Word chính thức “bắt chước” Google Docs: Người dùng thoát khỏi ám ảnh quên lưu tài liệu

Trong lịch sử phát triển phần mềm văn phòng, Microsoft Word luôn được xem là biểu tượng gần như bất khả xâm phạm. Từ những năm 1990 cho đến nay, Word đã trở thành công cụ mặc định để soạn thảo văn bản cho hàng trăm triệu người trên khắp thế giới. Tuy nhiên, khi thế giới Internet bùng nổ, một đối thủ tiềm tàng xuất hiện: Google Docs. Không chỉ mang đến cách tiếp cận hoàn toàn mới với việc viết và cộng tác trực tuyến, Google Docs còn sở hữu một tính năng cực kỳ tiện lợi: tự động lưu mọi thay đổi ngay lập tức lên đám mây.

Trong khi người dùng Google Docs hầu như không bao giờ phải bận tâm về việc “quên bấm Save”, thì người dùng Word vẫn phải duy trì thói quen cổ điển: tạo file, đặt tên, chọn thư mục và luôn nhớ nhấn “Ctrl + S” sau mỗi đoạn chỉnh sửa quan trọng. Dù Microsoft đã giới thiệu tính năng AutoSave từ trước nhưng cơ chế này không thật sự “tự động” như cái tên gợi ý. Chỉ khi nào bạn chủ động lưu file ít nhất một lần thì AutoSave mới bắt đầu hoạt động.

Mới đây, Microsoft đã lặng lẽ đưa ra một thay đổi lớn: tính năng tự động lưu sẽ mặc định kích hoạt ngay khi bạn mở một tài liệu mới và tài liệu này sẽ được lưu thẳng vào OneDrive hoặc SharePoint mà không cần thao tác ban đầu. Nói cách khác, Word cuối cùng cũng “học hỏi” Google Docs và đem lại sự tiện lợi cho người dùng vốn đã chờ đợi điều này suốt nhiều năm.

Tin vui này nhanh chóng tạo ra sự phấn khích cho những ai từng ít nhiều chịu cảnh mất dữ liệu chỉ vì quên nhấn Save. Tuy nhiên, song song với sự tiện lợi ấy là một làn sóng tranh cãi ngày càng lớn: liệu Microsoft đang mang đến một bước tiến cho người dùng, hay họ đang khéo léo dùng chính sự tiện lợi này để ép buộc người dùng gắn chặt hơn vào hệ sinh thái dịch vụ của hãng?

1. Microsoft lặng lẽ tung ra tính năng mới

Không phải ngẫu nhiên mà cộng đồng công nghệ gọi đây là một bước tiến “học hỏi” Google Docs. Trên thực tế, Google đã xây dựng toàn bộ hệ sinh thái tài liệu của mình dựa trên nguyên tắc “mọi thứ đều online, mọi thứ đều được lưu tức thời”. Khi bạn mở Google Docs, bạn không hề cần bấm Save, không cần chọn thư mục ngay từ đầu. Tài liệu sẽ được gắn liền với tài khoản Google và lưu ngay trong Google Drive.

Trong suốt nhiều năm, đó là ưu thế lớn khiến Google Docs trở thành lựa chọn yêu thích của học sinh, sinh viên, nhóm làm việc nhỏ và các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí. Họ có thể yên tâm rằng ngay cả khi mất mạng hoặc tắt máy tính, nội dung cũng vẫn nằm an toàn trên đám mây.

Ngược lại, Word – dù mạnh mẽ và giàu tính năng hơn – lại bị gắn liền với tư duy truyền thống: làm việc trên file cục bộ, lưu vào máy tính, rồi mới đồng bộ lên đám mây nếu người dùng chủ động. Sự thay đổi mới lần này của Microsoft có thể coi là một bước ngoặt: tự động lưu tài liệu mới vào đám mây ngay từ giây phút đầu tiên.

