Zoom, công cụ quen thuộc trong cuộc sống hiện đại, đã trở thành cầu nối quan trọng trong giao tiếp và làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, bên cạnh những tính năng cơ bản, Zoom còn ẩn chứa vô vàn thủ thuật hay ho mà không phải ai cũng biết. Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để cuộc họp Zoom của mình trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn? Hãy cùng SaDesign khám phá những mẹo nhỏ nhưng hữu ích để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Zoom ngay bây giờ.
Mua tài khoản Zoom pro chính hãng
Chỉnh sửa nền ảo (Virtual Background) không chỉ giúp bạn che đi những góc nhỏ lộn xộn trong căn phòng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong các cuộc họp trực tuyến. Hãy chọn những hình nền đơn giản, màu sắc trung tính hoặc các hình ảnh liên quan đến chủ đề cuộc họp. Ví dụ, khi trình bày về một dự án thiết kế, bạn có thể chọn một bức tường trắng trơn hoặc một hình nền trừu tượng tinh tế. Điều này giúp người tham gia tập trung vào nội dung chính mà không bị phân tán bởi những chi tiết xung quanh.
Bước 1: Tìm biểu tượng Video:
Trong cuộc họp, di chuyển chuột đến thanh công cụ phía dưới màn hình. Nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên cạnh nút Stop Video.
Bước 2: Chọn nền
Cửa sổ cài đặt sẽ xuất hiện với danh sách các hình nền có sẵn. Bạn có thể chọn một hình ảnh có sẵn trong Zoom hoặc nhấn vào dấu cộng (+) để tải lên hình nền cá nhân từ máy tính.
Nếu bạn muốn sử dụng video làm nền, chọn mục Virtual Background và tải lên video yêu thích.
Bước 3: Áp dụng và kiểm tra
Kiểm tra hình ảnh nền trong khung xem trước để đảm bảo nền hiển thị chính xác và tự nhiên. Nhấn Đóng để quay lại cuộc họp với nền mới đã được áp dụng.
Chất lượng hình ảnh đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin hiệu quả. Bạn muốn chia sẻ bài thuyết trình, tài liệu hoặc hình ảnh với chất lượng tốt nhất trên Zoom, hãy tận dụng tính năng HD. Để kích hoạt tính năng này, bạn chỉ cần vào cài đặt của Zoom và tìm đến mục "Video". Tại đây, hãy đảm bảo đã bật tùy chọn "HD" và điều chỉnh độ phân giải màn hình phù hợp."
Tính năng ghi chú trực tiếp màn hình trên Zoom là một công cụ tuyệt vời để tăng tính tương tác trong các bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng công cụ này để vẽ, viết, hoặc tô sáng những điểm quan trọng trên màn hình chia sẻ. Điều này giúp người tham gia dễ dàng theo dõi và hiểu rõ nội dung bạn muốn truyền đạt. Ví dụ, bạn có thể vẽ một mũi tên chỉ vào một phần cụ thể của biểu đồ hoặc viết một chú thích ngắn để giải thích một khái niệm phức tạp.
Hướng dẫn chi tiết các bước ghi chú trực tiếp trên màn hình
Bước 1: Bật chia sẻ màn hình:
Bước 2: Kích hoạt tính năng ghi chú
Bước 3: Sử dụng các công cụ ghi chú:
Bước 4: Xóa hoặc lưu ghi chú:
Bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ và muốn tiết kiệm thời gian lên lịch? Tính năng lên lịch họp định kỳ của Zoom sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn. Thay vì phải tạo mới một cuộc họp mỗi lần, bạn chỉ cần thiết lập một lần duy nhất, và các cuộc họp tiếp theo sẽ tự động được tạo ra theo lịch trình đã đặt.
