10+ tính năng Microsoft Teams giúp cộng tác và làm việc hiệu quả hơn

Trong môi trường làm việc hiện đại, giao tiếp và cộng tác hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như chất lượng công việc. Khi đội nhóm phải xử lý nhiều cuộc trò chuyện, tài liệu, cuộc họp và nhiệm vụ cùng lúc, việc tìm kiếm thông tin hoặc theo dõi một vấn đề cụ thể có thể nhanh chóng trở nên quá tải.

Microsoft Teams được phát triển để giải quyết những thách thức đó bằng cách tập trung giao tiếp, cộng tác và công việc vào một không gian thống nhất. Bên cạnh các tính năng trò chuyện và họp trực tuyến quen thuộc, Teams đang mở rộng khả năng tổ chức hội thoại, tự động hóa tác vụ, cá nhân hóa thao tác và kết hợp AI nhằm giúp mọi người giảm thời gian quản lý công việc, duy trì sự tập trung và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.

1. Tăng cường cộng tác nhóm

Cộng tác hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào việc mọi người có thể trao đổi với nhau, mà còn nằm ở khả năng duy trì đúng ngữ cảnh của từng cuộc trò chuyện. Trong môi trường làm việc luôn thay đổi, một ngày làm việc có thể nhanh chóng trở thành trạng thái “làm việc vô hạn”, khi thông báo, tin nhắn và yêu cầu mới liên tục xuất hiện.

Microsoft Teams giải quyết vấn đề này bằng cách đưa threads vào các channel, giúp các cuộc trao đổi được tổ chức tập trung hơn. Thay vì trả lời trực tiếp trong luồng hội thoại chính và khiến nội dung ngày càng dài, người dùng có thể phản hồi vào đúng thread liên quan đến một tin nhắn cụ thể.

Cách tổ chức này giúp những nội dung có cùng chủ đề nằm chung một nhóm, trong khi cuộc trò chuyện chính vẫn giữ được sự rõ ràng. Người tham gia có thể đi sâu vào một vấn đề mà không làm gián đoạn các cập nhật hoặc thông báo quan trọng khác.

Threads đặc biệt hữu ích với những dự án có nhiều thành viên. Chẳng hạn, khi một nhóm đang triển khai website, cuộc trò chuyện chính có thể chứa các cập nhật về tiến độ, trong khi từng thread riêng được dùng để thảo luận về thiết kế, nội dung, lỗi kỹ thuật hoặc phản hồi của khách hàng. Nhờ đó, thành viên mới tham gia cũng dễ dàng nắm bắt thông tin hơn.

2. Theo dõi đúng cuộc trò chuyện

Không phải mọi cuộc trao đổi trong Teams đều có mức độ quan trọng giống nhau. Nếu phải theo dõi tất cả thông báo, người dùng dễ bị phân tán bởi những nội dung không thực sự liên quan.

Tính năng Followed Threads giúp giải quyết vấn đề này bằng cách tập hợp những thread mà người dùng đang theo dõi vào một danh sách tương tác. Từ đây, người dùng có thể nhanh chóng xem, phân loại và trả lời các cuộc trao đổi mà không phải liên tục chuyển qua lại giữa nhiều channel.

Theo mặc định, Teams chỉ theo dõi những thread mà người dùng đã bắt đầu, đã trả lời, được nhắc đến hoặc chủ động lựa chọn theo dõi. Cách hoạt động này giúp giảm lượng thông báo không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo người dùng không bỏ lỡ những cuộc trao đổi quan trọng.

Khi một vấn đề đã được giải quyết, người dùng có thể unfollow thread để ngừng nhận các cập nhật tiếp theo. Đây là một cách đơn giản để kiểm soát luồng thông tin và giữ không gian làm việc gọn gàng hơn.

3. Linh hoạt giữa Threads và Posts

Threads không thay thế hoàn toàn Posts mà bổ sung thêm một cách tổ chức hội thoại phù hợp với từng nhu cầu.

Posts phù hợp với các thông báo, cập nhật chung hoặc nội dung cần truyền tải đến toàn bộ thành viên trong channel. Trong khi đó, Threads phù hợp hơn với hoạt động cộng tác liên tục, nơi một chủ đề có thể phát sinh nhiều câu hỏi, phản hồi và quyết định khác nhau.