Tài liệu sẽ được gắn tên tệp mặc định có dấu thời gian. Điều này mang đến hai lợi ích lớn. Thứ nhất, bạn sẽ không bao giờ phải lo “chưa kịp save”. Thứ hai, các phiên bản của tài liệu có thể được truy xuất dễ dàng trong lịch sử chỉnh sửa, tương tự Google Docs. Đối với nhiều người dùng, đây là một thay đổi đáng giá, chấm dứt nỗi lo “trắng tay” chỉ vì một sự cố bất ngờ.

Sự tiện lợi luôn là con dao hai lưỡi. Nếu như Google Docs vốn dĩ được thiết kế xoay quanh Google Drive, người dùng chấp nhận điều này ngay từ đầu, thì Word lại là một câu chuyện khác. Trong nhiều thập kỷ, người dùng đã quen lưu tài liệu vào bất kỳ đâu họ muốn: ổ cứng cá nhân, USB, ổ mạng nội bộ của doanh nghiệp, hay các dịch vụ đám mây bên thứ ba như Dropbox.

Khi Microsoft quyết định tự động đưa mọi file mới vào OneDrive hoặc SharePoint, nhiều người bắt đầu cảm thấy quyền lựa chọn của họ bị thu hẹp. Microsoft có thể nói rằng người dùng vẫn có thể thay đổi đích đến lưu trữ nhưng thực tế việc mặc định lưu vào hệ sinh thái của hãng tạo nên một rào cản vô hình. Rất nhiều người sẽ chấp nhận mặc định này vì nó nhanh chóng và tiện lợi và theo thời gian, họ dần bị “khóa chặt” trong vòng tay của OneDrive.

Điều này gợi nhớ đến những cuộc điều tra chống độc quyền trong quá khứ, khi Microsoft từng bị cáo buộc “bó buộc” người dùng với Internet Explorer trên Windows. Lần này, vũ khí mới không phải trình duyệt mà chính là dữ liệu cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp.

Trước đây, bạn phải lưu một tài liệu mới bằng tay ít nhất một lần thì AutoSave mới được kích hoạt

Sự khác biệt nằm ở chính chi tiết này. Trong những phiên bản trước, AutoSave chỉ hoạt động sau khi bạn thực hiện bước khởi tạo: đặt tên tệp, chọn vị trí lưu, rồi bấm Save. Nói cách khác, AutoSave chỉ là cơ chế cập nhật liên tục cho một file đã được định danh. Nó không thực sự bảo vệ người dùng khỏi rủi ro ngay từ đầu.

Với thay đổi mới, mọi thứ đã được đưa lên đám mây ngay lập tức. Đó là một bước tiến mang tính triệt để, giúp Word thoát khỏi hình ảnh “lỗi thời” so với Google Docs. Thế nhưng, sự thay đổi triệt để này cũng đồng nghĩa Microsoft nắm thêm quyền kiểm soát dữ liệu, điều khiến nhiều người e dè.

Xét về trải nghiệm người dùng, không thể phủ nhận đây là một điểm cộng. Việc mất điện, treo máy hoặc vô tình đóng cửa sổ Word sẽ không còn là cơn ác mộng. Trong môi trường làm việc nhóm, khả năng này càng quan trọng hơn, khi việc đồng bộ liên tục giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu khi nhiều người cùng chỉnh sửa.

Chẳng hạn, một nhóm sinh viên làm đồ án có thể cùng mở file trên Word và yên tâm rằng mọi chỉnh sửa được ghi nhận. Một doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm thời gian đáng kể nhờ vào việc không phải nhắc nhau “nhớ lưu lại”. Về mặt tiện ích thuần túy, đây là một tính năng xứng đáng được ca ngợi.

2. Tính năng này vẫn trong giai đoạn thử nghiệm

Trong giai đoạn thử nghiệm trên kênh Microsoft 365 Insider Beta, không ít người dùng đã báo cáo rằng tính năng này gặp trục trặc. Có người phản ánh rằng khi mở nhiều cửa sổ Word, chỉ có một cửa sổ được lưu tự động, còn những cửa sổ khác thì không. Có trường hợp tính năng hoàn toàn không xuất hiện dù đã cập nhật phiên bản mới nhất.

Điều này cho thấy Microsoft vẫn còn nhiều việc phải làm trước khi tính năng trở nên ổn định. Vấn đề không chỉ nằm ở việc sửa lỗi kỹ thuật mà còn ở khả năng đảm bảo trải nghiệm thống nhất cho hàng trăm triệu người dùng trên nhiều hệ điều hành, thiết bị và phiên bản khác nhau.

Microsoft cho biết người dùng có thể chọn "đích đến đám mây ưa thích"

Đây là điểm nhạy cảm nhất trong toàn bộ câu chuyện. Microsoft khẳng định rằng họ không giới hạn người dùng vào OneDrive mà cho phép chọn các dịch vụ khác. Tuy nhiên, hãng lại không nói rõ dịch vụ nào thật sự được hỗ trợ. Nhiều khả năng, Microsoft chỉ mở cửa cho một số đối thủ lớn như Dropbox hoặc Box, vốn đã có thỏa thuận hợp tác từ trước.

Điều này đồng nghĩa, các nền tảng phi tập trung hoặc mã nguồn mở như Nextcloud nhiều khả năng sẽ bị gạt ra ngoài. Khi đó, lời hứa “tự do lựa chọn” trở nên mơ hồ và mất đi giá trị thực tế.

Mặc định, các tệp sẽ được đẩy thẳng lên OneDrive hoặc SharePoint

Thực tế này khiến nhiều người lo ngại rằng Microsoft đang đi theo lối mòn cũ: ưu tiên dịch vụ của mình và biến nó thành mặc định. Một khi người dùng quen với mặc định này, tỷ lệ họ chuyển sang dịch vụ khác sẽ giảm mạnh. Đây là chiến lược mà nhiều gã khổng lồ công nghệ đã áp dụng thành công: Apple với iCloud, Google với Google Drive và giờ đến lượt Microsoft với OneDrive.

Ông Frank Karlitschek, CEO của Nextcloud, đã lên tiếng mạnh mẽ chỉ trích. Ông cho rằng Microsoft đang sử dụng chiêu bài “sự tiện lợi” để đưa người dùng vào cái bẫy phụ thuộc. Một khi dữ liệu nằm trong OneDrive, Microsoft không chỉ gia tăng khả năng kiểm soát mà còn có thêm cơ hội kiếm lợi nhuận thông qua việc bán thêm dung lượng hoặc gói dịch vụ Microsoft 365.

“Microsoft đang tiếp tục đẩy dữ liệu người dùng vào đám mây của mình…”

Phát biểu của ông Karlitschek phản ánh nỗi lo chung: sự tập trung dữ liệu vào tay một vài công ty khổng lồ khiến thị trường ngày càng mất đi sự đa dạng. Các lựa chọn phi tập trung, vốn đem lại quyền kiểm soát nhiều hơn cho người dùng, bị đẩy ra ngoài cuộc chơi. Khi đó, người dùng tuy được hưởng sự tiện lợi nhưng đồng thời đánh mất quyền tự chủ đối với dữ liệu cá nhân và công việc.

Việc Word tự động lưu file lên mây là một bước tiến nhưng cũng là một sự đánh đổi

Không ai phủ nhận đây là một thay đổi tích cực ở góc độ tiện ích. Người dùng sẽ yên tâm hơn, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Nhưng đồng thời, câu hỏi lớn đặt ra: liệu sự tiện lợi này có đáng để đánh đổi sự tự do lựa chọn và nguy cơ độc quyền?

Đây không chỉ là câu chuyện của một phần mềm văn phòng mà còn là bức tranh lớn hơn về cách dữ liệu của chúng ta đang dần bị thu hẹp vào một số nền tảng tập trung. Trong kỷ nguyên số, dữ liệu chính là tài sản quý giá nhất. Và việc lựa chọn để dữ liệu đó được kiểm soát bởi ai, ở đâu và theo cách nào là điều mà mỗi người dùng cần suy nghĩ kỹ lưỡng.