế tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả điều hành và phục vụ người dân. Một trong những giải pháp nổi bật thời gian gần đây chính là Trợ lý ảo dành cho cán bộ công chức, công cụ được phát triển để hỗ trợ trả lời nhanh các thắc mắc còn chưa nắm rõ, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến thẩm quyền của cán bộ công chức, nhiệm vụ của cấp quản lý hay các quy trình xử lý công vụ.

1. Mô hình chính quyền địa phương hai cấp chính thức vận hành trên toàn quốc

Kể từ ngày 1/7, mô hình chính quyền địa phương hai cấp đã được vận hành đồng bộ trên toàn quốc. Đây là bước đi quan trọng nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia. Sự thay đổi này tác động trực tiếp đến gần 1,5 triệu cán bộ, công chức đang công tác tại xã, phường và cấp tỉnh, thành phố.

Với quy mô ảnh hưởng lớn như vậy, nhu cầu được trang bị công cụ hỗ trợ tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác là rất cần thiết. Để đáp ứng yêu cầu này, Cục Chuyển đổi số quốc gia - Bộ Khoa học và Công nghệ đã phối hợp cùng Trung tâm Dịch vụ dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo Viettel (Viettel AI) phát triển Trợ lý ảo dành riêng cho cán bộ công chức.

1.1. Trợ lý ảo cán bộ công chức

Điểm nổi bật đầu tiên của Trợ lý ảo cán bộ công chức chính là nền tảng dữ liệu chuẩn hóa. Theo thông tin từ nhóm phát triển, hệ thống được xây dựng dựa trên nguồn dữ liệu được chắt lọc, số hóa từ 28 nghị định, bao phủ 19 lĩnh vực quản lý nhà nước và hỗ trợ tra cứu tới 2.700 nhiệm vụ khác nhau.

Nhờ vậy, trợ lý ảo này không chỉ là công cụ trả lời tự động đơn thuần mà thực chất là một ngân hàng dữ liệu pháp lý sẵn sàng hỗ trợ cán bộ công chức tra cứu, tham chiếu các quy định cụ thể khi cần thiết. Điểm đáng chú ý là công cụ này đã từng được giới thiệu đến 1,5 triệu cán bộ công chức tại Hội nghị tập huấn về tổ chức bộ máy vận hành chính quyền địa phương hai cấp, tổ chức hồi giữa tháng 6 vừa qua.

1.2. Tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Với Trợ lý ảo cán bộ công chức, đội ngũ người làm công vụ không còn phải mất nhiều thời gian để tra cứu thủ công, lật giở từng trang văn bản pháp luật hay dò hỏi đồng nghiệp. Chỉ với một thiết bị có kết nối internet như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, cán bộ công chức có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho trợ lý ảo bất cứ lúc nào, 24/7.

Hệ thống sẽ ngay lập tức đưa ra câu trả lời rõ ràng, đúng ngữ cảnh công việc, kèm theo dẫn chiếu điều khoản, văn bản pháp lý liên quan. Điều này đảm bảo tính minh bạch, độ chính xác cao và giúp người dùng an tâm hơn khi ra quyết định xử lý công vụ.

1.3. Khả năng truy vấn thông minh và ví dụ minh họa

Một ví dụ tiêu biểu minh chứng cho tính ưu việt của Trợ lý ảo cán bộ công chức là khi xử lý những câu hỏi cụ thể. Chẳng hạn, với câu hỏi “Cấp xã có nhiệm vụ gì trong quản lý tiêm chủng?”, nếu dùng các công cụ tìm kiếm thông thường, cán bộ sẽ nhận về hàng triệu kết quả nhưng thông tin thường bị phân mảnh, khó lọc và mất nhiều thời gian đối chiếu.

Trong khi đó, Trợ lý ảo cán bộ công chức sẽ ngay lập tức đưa ra nội dung chuẩn xác, kèm theo trích dẫn cụ thể điều khoản, nghị định liên quan. Nhờ vậy, cán bộ công chức không chỉ nhận được thông tin đúng mà còn hiểu rõ căn cứ pháp lý để triển khai, hạn chế sai sót khi thực hiện nhiệm vụ.

1.4. Các lĩnh vực quản lý cụ thể và tác động của chính sách

Một trong những điểm nhấn đáng chú ý là việc trợ lý ảo được thiết kế để bám sát những lĩnh vực quản lý trọng yếu thuộc phạm vi điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ cũng như các bộ, ngành liên quan.

Cụ thể, từ ngày 1/7, UBND cấp xã sẽ có thêm trách nhiệm quản lý nhà nước về chất lượng sản phẩm, hàng hóa, về đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn. Đây là nội dung mới mẻ, đòi hỏi cán bộ cơ sở nắm chắc quy định, quy trình triển khai để tránh chồng chéo hoặc thực hiện sai.

Ở mảng viễn thông, việc cấp, sửa đổi, bổ sung, cấp lại, gia hạn giấy phép dịch vụ viễn thông cung cấp trên mạng viễn thông cố định mặt đất sẽ do UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thực hiện.

Riêng lĩnh vực sở hữu trí tuệ, việc ghi nhận tổ chức đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp cũng thuộc thẩm quyền UBND cấp tỉnh.

1.5. Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công vụ

Điều quan trọng nhất mà Trợ lý ảo cán bộ công chức mang lại chính là giá trị tiết kiệm thời gian cho đội ngũ công chức. Trong thực tế, không ít cán bộ phải lật giở hàng trăm trang nghị định, dò tìm thông tin, hoặc thậm chí phải hỏi đi hỏi lại đồng nghiệp mới ra được câu trả lời chính xác.

