Cách trích xuất trang từ PDF trên Mac: 5 phương pháp nhanh gọn cho mọi nhu cầu

1. Nitro PDF Pro: Trích xuất chính xác chỉ với vài cú nhấp chuột

Nếu bạn xử lý PDF thường xuyên, một công cụ chuyên dụng sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nitro PDF Pro là phần mềm được thiết kế cho công việc này, với giao diện trực quan cho phép chọn, tách, hợp nhất, chú thích, chuyển đổi và chỉnh sửa PDF trong cùng một ứng dụng.

Cách thực hiện rất đơn giản:

1. Cài đặt và mở Nitro PDF Pro trên máy Mac.
2. Mở tệp PDF cần xử lý, sau đó giữ phím Command và nhấp vào từng trang bạn muốn trích xuất trong bảng hình thu nhỏ.
3. Vào menu "File", chọn "New", rồi chọn "From Selection".
4. Lưu tài liệu mới vừa tạo với tên và vị trí bạn mong muốn.

Điểm mạnh của phương pháp này là độ chính xác. Bạn có thể chọn các trang rời rạc, chẳng hạn trang 2, trang 9 và trang 15, mà không cần nhập số thủ công. Bố cục, liên kết và định dạng của tài liệu gốc cũng được giữ nguyên trong tệp mới. Ngoài trích xuất, phần mềm còn hỗ trợ tách một tài liệu thành nhiều tệp theo khoảng trang hoặc theo số trang cố định, rất tiện khi bạn phải chia một báo cáo dài thành từng chương.

Đổi lại, Nitro PDF Pro là ứng dụng trả phí. Nếu chỉ thỉnh thoảng mới cần tách trang, các phương pháp miễn phí bên dưới có thể đã đủ dùng. Ứng dụng này có trong gói đăng ký Setapp, nơi bạn có thể dùng thử miễn phí bảy ngày để đánh giá trước khi quyết định.

2. Preview: Công cụ có sẵn trên Mac mà ít người khai thác hết

Preview là ứng dụng mặc định để mở PDF và hình ảnh trên macOS, nhưng khả năng của nó vượt xa việc xem tài liệu. Bạn có thể dùng ngay công cụ này để tạo một tệp PDF mới chỉ gồm những trang mình chọn, không cần cài thêm gì.

Các bước thực hiện:

1. Nhấp chuột phải vào tệp PDF, chọn "Open With", rồi chọn "Preview".
2. Trên thanh menu, vào "View" và chọn "Thumbnails" để hiển thị các trang dưới dạng hình thu nhỏ ở cột bên trái.
3. Giữ phím Command và nhấp vào những trang cần trích xuất.
4. Vào "File", chọn "Print".
5. Trong hộp thoại in, nhấp vào nút "PDF" ở góc dưới bên trái, rồi chọn "Save as PDF".
6. Đặt tên cho tệp mới và nhấn "Save".

Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: ở bước in, hãy kiểm tra mục "Pages" và chọn "Selected Pages in Sidebar" để chắc chắn chỉ những trang đã chọn được đưa vào tệp mới. Nếu để mặc định là tất cả các trang, bạn sẽ nhận về toàn bộ tài liệu.

Ngoài ra còn một cách nhanh hơn. Sau khi chọn các hình thu nhỏ, bạn có thể kéo chúng thẳng ra Desktop hoặc một thư mục, và macOS sẽ tự tạo một tệp PDF mới chứa các trang đó. Phương pháp này phù hợp với người dùng không muốn trả thêm chi phí và chỉ cần trích xuất ở mức cơ bản. Nhược điểm là mỗi lần bạn chỉ làm được một nhóm trang, nên nếu phải tách nhiều phần, thao tác sẽ lặp lại khá nhiều.

3. Trình duyệt web: Cách miễn phí nhanh gọn, không cần cài thêm gì

Ít người nghĩ đến, nhưng trình duyệt quen thuộc như Google Chrome hay Safari cũng đủ khả năng trích xuất trang PDF nhờ chức năng in tích hợp. Đây là lựa chọn gọn nhẹ nhất khi bạn đang dùng máy của người khác hoặc không muốn cài thêm phần mềm.

Để thực hiện với Chrome, bạn làm như sau:

1. Nhấp chuột phải vào tệp PDF, chọn "Open With", rồi chọn Google Chrome. Khi tài liệu mở ra, nhấn tổ hợp Command và P để mở cửa sổ in.
2. Ở mục "Pages", chọn "Custom" rồi nhập số trang mong muốn. Bạn có thể nhập từng trang cách nhau bằng dấu phẩy, chẳng hạn 3, 7, 12, hoặc nhập một khoảng như từ 1 đến 5.
3. Đảm bảo mục "Destination" đang ở chế độ "Save as PDF".
4. Nhấn "Save" và chọn nơi lưu tệp mới.

Safari có quy trình tương tự, chỉ khác đôi chút ở giao diện hộp thoại in.

Phương pháp này rất phù hợp cho những lần trích xuất đơn lẻ, cần làm nhanh. Tuy nhiên, bạn nên nắm rõ vài hạn chế. Trình duyệt xem PDF như một tài liệu tĩnh, nên các liên kết và nội dung đa phương tiện nhúng trong tệp có thể không còn hoạt động ở bản trích xuất. Định dạng văn bản đôi khi cũng bị xô lệch nhẹ. Ngoài ra, bạn phải nhập trang thủ công cho từng lần, nên cách này không thích hợp để xử lý hàng loạt tài liệu. Vì vậy, hãy kiểm tra lại tệp kết quả trước khi gửi đi, nhất là với tài liệu có bố cục phức tạp.

4. Automator: Tự động hóa để xử lý hàng loạt tài liệu

Nếu công việc của bạn thường xuyên đòi hỏi xử lý nhiều tệp PDF, Automator là ứng dụng có sẵn trên macOS giúp biến những thao tác lặp đi lặp lại thành một quy trình tự động. Bạn chỉ cần thiết lập một lần, sau đó kéo tệp vào biểu tượng ứng dụng là công việc được thực hiện.

Các bước tạo quy trình:

1. Mở Finder, vào thư mục "Applications" và khởi động Automator.
2. Trong cửa sổ hiện ra, chọn loại tài liệu "Application".
3. Ở thư viện bên trái, chọn nhóm "PDFs", sau đó kéo hành động "Extract Odd & Even Pages" vào vùng quy trình bên phải.
4. Tùy chỉnh hành động theo nhu cầu, chẳng hạn chọn trích xuất các trang lẻ, các trang chẵn hoặc cả hai, cũng như thư mục lưu kết quả.
5. Lưu quy trình thành một ứng dụng, rồi kéo các tệp PDF vào biểu tượng ứng dụng đó để xử lý.

Cần nói rõ về phạm vi của công cụ này. Hành động "Extract Odd & Even Pages" được thiết kế để tách riêng các trang lẻ và trang chẵn, không cho phép nhập một khoảng trang tùy ý. Vì thế, Automator đặc biệt hữu ích với những việc như tách các trang quét hai mặt, hoặc xử lý cùng một quy tắc cho hàng chục tài liệu cùng lúc. Nếu bạn cần lấy chính xác trang 5 đến trang 12 của một tệp, các phương pháp trước hoặc sau sẽ phù hợp hơn.

Nếu muốn tách một tài liệu thành nhiều tệp riêng, bạn có thể kết hợp thêm các hành động khác trong thư viện PDF của Automator và thử nghiệm trên vài tệp mẫu trước khi áp dụng cho khối lượng lớn.

5. Adobe Acrobat: Giải pháp chuyên nghiệp cho người đã có bản quyền

Adobe Acrobat là bộ công cụ PDF toàn diện nhất trên thị trường, với khả năng quản lý trang rất linh hoạt. Chi phí đăng ký khá cao nên nó có thể không hợp với người dùng cá nhân hay ngân sách hạn chế, nhưng nếu bạn đã có sẵn bản quyền, đây là cách trích xuất mạnh mẽ và đáng tin cậy.

Quy trình thực hiện:

1. Mở tệp PDF trong Adobe Acrobat.
2. Vào "View" trên thanh menu, chọn "Show/Hide", sau đó "Navigation Panes" và "Page Thumbnails" để hiện hình thu nhỏ các trang.
3. Chọn các trang cần trích xuất. Với các trang liên tiếp, hãy giữ phím Shift rồi nhấp vào trang đầu và trang cuối. Với các trang rời rạc, hãy giữ phím Command và nhấp vào từng trang.
4. Nhấp vào công cụ "Organize Pages" ở ngăn bên phải, hoặc vào "Tools" rồi chọn "Organize Pages".
5. Trên thanh công cụ vừa xuất hiện, nhấp "Extract".
6. Trong hộp thoại "Extract Pages", chọn giữ nguyên các trang trong tệp gốc hoặc xóa chúng sau khi trích xuất. Bạn cũng có thể chọn lưu mỗi trang thành một tệp riêng.
7. Nhấn "OK". Các trang trích xuất sẽ mở trong một cửa sổ mới, bạn chỉ cần vào "File" rồi chọn "Save As" để lưu lại.

6. Khi PDF không cho phép trích xuất

Đôi khi bạn gặp thông báo cho biết việc trích xuất trang không được phép. Điều này xảy ra khi chủ sở hữu tài liệu đã đặt các giới hạn bảo mật lên tệp. Nếu bạn có quyền hợp pháp đối với tài liệu và biết mật khẩu, bạn có thể gỡ bỏ hạn chế bằng cách mở tệp trong Acrobat, vào "Tools", chọn "Protect", tiếp theo chọn "Encrypt" rồi "Remove Security", sau đó nhập mật khẩu khi được yêu cầu. Khi lớp bảo vệ đã được gỡ, bạn quay lại "Organize Pages" và thực hiện trích xuất như các bước ở trên. Hãy chỉ áp dụng cách này với tài liệu bạn có quyền sử dụng, vì các hạn chế đó thường tồn tại vì lý do bản quyền hoặc bảo mật.

7. Chọn cách nào là phù hợp với bạn?

Mỗi phương pháp phục vụ một kiểu người dùng riêng. Preview và trình duyệt là lựa chọn lý tưởng khi bạn chỉ cần trích xuất thỉnh thoảng và không muốn tốn thêm chi phí. Nitro PDF Pro và Adobe Acrobat thích hợp cho công việc thường xuyên, đòi hỏi độ chính xác và các tính năng nâng cao như tách theo khoảng trang hay xử lý tệp có bảo mật. Automator lại tỏa sáng khi bạn cần áp dụng cùng một quy tắc lên nhiều tài liệu.

Dù chọn cách nào, hãy giữ lại bản gốc, đặt tên tệp mới rõ ràng và mở kiểm tra kết quả trước khi chia sẻ. Chỉ mất vài phút để làm quen, nhưng những thao tác này sẽ giúp bạn quản lý tài liệu gọn gàng và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook