So sánh Office 365 và Office 2021

Office 365 và Office 2021 là những công cụ văn phòng được sử dụng phổ biến hiện nay. Cả 2 phiên bản này của nhà Microsoft đều sở hữu những tính năng và lợi ích vượt trội nhằm đáp ứng từng đối tượng người dùng khác nhau. Bài viết này cùng SaDesign tìm hiểu sự khác biệt cơ bản giữa hai phiên bản này để chọn được cho mình ứng dụng phù hợp.

1. Tổng quan về phần mềm Office 365 và Office 2021

1.1. Office 365 là phần mềm gì?

Office 365 (Microsoft 365) là một dịch vụ đám mây của Microsoft cung cấp các ứng dụng và dịch vụ cho cá nhân, gia đình, tổ chức dựa trên đám mây.

Gói đăng ký Office 365 cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của bộ ứng dụng văn phòng gồm: Word, Excel, PowerPoint và những ứng dụng Office khác trên 5 thiết bị. 

Office 365 giúp quá trình làm việc và học tập tốt hơn, hiện Office 365 đang mang đến những giải pháp như:

• Microsoft 365 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Microsoft 365 Family cho gia đình hay nhóm tối đa 6 người

• Microsoft 365 Personal dành cho đối tượng người dùng cá nhân

• Microsoft Office 365 dành cho doanh nghiệp lớn mà không bị giới hạn người dùng.

1.2. Office 2021 là gì?

Office 2021 là bản độc lập của bộ ứng dụng Microsoft với các ứng dụng: Word, Excel và PowerPoint. Với Office 2021 bạn chỉ cần mua bản quyền một lần là có thể sử dụng vĩnh viễn mà không cần phải đăng ký dịch vụ đăng ký hàng tháng hay theo năm.

So với giải pháp Office 365 thì Office 2021 không tích hợp dung lượng lưu trữ đám mây và các tính năng hợp tác trực tuyến khác.

Sau đây là những lựa chọn mà Office 2021 mang đến cho người dùng:

• Office Home & Student 2021

• Office Home & Business 2021

• Office Professional 2021

• Office LTSC 2021.

Tuy nhiên nhược điểm khi dùng Office 2021 là người dùng sẽ không nhận được các bản cập nhật như ở Office 365. Để sở hữu các phiên bản mới hơn người dùng sẽ phải mua lại sản phẩm mới.

2. Office 365 và Office 2021 có gì khác nhau

2.1. So sánh nhanh

Sau đây là những so sánh nhanh về Office 365 và Office 2021 để bạn có cái nhìn khách quan về sự khác nhau cơ bản giữa 2 ứng dụng này:

2.2. So sánh chi tiết

2.2.1. Giấy phép và giá thành

Về mặt giấy phép phiên bản Office 2021 người dùng chỉ trả phí một lần duy nhất để nhận được giấy phép sử dụng vĩnh viễn Word, Excel, PowerPoint. Chi phí ban đầu cho Office 2021 cũng sẽ cao hơn so với việc thanh toán theo hình thức đăng ký theo tháng hay theo năm của Office 365.

Với Office 365, người dùng sẽ nhận được nhiều ứng dụng hơn, bao gồm cả Word, Excel, PowerPoint. Tuy nhiên, Office 365 cần đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm là sẽ có quyền sử dụng mọi ứng dụng và dịch vụ mà gói Office 365 đăng ký.

2.2.2. Phiên bản của ứng dụng

Các phần mềm và ứng dụng mà Microsoft cung cấp luôn được cập nhật để sửa lỗi và triển khai các tính năng mới. Tuy nhiên, các phiên bản Office 2021 gần như các tính năng sẽ được giữ nguyên, vì thế bạn sẽ không nhận được cập nhật nào cho Office 2021 trừ khi mua bản mới.

Còn với Office 365 bạn sẽ có quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của các ứng dụng Microsoft. Vì thế người dùng luôn được bản cập nhật các chức năng theo định kỳ, bản vá lỗi, bảo mật và bản cải thiện hiệu suất.

Về yếu tố phiên bản ứng dụng thì Office 365 được đánh giá cao hơn với nhiều bản nhật, tính năng mới trong thời gian sử dụng.

2.2.3. Dung lượng lưu trữ ở trên đám mây

Về dung lượng lưu trữ đám mây thì Office 2021 không được tích hợp OneDrive để lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây. Vì thế người dùng phải tìm giải pháp thay thế để lưu trữ tài liệu trên đám mây.

Với Office 365 người dùng sẽ nhận được 1TB dung lượng OneDrive để bạn lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Người dùng cũng có thể truy cập vào các ứng dụng cộng tác khác với đa dạng tính năng nâng cao như Outlook, Teams,...

Nếu người dùng muốn lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây thì Office 365 được xem là lựa chọn tối ưu nhất.

2.2.4. Thiết bị đăng nhập

Thường thì một giấy phép Office 2021 sẽ chỉ áp dụng cho 1 thiết bị hoặc là 1 PC hoặc 1 máy Mac. Với Office 2021 bạn sẽ không sử dụng linh hoạt được trên các thiết bị khác như: Điện thoại, máy tính bảng,...

Việc đăng nhập trên mọi thiết bị để làm việc ở mọi nơi là điều mà Office 365 luôn hướng đến. Các giải pháp Office 365 bạn có thể linh hoạt sử dụng trên phiên bản web, di động hay máy tính bảng.

2.2.5. Bảo mật

Office 2021 cũng được tích hợp các tính năng bảo mật dữ liệu, tuy nhiên khi so sánh với Microsoft 365 thì vẫn còn nhiều hạn chế. Office 365 mang đến các tính năng bảo mật và tuân thủ hiện đại, bao gồm việc bảo vệ khỏi các mối đe dọa, ngăn chặn tình trạng bị mất dữ liệu và các công cụ bảo mật đám mây như: Microsoft Defender for Identity, Microsoft Cloud App Security,...

Có thể thấy cả Office 2021 và Office 365 đều có những công cụ và tính năng để người dùng tăng cường bảo mật dữ liệu. Trong đó thì Microsoft 365 vẫn đang chiếm ưu thế hơn.

3. Ưu nhược điểm Office 365 và Office 2021 

Giữa Office 365 và Office 2021 đều có những ưu và nhược điểm riêng phù hợp với từng đối tượng người dùng.

Ưu điểm Office 2021:

• Chỉ cần thanh toán một lần

• Sở hữu ứng dụng cốt lõi Word, Excel, Powerpoint (Outlook, Teams tùy vào từng phiên bản)

• Phiên bản ứng dụng cổ điển

• Với Office 2021 bạn sẽ không thể thực hiện chia sẻ tài khoản

• Cập nhật bảo mật

• Không bị phụ thuộc vào mạng khi dùng.

• Hỗ trợ Windows 11, 10, macOS

Nhược điểm của Office 2021:

• Với Office 2021 bạn chỉ dùng được cố định trên duy nhất 1 thiết bị

• Hạn chế các tính năng

• Không có phiên bản nâng cấp

• Office 2021 sẽ không hỗ trợ kỹ thuật từ Microsoft

• Không hỗ trợ trên các phiên bản Windows cũ hơn.

Ưu điểm của Office 365:

• Office 365 có  khả năng truy cập vào tất cả các ứng dụng trong gói

• Office 365 nhận các bản cập nhật cũng như tính năng mới

• Hỗ trợ kỹ thuật từ Microsoft

• Hỗ trợ Windows 11, 10, macOS

Nhược điểm của Office 365:

• Khách hàng cần thanh toán theo tháng hoặc theo năm

• Sử dụng bị phụ thuộc vào Internet.

4. Giữa Microsoft 365 và Office 2021: Nên chọn ai? 

Cả Office 365 và Office 2021 đều cho phép người dùng quyền truy cập vào các ứng dụng Office thiết yếu. Trong đó thì Office 365 mang đến bộ dịch vụ toàn diện hơn với các bản được cập nhật liên tục và linh hoạt. Còn Office 2021 cung cấp tùy chọn mua một lần mà không có các dịch vụ và cập nhật bổ sung. 

Giữa Office 2021 và Office 365 việc lựa chọn phần mềm nào sẽ được phụ thuộc vào nhu cầu của từng đối tượng người dùng. Nếu công việc của bạn cần các tính năng mới, công cụ hợp tác và dịch vụ đám mây thì Office 365 sẽ là giải pháp tốt nhất. 

Còn nếu như bạn chỉ muốn mua một lần và sử dụng các ứng dụng Office truyền thống thì Office 2021 sẽ là lựa chọn lý tưởng. Vì thế, bạn cần xem xét nhu cầu cụ thể của mình để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

5. Phần mềm thay thế Microsoft 365 và Office 2021

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng miễn phí để thay thế cho Microsoft 365 và Office 2021. Sau đây là một số ứng dụng văn phòng miễn phí được nhiều người sử dụng hiện nay mà bạn có thể tham khảo:

5.1. Apple iWork

Apple iWork (Pages, Numbers và Keynote) là các ứng dụng văn phòng của Apple. Apple iWork là ứng dụng hoàn toàn miễn phí dành cho máy Mac, iPhone và iPad. Người dùng có thể truy cập tài liệu iWork qua trang web iCloud trong trình duyệt web trên máy tính chạy Windows.

5.2. Google Docs

Google Docs là ứng dụng văn phòng dựa trên web được cung cấp bởi Google, đây cũng là ứng dụng miễn phí dành cho người dùng có tài khoản Google. Bạn có thể sử dụng Google Docs trong trình duyệt trên máy tính chạy Windows, máy Mac hay Chromebook hoặc ứng dụng Google Docs trên Android, iPhone hoặc iPad. 

5.3. LibreOffice

LibreOffice là giải pháp thay thế nguồn mở hoàn toàn miễn phí dành cho Microsoft Office. Theo đó bạn có thể tải xuống phiên bản LibreOffice cho máy tính để bàn Windows, máy Mac, hệ thống Linux. 

LibreOffice là ứng dụng văn phòng cục bộ, ngoại tuyến dành cho máy tính của bạn. Đây được xem là lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng được những ứng dụng văn phòng cơ bản cho công việc.

Với những thông tin mà Sadesign mang đến trên đây đã giúp bạn đọc có cái nhìn rõ về sự khác nhau cơ bản giữa Office 365 và Office 2021. Tùy vào nhu cầu sử dụng của từng đối tượng người dùng mà bạn có thể đưa ra lựa chọn Office 365 hay Office 2021. Cho dù là phiên bản nào người dùng cũng cần chắc chắn sao cho đáp ứng nhu cầu công việc sao cho hiệu quả và thuận tiện.