Nhóm phát triển chia sẻ: “Cán bộ công chức sẽ không phải mất thời gian lật giở từng trang nghị định hay loay hoay tìm câu trả lời từ đồng nghiệp, họ chỉ cần gõ câu hỏi, trợ lý ảo và hệ thống sẽ cung cấp câu trả lời ngay lập tức.”

Nhờ đó, công việc hành chính được xử lý minh bạch, nhanh gọn, giảm thiểu tình trạng chồng chéo, thiếu nhất quán trong áp dụng quy định pháp luật.

1.6. Luôn cập nhật, mở rộng dữ liệu

Theo đại diện Viettel AI, Trợ lý ảo cán bộ công chức không dừng lại ở chức năng tra cứu hiện tại mà sẽ được cập nhật liên tục. Dữ liệu hỏi đáp sẽ mở rộng sang các văn bản quy phạm pháp luật, nhiệm vụ, chỉ tiêu, số liệu, quy trình công việc và cả văn bản nội bộ của cơ quan, đơn vị.

Điều này đồng nghĩa với việc cán bộ công chức sẽ có thêm công cụ hỗ trợ đắc lực, phục vụ nhiều khâu từ tra cứu quy định, làm báo cáo, đến quản lý chỉ tiêu, số liệu. Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng để hướng tới xây dựng một hệ sinh thái số hóa nghiệp vụ toàn diện, bền vững.

1.7. Tự động hóa và nền tảng mở cho hành chính điện tử

Không chỉ dừng lại ở tra cứu, Trợ lý ảo cán bộ công chức sẽ tiến tới tự động hóa một số tác vụ hành chính cơ bản, góp phần giảm tải khối lượng công việc lặp lại. Mục tiêu xa hơn là hình thành một nền tảng mở cho hành chính điện tử, tạo điều kiện thuận lợi để các cơ quan quản lý kết nối, chia sẻ dữ liệu, phối hợp xử lý công việc nhanh chóng, minh bạch.

Khi các quy trình hành chính được chuẩn hóa và tự động hóa, cán bộ công chức sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quản lý, hoạch định chính sách, giám sát và phục vụ người dân, doanh nghiệp.

2. Nhiệm vụ xây dựng hệ thống trợ lý ảo được giao từ cấp Chính phủ

Tầm quan trọng của dự án Trợ lý ảo cán bộ công chức được thể hiện qua việc Ban Chỉ đạo của Chính phủ về sắp xếp đơn vị hành chính và xây dựng mô hình chính quyền địa phương hai cấp đã giao nhiệm vụ này cho Bộ Khoa học và Công nghệ triển khai, theo công văn ngày 4/6.

Điều này khẳng định vai trò trọng tâm của công cụ trợ lý ảo trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đặc biệt là trong bối cảnh các đơn vị hành chính đang được sắp xếp, tinh gọn để tối ưu bộ máy.

2.1. Quy mô đơn vị hành chính sau sắp xếp

Sau khi hoàn thành quá trình sắp xếp, cả nước sẽ còn 34 đơn vị hành chính cấp tỉnh và 3.321 đơn vị hành chính cấp xã. Theo mô hình mới, cấp huyện sẽ không còn được duy trì, thay vào đó là chính quyền địa phương hai cấp, gồm cấp tỉnh và cấp cơ sở.

Việc tinh gọn bộ máy này yêu cầu đội ngũ cán bộ công chức ở các cấp phải thích nghi nhanh, nắm vững quy định mới và phối hợp chặt chẽ giữa các cấp. Trong bối cảnh đó, Trợ lý ảo cán bộ công chức được kỳ vọng trở thành “cánh tay phải số” hỗ trợ công việc, đảm bảo thông tin thông suốt, giảm thiểu rủi ro áp dụng sai quy định.

2.2. Kết nối đồng bộ, hướng đến mục tiêu phục vụ người dân tốt hơn

Điểm cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc đưa Trợ lý ảo cán bộ công chức vào vận hành đồng bộ trên toàn quốc cũng là một bước tiến dài trong việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Khi cán bộ được hỗ trợ công cụ tra cứu nhanh chóng, công việc được xử lý chính xác, minh bạch, thủ tục hành chính sẽ được rút gọn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho toàn xã hội.

Đồng thời, với tầm nhìn dài hạn, Trợ lý ảo cán bộ công chức sẽ tiếp tục phát triển để hỗ trợ người dân tra cứu thủ tục hành chính, tạo ra một hệ sinh thái số gắn kết chính quyền - công chức - người dân, đúng với tinh thần Chính phủ số, xã hội số mà Việt Nam đang hướng tới.

Nhìn chung, Trợ lý ảo cán bộ công chức không chỉ là một phần mềm tra cứu, mà còn là minh chứng cho nỗ lực ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong cải cách hành chính. Công cụ này hứa hẹn sẽ trở thành trợ thủ đắc lực, giúp gần 1,5 triệu cán bộ công chức nâng cao năng lực làm việc, tiết kiệm thời gian, chuẩn hóa quy trình, từ đó phục vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp.

Trong bối cảnh mô hình chính quyền địa phương hai cấp chính thức vận hành, sự đồng hành của công nghệ số, đặc biệt là các nền tảng trợ lý ảo như thế này sẽ đóng vai trò then chốt để hiện thực hóa mục tiêu hiện đại hóa bộ máy hành chính, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả, góp phần vào công cuộc phát triển đất nước bền vững, đổi mới sáng tạo.