Khi tạo channel mới, người dùng có thể lựa chọn bố cục Threads hoặc Posts. Quan trọng hơn, lựa chọn này có thể được thay đổi về sau mà không làm mất đi tính toàn vẹn của nội dung.

Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách tổ chức phù hợp với đặc điểm của từng nhóm. Một channel dành cho thông báo nội bộ có thể ưu tiên Posts, trong khi channel dành cho một dự án đang triển khai có thể sử dụng Threads để quản lý các cuộc trao đổi chi tiết.

4. Tập trung dự án trong một nơi

Một trong những cách đơn giản để tăng năng suất là giảm số lượng nơi mà nhân viên phải kiểm tra để tìm thông tin.

Teams cho phép doanh nghiệp tạo channel riêng cho từng dự án, tập hợp thành viên, stakeholder, tệp tin, cuộc trò chuyện và các cập nhật liên quan trong cùng một không gian. Thay vì phải tìm kiếm thông tin trong email, ứng dụng nhắn tin và các cuộc họp khác nhau, người dùng có thể quay lại channel của dự án để xem lịch sử trao đổi.

Cách tổ chức này cũng giúp tăng tính minh bạch. Khi một quyết định được đưa ra, những người liên quan có thể xem lại bối cảnh và nội dung thảo luận thay vì phải hỏi lại từ đầu.

Các ứng dụng cũng được hỗ trợ trong bố cục Threads. Bot có thể bắt đầu thread mới, đọc tin nhắn và phản hồi ngay bên trong thread tương tự như một thành viên trong nhóm. Các cuộc họp của channel và tính năng Meet now cũng được hỗ trợ, với mỗi cuộc họp có thread riêng để nội dung liên quan được nhóm lại và dễ tìm kiếm hơn.

5. Làm việc liền mạch trên nhiều thiết bị

Công việc hiện nay không chỉ diễn ra trên máy tính. Nhân viên có thể bắt đầu một cuộc trao đổi tại văn phòng, tiếp tục xử lý trên điện thoại khi di chuyển và quay lại máy tính để hoàn thiện công việc.

Vì vậy, Threads trong channel được định hướng hỗ trợ trên nhiều thiết bị, bao gồm desktop, mobile, iOS và Android. Khả năng tiếp tục theo dõi các cuộc trao đổi trên nhiều thiết bị giúp người dùng duy trì mạch công việc mà không bị phụ thuộc vào một thiết bị cụ thể.

Điều này đặc biệt hữu ích với các nhóm làm việc kết hợp hoặc phân tán, khi thành viên có thể làm việc từ nhiều địa điểm và khung thời gian khác nhau.

6. Biểu đạt cảm xúc linh hoạt hơn

Giao tiếp trong môi trường làm việc không chỉ có thông tin và dữ liệu. Một phản ứng đơn giản cũng có thể giúp thể hiện sự đồng thuận, cảm kích hoặc xác nhận mà không cần tạo thêm một tin nhắn.

Teams cho phép người dùng sử dụng nhiều reaction trên cùng một tin nhắn. Ví dụ, một tin nhắn có thể được phản ứng bằng ✅ và 🙏 để thể hiện rằng người dùng vừa đồng ý vừa muốn gửi lời cảm ơn.

Tính năng này giúp giảm những phản hồi ngắn nhưng không cần thiết, đồng thời tạo ra cách giao tiếp tự nhiên hơn trong các nhóm làm việc.

Bên cạnh đó, custom emojis cho phép nhóm thể hiện bản sắc riêng thông qua những hình ảnh, biểu tượng hoặc cách diễn đạt đặc trưng. Với các nhóm thường xuyên làm việc cùng nhau, những biểu tượng riêng có thể tạo cảm giác gần gũi và góp phần xây dựng văn hóa đội nhóm.

7. Tự động hóa bằng reaction

Một điểm đáng chú ý trong Teams là emoji không chỉ được sử dụng để biểu đạt cảm xúc mà còn có thể trở thành điểm kích hoạt cho workflow.

Người dùng có thể phản ứng với tin nhắn trong chat hoặc channel để kích hoạt một quy trình tự động. Chẳng hạn, khi phản ứng bằng ❗️, hệ thống có thể kích hoạt quy trình tạo ticket cho bộ phận hỗ trợ. Với 👀, một workflow khác có thể chuyển tiếp tin nhắn đến channel phù hợp.

Cách tiếp cận này giúp giảm các bước xử lý thủ công. Thay vì đọc tin nhắn, sao chép thông tin, mở hệ thống khác và tạo yêu cầu bằng tay, người dùng có thể sử dụng reaction như một tín hiệu để bắt đầu quy trình.

Thông qua Workflows app, các nhóm có thể áp dụng cách tự động hóa này cho DevOps, xử lý sự cố, cộng tác nhóm và nhiều quy trình khác. Từ đó, những nhiệm vụ lặp lại được giảm bớt và các vấn đề cần phản hồi nhanh có thể được chuyển đến đúng nơi.

8. Làm việc nhanh với Slash Commands

Khi phải thực hiện nhiều thao tác liên tiếp, việc liên tục rời khỏi cuộc trò chuyện để mở công cụ khác có thể làm gián đoạn sự tập trung.

Slash commands trong Teams được cải tiến để hỗ trợ các thao tác phức tạp hơn thông qua nhiều bước nhập liệu. Người dùng có thể thực hiện những hành động như tìm GIF hoặc chuyển trực tiếp đến một channel bằng lệnh /goto mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.

Ví dụ, khi đang trao đổi với đồng nghiệp và cần chuyển nhanh đến một channel cụ thể, thay vì mở danh sách channel rồi tìm thủ công, người dùng có thể sử dụng: /goto

Sau đó nhập channel cần truy cập theo giao diện mà Teams cung cấp.

Các cải tiến này hướng đến một mục tiêu đơn giản: giảm số lần chuyển đổi giữa các màn hình và giúp người dùng duy trì trạng thái tập trung trong quá trình làm việc.

9. Cá nhân hóa phím tắt

Mỗi người có một thói quen sử dụng phần mềm khác nhau. Một số người quen với các phím tắt từ những ứng dụng khác, trong khi người khác muốn xây dựng chuỗi thao tác riêng phù hợp với công việc hằng ngày.

Teams cho phép người dùng tùy chỉnh keyboard shortcuts để các lệnh phù hợp hơn với thói quen cá nhân.

Để thiết lập, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở Microsoft Teams.

Bước 2: Trên thanh menu phía trên, chọn biểu tượng •••.

Bước 3: Chọn Keyboard shortcuts.

Bước 4: Tại khu vực thiết lập phím tắt, nhập các lệnh tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng.

Việc cá nhân hóa phím tắt đặc biệt hữu ích với những người thường xuyên thực hiện cùng một nhóm thao tác. Khi thao tác quen thuộc được rút ngắn, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và hạn chế việc phải sử dụng chuột cho những hành động lặp lại.

10. Kết hợp AI và tác nhân thông minh

Năng suất trong Microsoft Teams đang được mở rộng từ giao tiếp giữa người với người sang mô hình cộng tác giữa con người và AI agents.

Teams hỗ trợ môi trường cộng tác AI an toàn thông qua khả năng tích hợp Copilot và các agent được xây dựng bằng Teams AI Library, Copilot Studio, SharePoint cùng những công cụ khác.

Điều này mở ra khả năng sử dụng AI như một thành phần trong quy trình làm việc thay vì chỉ là công cụ hỏi đáp độc lập. Agent có thể hỗ trợ xử lý thông tin, tham gia vào các quy trình và phối hợp với con người trong từng giai đoạn của dự án.

Bố cục Threads cũng tạo môi trường phù hợp để kết hợp con người và agent trong cùng một cuộc trao đổi. Những cuộc thảo luận được tổ chức theo chủ đề giúp thông tin mà agent cần xử lý có ngữ cảnh rõ ràng hơn.

Microsoft cũng đang hướng đến khả năng để các agent giao tiếp với nhau. Với sự hỗ trợ dành cho Model Context Protocol (MCP) và Agent to Agent Communication (A2A), các nhà phát triển có thêm cơ sở để xây dựng những agent toàn diện hơn, có khả năng phối hợp và trao đổi thông tin với nhau.

Khi được thiết lập và sử dụng đúng cách, các tính năng này giúp Teams trở thành một không gian làm việc tập trung hơn, có tổ chức hơn và linh hoạt hơn, đáp ứng nhu cầu của cả cá nhân lẫn những đội nhóm có quy mô lớn.

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

 

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook