Bí Kíp Thiết Kế Letterhead Đẹp: Kinh Nghiệm “Xương Máu” Từ Chuyên Gia

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, Letterhead hay còn gọi là giấy tiêu đề đều giữ vai trò quan trọng trong khẳng định hình ảnh và giá trị thương hiệu. Một tờ giấy tuy đơn giản nhưng chính là “khung vải” để công ty thể hiện sự chuyên nghiệp, tính nhất quán trong cách giao tiếp với khách hàng, đối tác và cả đối thủ. Bạn có thể gửi đi hàng chục email, hàng trăm tài liệu nội bộ nhưng chỉ cần một lần nhìn vào Letterhead, người nhận đã có thể cảm nhận được bộ mặt doanh nghiệp bạn. Trong bài viết này, SaDesign sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực chiến cùng các lưu ý quan trọng khi thiết kế Letterhead đẹp, hiệu quả. Cùng tìm hiểu thôi nào!

1. Tổng quan Letterhead là gì?

Letterhead hay còn gọi là tiêu đề thư là một ấn phẩm bao gồm các thông tin như tên thương hiệu, Logo, địa chỉ, Website, Email, và số điện thoại. Letterhead sẽ giúp tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp khi gửi thư, các email – văn kiện, hoặc thông tin giới thiệu sản phẩm tới khách hàng. Bởi vậy, vai trò của bộ nhận diện thương hiệu là chủ chốt trong các sản phẩm letter head, thể hiện thái độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp với người xem.

2. Vai trò Letterhead như thế nào đối với doanh nghiệp

Việc sử dụng letterhead giúp thương hiệu trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, điều này khích lệ khách hàng tin tưởng vào thương hiệu. Sử dụng letterhead cũng giúp doanh nghiệp trở nên uy tín hơn trong mắt các bên liên quan như đối tác hoặc ngân hàng cho vay. Mọi thông điệp được in trên letterhead – dù là phiên bản kỹ thuật số – cũng tạo cảm giác trang trọng hơn so với các tài liệu thông thường.

Letterhead thường được sử dụng để trình bày các thông tin như:

·       Báo cáo giao dịch

·       Thông báo nội bộ

·       Thông báo hoặc hợp đồng gửi cho khách hàng

·       Thư cảm ơn

·       Thư mời

·       Thông điệp từ CEO hoặc giám đốc điều hành khác

·       Thông báo từ bộ phận nhân sự

3. Các lưu ý quan trọng khi thiết kế Letterhead

Lưu ý khi thiết kế letterhead là gì? Đây là những điều quan trọng mà bạn cần biết để đảm bảo kết quả cuối cùng khi thiết kế được chuyên nghiệp và ấn tượng.

Chọn giấy in, màu in

Giấy in càng dày sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn cho thiết kế. Ngoài ra việc chọn màu in khi thiết kế Letterhead cũng rất quan trọng. Về màu sắc, giấy màu trắng là sự lựa chọn tốt nhất cho nhiều doanh nghiệp nhưng bạn cũng có thể chọn các tông màu ấm hơn như màu kem. Bạn cũng cần cân nhắc chi phí và khả năng hiển thị màu sắc đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Thiết kế bo tròn và viền góc của letterhead khá khô khan nên việc sử dụng watermark sẽ là giải pháp “cứu cánh”. Bởi các thức này sẽ bổ sung hình ảnh, màu sắc tươi mới vào bản thiết kế.

Hơn nữa phương án này hỗ trợ tốt việc in ấn văn phòng, ví dụ vị trí của watermark nằm ở giữa trang, khoảng khung viền letterhead. Khi watermark quá đậm sẽ làm mờ văn bản hay quá nhạt thì văn bản bị thiếu thu hút. Bạn cũng có thể thêm texture vào phía sau watermark làm cho thiết kế của bạn có điểm nhấn hơn.

Bố cục

Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng Letterhead được thiết kế từ hình khối, hay đường viền kẻ bao quanh. Bố cục Letterhead cần phụ thuộc rất nhiều vào ngành nghề kinh doanh. Ví dụ lĩnh vực luật hay giáo dục thì các Letterhead cần đơn giản và tinh tế.

Xem xét đối tượng người nhận

Lưu ý khi thiết kế Letterhead là gì? Bạn cần dừng lại và xem xét xem đối tượng người nhận là ai. Ví dụ như doanh nghiệp là một công ty luật cần các bản thiết kế không quá sặc sỡ. Hay đối tượng khách là creative agency thì cần thiết kế letterhead ấn tượng và độc đáo.

Đồng nhất bộ nhận diện thương hiệu

Khi doanh nghiệp có bộ nhận diện thương hiệu chung về danh thiếp, thẻ nhân viên, brochure, phong thư,… thì cần đảm bảo thiết kế letterhead cũng đồng nhất các tài liệu đó. Nhờ đó tạo sự nhất quán để truyền đạt thông tin và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp đối với người nhìn.

Sự phân cấp ưu tiên cho thông tin

Thiết kế letterhead cần chú trọng sự phân cấp thông tin. Có nghĩa các thông tin quan trọng nên được ưu tiên in đậm hoặc tăng kích thước giúp người nhìn nắm bắt nhanh hơn. Theo đó, trên Letterhead thì tên công ty là quan trọng nhất rồi đến địa chỉ hoặc các liên hệ. 

4. Quy trình các bước thực hiện thiết kế letterhead

Trong quá trình thiết kế bộ ấn phẩm này sẽ thực hiện theo các bước khác nhau. Cụ thể, quy trình thao tác mà SaDesign chia sẻ như sau:

Bước 1: Ưu tiên yếu tố làm nổi bật thương hiệu

Đầu tiên chúng ta cần chú ý làm nổi bật thương hiệu doanh nghiệp. Trong đó, logo và tên thương hiệu sẽ cần đặt lên trên đầu trang giấy hay phía cuối văn bản. Bạn cũng có thể dùng thêm watermark được in mờ chính giữa văn bản. Phương án này giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu và là cách để giữ bản quyền.

Bước 2: Lựa chọn phong cách và bố cục

Khi thiết kế letterhead thì điều hấp dẫn người xem chắc chắn là nội dung và bố cục. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng letterhead được thiết kế từ hình khối hay các đường viền bao quanh. Tránh chọn hình khối quá sặc sỡ khiến người xem  ít chú ý tới nội dung.

Bên cạnh đó, mỗi lĩnh vực ngành nghề sẽ tương ứng với hình thức thiết kế letterhead khác nhau. Ví dụ đối với công ty về luật thì letterhead sẽ đơn giản và tinh tế. Riêng các công ty quảng cáo, truyền thông hay sử dụng dạng bố cục phá cách hay sáng tạo.

Bước 3: Thực hiện chèn template cho letterhead

Bước tiếp theo khi thiết kế letterhead đó là chèn template. Đây là một quy trình để tạo ra văn bản chuyên nghiệp và đồng nhất. Bạn có thể tạo template letterhead chứa logo công ty, liên hệ, hình ảnh nền từ các phần mềm thiết kế khác nhau. Ví dụ như Adobe Illustrator, Photoshop, Microsoft Word…

Bước 4: Chèn logo, màu sắc thương hiệu trong letterhead

Khi thiết kế letterhead thì màu sắc rất quan trọng bởi sẽ chi phối tổng thể chung ấn phẩm khá nhiều. Tốt nhất các designer nên lựa chọn màu sắc trùng màu thương hiệu nhận diện để tạo sự đồng nhất. Ngoài ra bạn có thể dùng các gam màu phụ bổ trợ khác giúp tạo sự nổi bật cho nội dung trên khoảng trắng.

Bạn không nên sử dụng quá nhiều màu sắc khiến độ nhận diện thương hiệu bị giảm sút. Ngoài ra, chất lượng màu in cũng là vấn đề cần lưu ý để tránh bộ ấn phẩm mờ nhòe giảm tính thẩm mỹ.

Bước 5: Thêm nội dung và chọn font chữ phù hợp

Sử dụng font chữ và cách kết hợp hài hòa là điểm quan trọng trong bản thiết kế letterhead. Thông thường letterhead khá nhỏ và khó nhìn nên bạn cần dùng font chữ rõ ràng, độ dễ đọc cao. Tránh dùng nhiều font chữ trong 1 bản thiết kế gây rối mắt. Thông thường nên sử dụng font chữ phổ biến như Arial, Times news roman, Roboto,…

Bước 6: Thử nghiệm letterhead sau khi hoàn thành

Ở công đoạn này, bạn sẽ chọn template letterhead và bắt đầu soạn thảo văn bản theo ý muốn. Hãy viết một văn bản mẫu để thực hiện kiểm tra các yếu tố trên letterhead như logo, thông tin liên hệ,…

Sau đó, bạn cần kiểm tra xem logo và hình ảnh xuất hiện và hiển thị đúng vị trí và kích thước hay không. Sau đó bạn in thử một bản để kiểm tra chất lượng in ấn letterhead xem đã hoàn thiện hay chưa.

5. Tổng hợp 5 mẫu thiết kế Letterhead đẹp và sáng tạo

Mẫu thiết kế Letterhead sử dụng khung viền đẹp

Đây là mẫu thiết kế sử dụng đường viền nổi bật khiến người đọc chú ý đến phần nội dung tờ giấy. Khi đó, khung viền sẽ tạo ra bố cục khoa học và gọn gàng cho Letterhead (giấy tiêu đề) của bạn.

Mẫu Letterhead với hình học và đồ họa hình nền

Đây là phong cách thiết kế dù không mới nhưng luôn tạo ra các đường nét hình khối thu hút. Cách này bạn sẽ dùng một hình, sau đó dựng lên và lặp lại chúng ở các vị trí và các góc khác nhau. Từ đây bạn đã có một Letterhead với những phong cách khác nhau rồi.

Sử dụng cột lề gáy sách

Sử dụng cột lề gáy sách giúp bạn căn lề rất chuẩn. Đây là mẫu thiết kế giúp bạn tạo ra các bố cục nhanh và phù hợp nhất trên Letterhead.

Kết hợp màu sắc nổi bật

Những màu sắc tươi sáng sẽ giúp cho các mẫu Letterhead luôn có tính hấp dẫn, cuốn hút “khán giả”.

Phong cách Terrazzo, chú trọng sự đơn giản

Đây là phong cách thể hiện sự đơn giản, gọn gàng tối đa để hấp dẫn “người đọc” trên giấy tiêu đề. Cách này sẽ giúp nội dung của Letterhead nổi bật nhanh nhất.

Trên đây là chia sẻ về Letterhead mà SaDesign đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn. Mong rằng bài viết này giúp bạn hiểu rõ về giấy tiêu đề cách thức, kinh nghiệm và các lưu ý để thiết kế Letterhead đẹp.