Notion Và OneNote: Cái Nào Phù Hợp Với Cách Làm Việc Của Bạn Nhất?

Trong thời đại làm việc số hóa, việc ghi chú không còn đơn thuần là chép lại thông tin mà đã trở thành một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý tri thức cá nhân và quy trình làm việc nhóm. Từ sinh viên cần tổ chức bài giảng, nhân viên văn phòng phải theo dõi các dự án đa nhiệm, cho đến freelancer liên tục quản lý khách hàng và ý tưởng sáng tạo, tất cả đều phụ thuộc vào những công cụ ghi chú mạnh mẽ và linh hoạt để tối ưu hiệu suất. Giữa vô số lựa chọn hiện nay, Notion và OneNote nổi lên như hai nền tảng nổi bật nhất, mỗi công cụ đều có triết lý thiết kế riêng, cách vận hành khác nhau và ưu điểm vượt trội dành cho từng kiểu người dùng. Bài viết này Sadesign sẽ phân tích sâu hai nền tảng dựa trên trải nghiệm thực tế, tính năng trọng yếu, khả năng cộng tác, mức độ tiện dụng và chi phí, từ đó giúp bạn tìm ra công cụ phù hợp nhất với phong cách làm việc của chính mình.

Nâng cấp Notion giá rẻ

1. Notion là gì? 

Notion là một không gian làm việc tất cả trong một, nơi bạn có thể ghi chú, quản lý dự án, tạo cơ sở dữ liệu, lưu trữ tài liệu và phối hợp với đồng đội chỉ trong một nền tảng duy nhất. Nhờ khả năng tùy biến linh hoạt, Notion cho phép bạn thiết kế hệ thống thông tin theo đúng phong cách cá nhân thay vì đi theo khuôn mẫu có sẵn. Mỗi trang trong Notion được xây dựng từ các block có thể kéo thả, sắp xếp và kết hợp tự do, tạo nên một môi trường làm việc đầy tính sáng tạo và hiệu quả.

Sức mạnh của Notion không chỉ nằm ở tính tối giản mà còn ở khả năng mở rộng không giới hạn. Người dùng có thể bắt đầu từ một ghi chú đơn giản, rồi dần phát triển thành một workspace đa tầng gồm nhiệm vụ, lịch làm việc, wiki nội bộ hay database phức tạp. Dù dùng cho học tập, công việc cá nhân hay quản lý team, Notion đều mang đến sự liền mạch và nhất quán trong cách tổ chức dữ liệu.

Notion thường được sử dụng để:

• Ghi chú thông minh và lưu trữ tài liệu học tập

• Quản lý công việc và theo dõi tiến độ dự án

• Xây dựng wiki nội bộ cho doanh nghiệp hoặc team nhỏ

• Lập kế hoạch nội dung và quản lý pipeline cho marketer

• Tạo hệ thống CRM đơn giản để theo dõi khách hàng

• Lưu trữ ý tưởng, kế hoạch cá nhân, nhật ký hoặc thói quen hằng ngày

2. Microsoft OneNote là gì?

Microsoft OneNote là một ứng dụng ghi chú kỹ thuật số mạnh mẽ thuộc hệ sinh thái Microsoft 365, được thiết kế để hỗ trợ người dùng ghi chép, lưu trữ và tổ chức thông tin theo cách tự nhiên nhất. Ra mắt từ năm 2003, OneNote đã trở thành lựa chọn quen thuộc của sinh viên, giáo viên và nhân viên văn phòng nhờ sự ổn định, dễ sử dụng và khả năng tích hợp sâu với các công cụ Microsoft khác như Word, Outlook, PowerPoint hay Teams. Đặc biệt, khi nâng cấp Microsoft bản quyền tại CentriX, người dùng có thể khai thác tối đa sức mạnh của OneNote với hiệu suất mượt mà, tính bảo mật chuẩn doanh nghiệp và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm, giúp môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn hơn mỗi ngày.