Hướng dẫn chi tiết các bước tạo lịch họp định kì trên zoom
Bước 1: Truy cập tính năng lên lịch họp:
Bước 2: Cài đặt thông tin cuộc họp:
Bước 3: Chọn lịch trình lặp lại:
Bước 4: Hoàn tất và chia sẻ:
Để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất và tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, Zoom cung cấp tính năng tắt tiếng tự động cho tất cả người tham gia. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp lớn, nơi mà tiếng ồn từ nhiều thiết bị có thể gây ra nhiễu và ảnh hưởng đến sự tập trung của mọi người. Khi bật tính năng tắt tiếng tự động, tất cả người tham gia mới tham gia cuộc họp sẽ tự động bị tắt tiếng. Chỉ khi người chủ trì hoặc đồng chủ trì cho phép, họ mới có thể bật tiếng để phát biểu. Điều này giúp giảm thiểu tối đa tình trạng ồn ào do tiếng nền, tiếng động từ bên ngoài hoặc các thiết bị không được tắt tiếng.
Hướng dẫn chi tiết cách tắt tiếng tự động trên zoom
Tắt tiếng khi lên lịch họp:
Tắt tiếng trong cuộc họp:
Cho phép bật tiếng khi cần:
Để tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận nhóm nhỏ hiệu quả, Zoom cung cấp tính năng phân chia phòng họp (Breakout Rooms). Bạn có thể tự do lựa chọn cách phân chia nhóm, hoặc tự động hoặc thủ công. Bạn tham khảo bài viết Hướng Dẫn Chia Phòng Trong Zoom Trên Máy Tính: Giải Pháp Cho Họp Nhóm Hiệu Quả để biết cách sử dụng hiệu quả tính năng này .
Trong một cuộc họp Zoom, đặc biệt là những cuộc họp quan trọng hoặc có nhiều người tham gia, việc kiểm soát ai được vào phòng họp là vô cùng cần thiết. Khi bạn bật tính năng Waiting Room, tất cả những người tham gia khi vào cuộc họp sẽ không được tự động đưa vào phòng họp chính mà sẽ phải chờ đợi trong một không gian ảo gọi là Phòng chờ. Tại đây, người chủ trì sẽ có thời gian để xem xét danh sách những người đang chờ và quyết định cho ai vào phòng họp.
Hướng dẫn chi tiết cách bật tính năng Waiting Room:
Bước 1: Nhấp vào Settings (Cài đặt) trong bảng điều khiển bên trái.
Bước 2: Trong phần In Meeting (Advanced), tìm tùy chọn Waiting Room( Phòng chờ) , bạn chuyển trạng thái sang On để kích hoạt tính năng này. Sau khi kích hoạt tính năng này, người tổ chức có thể xem danh sách người đang chờ, nhấn Admit để cho phép họ tham gia hoặc Remove để từ chối.
Trong các cuộc họp Zoom, đặc biệt là những cuộc họp quan trọng hoặc có đông người tham gia, việc kiểm soát quyền chia sẻ màn hình đóng vai trò then chốt. Chỉ cho phép Host chia sẻ màn hình không chỉ giúp duy trì sự chuyên nghiệp mà còn bảo vệ cuộc họp khỏi các nội dung không phù hợp hoặc gián đoạn không đáng có. Việc giới hạn quyền chia sẻ đảm bảo rằng mọi nội dung được hiển thị đều đã qua chuẩn bị kỹ lưỡng, phù hợp với mục tiêu cuộc họp. Đồng thời, nó cũng ngăn chặn những trường hợp vô tình hoặc cố ý chia sẻ tài liệu không liên quan, giúp tất cả người tham gia tập trung vào nội dung chính.
Cách chỉ định Host là người duy nhất được chia sẻ màn hình:
Zoom cung cấp hai tùy chọn ghi lại buổi họp: ghi cục bộ trên thiết bị của bạn hoặc ghi trên đám mây. Cả hai phương thức này đều hữu ích trong việc lưu trữ và xem lại nội dung sau cuộc họp.
Nếu bạn muốn có quyền kiểm soát hoàn toàn bản ghi và không muốn phụ thuộc vào kết nối mạng, hãy chọn ghi âm cục bộ.
Nếu bạn cần xem lại bản ghi thường xuyên và không muốn chiếm dụng dung lượng máy tính, hãy chọn ghi âm trên đám mây.
Bạn muốn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào được chia sẻ trong cuộc họp Zoom? Tính năng Auto Saving Chats (Lưu tự động nội dung chat) sẽ giúp bạn làm điều đó. Với tính năng này, tất cả các tin nhắn chat trong cuộc họp sẽ được tự động lưu lại, giúp bạn dễ dàng xem lại sau này.
Hướng dẫn bật tính năng Auto Saving Chats:
Bước 1: Truy cập cài đặt (Settings):
Bước 2: Kích hoạt tính năng Auto Saving Chats:
Emoji và phản ứng nhanh đã trở thành một phần không thể thiếu trong giao tiếp trực tuyến, và Zoom cũng không ngoại lệ. Những biểu tượng nhỏ nhắn này mang đến một cách thú vị và hiệu quả để thể hiện cảm xúc, đồng tình hoặc yêu cầu sự chú ý trong các cuộc họp trực tuyến, mà không làm gián đoạn dòng chảy của cuộc trò chuyện. Trong một số trường hợp, một emoji có thể truyền đạt ý nghĩa rõ ràng hơn nhiều so với lời nói., Giúp người tham gia dễ dàng thể hiện sự đồng tình, bất đồng, hay những cảm xúc khác mà không cần phải nói ra.
Hướng dẫn chi tiết cách bật emoji
Bước 1: Tìm biểu tượng Reactions:
Bước 2: Chọn emoji hoặc biểu tượng phản ứng:
Bước 3: Giơ tay để phát biểu:
Zoom cho phép bạn kết nối liền mạch với các ứng dụng văn phòng phổ biến như Google Drive, Microsoft OneDrive và Dropbox. Tính năng này giúp bạn chia sẻ tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình trực tiếp trong cuộc họp mà không cần phải tải xuống và gửi qua email. Thay vì mất thời gian tìm kiếm và tải lên các tệp, bạn có thể truy cập trực tiếp vào tài liệu cần thiết từ đám mây. Mọi người tham gia cuộc họp có thể xem, chỉnh sửa và bình luận trực tiếp trên tài liệu đang được chia sẻ.
Hướng dân chi tiết chia sẻ tài liệu trên Zoom:
Bước 1: Bắt đầu chia sẻ màn hình:
Bước 2: Tương tác trực tiếp với tài liệu:
Bước 3: Kết hợp chat và thảo luận:
Lưu ý: Trước khi chia sẻ, hãy đảm bảo rằng tài khoản Zoom của bạn đã được kết nối với các tài khoản đám mây mà bạn muốn sử dụng và bạn cần có quyền truy cập vào tài liệu mà mình muốn chia sẻ.
Việc sử dụng phím tắt trên Zoom mang lại nhiều lợi ích đáng kể, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả làm việc và tạo trải nghiệm họp trực tuyến chuyên nghiệp hơn. Thay vì phải tìm kiếm các biểu tượng trên màn hình, bạn chỉ cần nhấn một tổ hợp phím để thực hiện các tác vụ như bật/tắt âm thanh, video, chia sẻ màn hình, ghi âm,...Khi đã quen với các phím tắt, bạn sẽ không cần phải rời mắt khỏi màn hình để tìm kiếm các biểu tượng, giúp bạn tập trung hơn vào cuộc họp.
Một số phím tắt thường dùng trên Zoom:
Mua tài khoản Zoom pro chính hãng
Áp dụng 10 thủ thuật trên sẽ giúp bạn sử dụng Zoom một cách thông minh, nâng cao hiệu quả trong công việc và học tập. Hãy linh hoạt thử nghiệm và khai thác tối đa các tính năng để tối ưu hóa trải nghiệm họp trực tuyến. Bạn cần thêm hướng dẫn chi tiết hoặc mẹo sử dụng Zoom? Hãy liên hệ ngay với SaDesign để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình nhất
Bạn có chắc chắn muốn Reset Key/ Đổi Máy trên Key này không?
Máy tính đã kích hoạt Key này sẽ bị gỡ và bạn dùng Key này để kích hoạt trên máy tính bất kỳ.