Khác với triết lý xây dựng workspace kiểu module như Notion, OneNote mô phỏng hoàn hảo cảm giác sử dụng một cuốn sổ tay truyền thống. Toàn bộ nội dung được tổ chức thành nhiều lớp trực quan gồm Notebook, Section và Page. Cách bố trí này giúp người dùng dễ dàng hình dung cấu trúc thông tin, tương tự như việc mang theo nhiều cuốn sổ với từng chủ đề riêng. Nhờ vậy, OneNote tạo cảm giác thân thuộc, gần gũi và phù hợp cho những ai ưa thích phong cách ghi chú tự do, linh hoạt mà không phải thiết lập quá nhiều ban đầu.

Điểm mạnh lớn nhất của OneNote nằm ở khả năng viết tay và vẽ tự nhiên. Trên các thiết bị hỗ trợ bút cảm ứng như dòng Surface hoặc iPad, người dùng có thể thoải mái phác thảo ý tưởng, tạo sơ đồ tư duy, highlight, gạch chân và ghi chú trực tiếp lên tài liệu giống như viết trên giấy thật. Đây là lợi thế vượt trội mà Notion hoặc nhiều công cụ ghi chú khác không thể tái tạo tốt. Ngoài ra, OneNote còn hỗ trợ chèn file PDF, thu âm cuộc họp, đồng bộ hóa đa thiết bị và tìm kiếm thông minh, giúp quản lý thông tin trực quan và hiệu quả hơn.

OneNote thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Ghi chú bài học, bài giảng bằng tay hoặc bằng bàn phím

• Ghi nhanh thông tin cuộc họp, trao đổi công việc và ý tưởng tức thời

• Làm việc trong hệ sinh thái Microsoft, đồng bộ liền mạch với Outlook, Word, Teams

• Lưu trữ tài liệu nghiên cứu, đánh dấu highlight và ghi chú trực tiếp trên PDF

• Tạo sổ tay cá nhân cho học tập, dự án hoặc kế hoạch hằng ngày

• Hỗ trợ giảng dạy, trình bày và giải thích nội dung bằng sơ đồ và hình vẽ

3. So sánh Notion và OneNote chi tiết từ A–Z

3.1 Giao diện và trải nghiệm người dùng

Sự khác biệt giữa Notion và OneNote thể hiện rõ ngay từ khoảnh khắc bạn mở ứng dụng. Notion mang một phong cách hiện đại, tinh gọn và tập trung vào không gian trắng rộng rãi. Mọi thứ đều bắt đầu từ một trang trống, nơi bạn có thể tự do sắp xếp block, lồng trang, thêm biểu tượng hoặc tùy biến bố cục theo cách riêng. Điều này mang lại cảm giác sáng tạo và chuyên nghiệp, đặc biệt với người làm việc hệ thống như marketer, project manager hoặc những ai thích xây dựng workspace của riêng mình. Tuy nhiên, chính vì quá linh hoạt nên Notion đòi hỏi người dùng mới phải mất thời gian làm quen. Người chưa từng sử dụng mô hình block sẽ phải học cách tổ chức lại tư duy ghi chú để tận dụng được hết sức mạnh của công cụ.

Ngược lại, OneNote lại chọn hướng tiếp cận gần gũi hơn. Giao diện dạng sổ tay truyền thống với Notebook, Section và Page tạo cảm giác như bạn đang mở từng cuốn tập khác nhau. Người dùng chỉ cần chọn một trang và bắt đầu viết mà không cần thiết lập gì phức tạp. Điều này khiến OneNote trở thành lựa chọn lý tưởng cho sinh viên, nhân viên văn phòng hoặc người dùng đã quen với các sản phẩm Microsoft. Sự quen thuộc giúp bạn có thể bắt đầu ngay lập tức, ghi chú nhanh chóng và tiếp tục công việc mà không gián đoạn bởi các thao tác tùy chỉnh.

3.2 Khả năng ghi chú và tổ chức nội dung

Nếu xem ghi chú là trung tâm của quy trình học tập và làm việc thì Notion thể hiện mình như một hệ thống quản lý thông tin toàn diện. Thay vì chỉ ghi lại dòng chữ, Notion biến mọi thông tin thành dữ liệu có thể xử lý và kết nối. Người dùng dễ dàng tạo database dạng bảng, lịch, kanban hoặc gallery và áp dụng tag, filter, sort để thao tác như một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp. Sức mạnh lớn nhất của Notion nằm ở khả năng liên kết trang và dữ liệu, cho phép tạo thành một mạng lưới thông tin thống nhất. Chẳng hạn, một marketer có thể xây dựng hệ thống quản lý nội dung từ ý tưởng, thời gian đăng, tiến độ đến hiệu quả chiến dịch chỉ trong một workspace và theo dõi đồng bộ theo từng chế độ xem.

Trong khi đó, OneNote lại tập trung tối ưu hóa trải nghiệm ghi chú tự do. Bạn có thể viết ở bất kỳ vị trí nào trên trang, kéo ảnh vào, tạo sơ đồ, highlight hoặc ghi âm mà không bị giới hạn theo một dạng block cụ thể. Sự linh hoạt này giống như một trang giấy trống, nơi bạn có thể phác thảo ý tưởng, vẽ mindmap hay viết tay ghi chú bài giảng một cách tự nhiên nhất. Nhờ khả năng hỗ trợ bút cảm ứng vượt trội, OneNote trở thành công cụ ghi chú lý tưởng cho sinh viên, giáo viên hoặc những người thích tư duy bằng hình ảnh và ký họa. Với OneNote, tổ chức nội dung không quá phức tạp mà thiên về sự trực quan và thoải mái.

3.3 Khả năng làm việc nhóm và cộng tác

Trong thời đại làm việc linh hoạt, nơi mô hình remote và hybrid trở nên phổ biến, khả năng cộng tác trực tuyến là yếu tố then chốt để đánh giá một công cụ ghi chú. Notion nổi bật nhờ triết lý thiết kế tập trung vào làm việc nhóm ngay từ đầu. Người dùng có thể chia sẻ từng trang, từng cơ sở dữ liệu hoặc cả workspace cho nhiều thành viên với các quyền truy cập khác nhau, từ chỉ xem, bình luận, chỉnh sửa đến toàn quyền quản lý. Hệ thống bình luận theo block, gắn thẻ người dùng và cập nhật thời gian thực giúp việc trao đổi trở nên minh bạch và liền mạch. Bên cạnh đó, lịch sử chỉnh sửa chi tiết giúp theo dõi ai đã thay đổi điều gì, đảm bảo sự rõ ràng trong quá trình làm việc chung.

Đặc biệt, Notion phù hợp với những team vận hành nhiều quy trình như marketing, nhân sự, sản xuất nội dung hoặc startup. Một workspace trên Notion có thể trở thành wiki nội bộ lưu toàn bộ tài liệu, quy trình làm việc, KPI hay báo cáo. Thông tin được cập nhật tập trung, hạn chế tình trạng tài liệu phân tán trên email hoặc các đoạn chat rời rạc. Nhờ đó, đội nhóm tiết kiệm thời gian, đồng bộ thông tin tốt hơn và tăng hiệu suất làm việc tập thể.

Trong khi đó, OneNote cũng hỗ trợ cộng tác nhưng theo mô hình đơn giản hơn. Người dùng có thể chia sẻ notebook thông qua OneDrive hoặc tài khoản Microsoft 365 để cùng xem hoặc chỉnh sửa. Việc hợp tác khá hiệu quả nếu team đã làm việc chủ yếu trong hệ sinh thái Microsoft, đặc biệt khi kết hợp với Outlook và Teams cho ghi chú cuộc họp. Tuy nhiên, OneNote không có nhiều công cụ quản lý dự án, phân quyền chi tiết hoặc bình luận theo từng phần tử như Notion. Chính vì vậy, với những team yêu cầu tổ chức thông tin ở mức hệ thống hoặc quản lý workflow phức tạp, OneNote sẽ kém linh hoạt hơn.

Nâng cấp Notion giá rẻ

3.4 Đồng bộ và nền tảng hỗ trợ

Cả Notion và OneNote đều hỗ trợ đa nền tảng với ứng dụng trên Windows, macOS, Android, iOS và bản web, đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt của nhiều nhóm người dùng. Notion hoạt động tốt trên các nền tảng hiện đại và đồng bộ gần như tức thì giữa mọi thiết bị thông qua internet. Điều này giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi từ máy tính sang điện thoại hoặc máy tính bảng mà không lo mất dữ liệu. Tuy nhiên, Notion phụ thuộc nhiều vào kết nối mạng và chỉ hỗ trợ offline ở mức giới hạn, khiến trải nghiệm có thể bị gián đoạn khi làm việc trong môi trường không ổn định.

Ngược lại, OneNote ghi điểm mạnh nhờ khả năng làm việc offline gần như hoàn chỉnh. Người dùng có thể ghi chú, chỉnh sửa, vẽ tay hoặc tổ chức thông tin ngay cả khi không có kết nối internet. Toàn bộ dữ liệu sẽ tự động đồng bộ với OneDrive khi có mạng trở lại, đảm bảo quá trình làm việc không bị gián đoạn. Đây là lợi thế lớn với sinh viên, giáo viên hoặc người thường xuyên phải di chuyển. Bên cạnh đó, OneNote có độ ổn định cao khi chạy trên Windows và các thiết bị thuộc hệ sinh thái Microsoft, mang lại trải nghiệm nhất quán và tin cậy hơn trong môi trường doanh nghiệp.

4. Khám phá tính năng nâng cao

4.1 Tính năng nổi bật của Notion

Notion sở hữu nhiều tính năng nâng cao giúp biến một ứng dụng ghi chú thành một hệ sinh thái quản lý công việc toàn diện. Điểm mạnh của Notion nằm ở khả năng tùy biến sâu, tạo hệ thống dữ liệu linh hoạt và đặc biệt là Notion AI công cụ giúp tăng tốc xử lý thông tin đáng kể.

• Kho hàng nghìn template miễn phí từ người dùng và cộng đồng, phù hợp cho học tập, marketing, quản lý dự án, HR, tài chính cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

• Database nâng cao hỗ trợ nhiều dạng xem như Table, Kanban, Calendar, Gallery, Timeline đáp ứng nhu cầu quản lý công việc chuyên nghiệp.
  Công thức (Formula) giúp xử lý dữ liệu thông minh tương tự Excel, hỗ trợ tính toán tự động và tạo logic cho workflow phức tạp.

• Notion AI giúp tóm tắt ghi chú, viết lại nội dung, tạo ý tưởng, phân tích văn bản, đề xuất checklist hoặc hỗ trợ họp nhanh.

• Theo Notion Labs, Notion AI có thể giúp người dùng tiết kiệm 30 đến 40 phần trăm thời gian xử lý nội dung, tối ưu hiệu suất trong các nhiệm vụ lặp lại.

• Tích hợp tốt với nhiều công cụ như Google Calendar, Slack, Figma, GitHub, giúp xây dựng workspace thống nhất cho toàn bộ team.

Nâng cấp Notion giá rẻ

4.2 Tính năng nổi bật của OneNote

OneNote không chạy theo xu hướng AI như Notion nhưng lại có lợi thế cực mạnh nhờ kết nối sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365. Điều này giúp OneNote trở thành công cụ ghi chú mặc định cho rất nhiều doanh nghiệp, trường học và người dùng Windows.

• Đồng bộ chặt chẽ với Word, Excel, Outlook, Teams và OneDrive, giúp mọi tài liệu, email hay dữ liệu họp đều liên kết liền mạch.

• Nhận diện chữ viết tay (OCR) cực kỳ chính xác, cho phép tìm kiếm lại chữ viết, chuyển chữ viết tay thành văn bản hoặc đọc nội dung trong hình ảnh.

• Khả năng vẽ tay tự nhiên trên Surface, iPad hoặc thiết bị có bút cảm ứng, phù hợp cho ghi chú bài giảng, sơ đồ tư duy hoặc sketch nhanh.

• Hoạt động ổn định và hỗ trợ offline hoàn chỉnh, cho phép viết, lưu và tổ chức nội dung ngay cả khi không có internet.

• Tích hợp tốt trong môi trường doanh nghiệp đang dùng Microsoft 365, giúp đồng bộ tài liệu họp, chia sẻ ghi chú và cộng tác thuận tiện.

• Dễ sử dụng với giao diện dạng “sổ tay thật”, phù hợp cho sinh viên, giáo viên và dân văn phòng quen với sản phẩm Microsoft.

5. Nên mua Notion hay OneNote bản quyền ở đâu?

Trong bối cảnh ngày càng nhiều công cụ năng suất được tích hợp sâu vào công việc và học tập, việc sử dụng phần mềm bản quyền trở thành lựa chọn bắt buộc để đảm bảo an toàn dữ liệu và hiệu suất ổn định. Những tài khoản không chính hãng, crack hoặc chia sẻ trôi nổi trên mạng không chỉ tiềm ẩn nguy cơ bị khóa bất cứ lúc nào mà còn kéo theo rủi ro mất dữ liệu quan trọng, lộ thông tin cá nhân và không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ kỹ thuật nào. Nếu bạn đang muốn đầu tư nghiêm túc cho Notion hoặc OneNote, việc lựa chọn một đơn vị phân phối uy tín là bước quan trọng đầu tiên để bảo vệ tài khoản và duy trì sự ổn định trong quá trình sử dụng.

Sadesign là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm và tài khoản bản quyền uy tín được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng. Với quy trình minh bạch, hỗ trợ tận tâm và mức giá cạnh tranh, Sadesign mang đến giải pháp tối ưu cho người dùng cá nhân, sinh viên, nhân viên văn phòng và các team doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm chính hãng. Khi mua Notion hoặc Microsoft OneNote (trong bộ Microsoft 365) tại Sadesign, người dùng không chỉ yên tâm về bản quyền mà còn được đồng hành trong suốt quá trình sử dụng, từ kích hoạt, cài đặt đến hỗ trợ xử lý sự cố.

Lợi ích khi mua phần mềm bản quyền tại Sadesign

• Tiết kiệm chi phí đáng kể so với mua trực tiếp nhưng vẫn đảm bảo 100 phần trăm bản quyền chính hãng

• Đảm bảo an toàn dữ liệu và quyền riêng tư nhờ tài khoản cá nhân hoàn toàn bảo mật

• Được hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, rõ ràng và minh bạch trong suốt thời gian sử dụng

• Hạn chế tối đa rủi ro liên quan đến khóa tài khoản, mất dữ liệu hoặc lỗi đồng bộ

• Thích hợp cho cá nhân, nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang phần mềm bản quyền an toàn

6. Kết luận

Việc lựa chọn Notion hay OneNote không chỉ phụ thuộc vào số lượng tính năng mà còn nằm ở cách bạn tư duy, tổ chức và vận hành công việc mỗi ngày. Nếu bạn là người thích xây dựng hệ thống thông tin mang tính cấu trúc cao, tùy biến linh hoạt và có khả năng mở rộng theo từng dự án, Notion sẽ là công cụ tạo ra giá trị lâu dài. Ngược lại, nếu bạn ưu tiên sự nhanh chóng, đơn giản, cảm giác ghi chép tự nhiên và muốn tận dụng hệ sinh thái Microsoft trong môi trường làm việc, OneNote sẽ trở thành trợ thủ tối ưu. Mỗi công cụ đều mạnh theo cách riêng và khi hiểu rõ phong cách làm việc của bản thân, bạn sẽ dễ dàng chọn được nền tảng ghi chú phù hợp nhất để cải thiện hiệu suất và phát triển khả năng quản lý tri thức cá nhân trong thời kỳ số hóa.

Nâng cấp Notion giá rẻ

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook