Top giải pháp sao lưu Google Workspace mà doanh nghiệp không thể bỏ qua

Google Workspace với sự thuận tiện, ổn định và khả năng làm việc từ xa mạnh mẽ, đã trở thành nền tảng quen thuộc của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới. Tuy nhiên, sự tiện lợi của điện toán đám mây không đồng nghĩa với việc dữ liệu sẽ “miễn nhiễm” hoàn toàn trước những rủi ro như xóa nhầm, lỗi đồng bộ, tấn công mã độc, sự cố hệ thống hay thậm chí là các hành động cố ý từ nội bộ.

Google chỉ chịu trách nhiệm cho hạ tầng của mình, còn dữ liệu lại hoàn toàn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là, nếu một nhân viên xóa nhầm email, một file Drive bị mã hóa bởi ransomware, hay một tài liệu bị ghi đè mất phiên bản quan trọng, Google không thể giúp bạn khôi phục. Đây chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến các giải pháp backup chuyên dụng nhằm đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu trong mọi tình huống.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách lựa chọn giải pháp backup hiệu quả cho Google Workspace thông qua việc phân tích các công cụ phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ vậy, bài viết còn đưa ra các lưu ý quan trọng khi xây dựng chiến lược sao lưu, đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng trước mọi sự cố dữ liệu.

1. Lựa chọn giải pháp Backup hiệu quả cho Google Workspace

Việc lựa chọn giải pháp backup phù hợp không chỉ đơn giản là tìm một phần mềm có thể lưu trữ dữ liệu. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng khôi phục nhanh chóng, mức độ tự động hóa, tính bảo mật, khả năng tích hợp và chi phí vận hành lâu dài. Mỗi giải pháp backup đều thể hiện triết lý riêng trong cách tiếp cận vấn đề dữ liệu, từ đó mang lại trải nghiệm và hiệu quả sử dụng khác nhau.

Dưới đây là cái nhìn toàn diện về các giải pháp backup Google Workspace được đánh giá cao nhất hiện nay.

Mua Phần Mềm Bản Quyền Chính Hãng Giá Rẻ

1.1. Acronis Cyber Protect Cloud

Acronis Cyber Protect Cloud là một trong những giải pháp backup toàn diện nhất dành cho doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với những tổ chức cần bảo mật cao và quy mô lớn. Không chỉ dừng lại ở chức năng sao lưu, nền tảng này còn tích hợp bảo vệ chống malware, chống ransomware và các công cụ quản lý tài nguyên IT. Đây thực chất là một hệ sinh thái an ninh – sao lưu – quản lý toàn diện được thiết kế cho môi trường đa thiết bị và đa nền tảng.

Acronis cung cấp khả năng backup đầy đủ cho Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Contacts và Shared Drives. Hệ thống hỗ trợ khôi phục granular, nghĩa là doanh nghiệp có thể phục hồi từng email, từng file nhỏ, thay vì phải khôi phục cả hệ thống. Một điểm mạnh khác là khả năng bảo vệ trước ransomware nhờ công nghệ AI giúp phân tích bất thường trong dữ liệu. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh tấn công mạng ngày càng tinh vi và nhắm vào nền tảng đám mây nhiều hơn.

Doanh nghiệp cũng có thể quản lý backup theo từng đơn vị, từng nhóm hoặc từng user, dễ dàng phân quyền và theo dõi các hoạt động sao lưu qua dashboard trung tâm. Tuy giá thành không phải rẻ nhất trong các giải pháp, nhưng Acronis lại mang đến sự an tâm cao nhất cho các tổ chức yêu cầu độ bảo mật tối đa.

1.2. Backupify

Backupify là một trong những công cụ sao lưu Google Workspace phổ biến nhất nhờ vào sự đơn giản, ổn định và khả năng triển khai rất nhanh. Giao diện trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi quy trình sao lưu mà không cần đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu. Điều khiến Backupify trở thành lựa chọn yêu thích của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chính là sự tối ưu giữa giá cả và chất lượng.

Giải pháp này hỗ trợ backup Gmail, Drive, Calendar, Contacts và Classroom, đồng thời tự động hóa lịch sao lưu theo ngày hoặc theo giờ. Khi xảy ra sự cố, bạn có thể khôi phục dữ liệu chỉ với vài thao tác đơn giản. Backupify cũng hỗ trợ phục hồi toàn bộ tài khoản của một nhân viên trước khi họ rời công ty, giúp doanh nghiệp không bị thất thoát tài liệu hoặc email quan trọng.

Một điểm mạnh đáng chú ý nữa là khả năng lưu trữ dữ liệu backup không giới hạn thời gian. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp khi cần truy xuất dữ liệu cũ phục vụ các yêu cầu liên quan đến pháp lý, kiểm toán hoặc xử lý tranh chấp nội bộ. Backupify cũng đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như SOC 2, ISO 27001, giúp gia tăng sự tin cậy.

1.3. Synology Active Backup

Synology Active Backup là giải pháp sao lưu dạng on-premise, phù hợp với các doanh nghiệp muốn tự chủ hoàn toàn hệ thống lưu trữ của mình. Khác với các công cụ cloud-based hoạt động hoàn toàn trên Internet, Synology yêu cầu doanh nghiệp sở hữu NAS Synology để làm kho lưu trữ cục bộ. Điều này tạo ra lợi thế lớn về bảo mật, tốc độ truy xuất và khả năng quản lý dữ liệu nội bộ.

Active Backup hỗ trợ sao lưu toàn diện Google Workspace, bao gồm Gmail, Drive, Shared Drive và các ứng dụng liên quan. Điểm mạnh lớn nhất nằm ở cơ chế deduplication, cho phép giảm đáng kể dung lượng lưu trữ bằng cách loại bỏ các dữ liệu trùng lặp. Nhờ vậy, chi phí cho lưu trữ được tiết kiệm đáng kể, đặc biệt với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng.

Ngoài ra, Synology cung cấp khả năng khôi phục theo phiên bản, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy lại từng bản ghi cụ thể của tài liệu trong Drive hoặc email. Với mô hình lưu trữ tại chỗ, tốc độ khôi phục cũng vượt trội so với backup qua Internet. Với các doanh nghiệp có yêu cầu nghiêm ngặt về quyền riêng tư hoặc hạn chế đưa dữ liệu ra đám mây, Synology chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc.

1.4. CubeBackup

CubeBackup là giải pháp backup Google Workspace được đánh giá cao nhờ triết lý tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng quan trọng. Đây là một công cụ đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các trường học sử dụng Workspace for Education. CubeBackup cho phép doanh nghiệp tùy chọn lưu trữ dữ liệu tại máy chủ nội bộ hoặc trên các nền tảng đám mây như AWS, Google Cloud hay Azure.

Điểm mạnh lớn nhất của CubeBackup nằm ở khả năng triển khai đơn giản và thân thiện. Không yêu cầu đội ngũ kỹ thuật phức tạp, doanh nghiệp có thể tự cài đặt và cấu hình chỉ trong thời gian ngắn. Công cụ hỗ trợ sao lưu Gmail, Drive, Contacts, Calendar, Keep và Shared Drives theo cơ chế tự động.

Với cơ chế mã hóa mạnh mẽ và khả năng phân quyền người dùng chi tiết, CubeBackup đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về bảo mật. Ngoài ra, chi phí bản quyền thấp hơn đáng kể so với các giải pháp lớn, mang lại lợi thế lớn cho các tổ chức không có ngân sách lớn cho IT nhưng vẫn muốn đảm bảo an toàn dữ liệu.

1.5. Afi.ai

Afi.ai là một giải pháp backup thế hệ mới, ứng dụng trí tuệ nhân tạo nhằm tối ưu hiệu suất, tăng tốc độ phục hồi và nâng cao mức độ bảo vệ trước ransomware. Đây là công cụ được nhiều doanh nghiệp trẻ hoặc các công ty công nghệ lựa chọn nhờ giao diện đẹp mắt, trực quan và khả năng tự động hóa rất cao.

Afi.ai có thể phát hiện bất thường trong hệ thống dữ liệu và chủ động tạo bản sao lưu trước khi thiệt hại lan rộng. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp gặp tấn công ransomware hoặc các lỗi đồng bộ bất thường. Khả năng khôi phục nhanh theo thời gian thực cũng giúp giảm thiểu tối đa downtime.

Một ưu điểm nổi bật của Afi.ai là khả năng phục hồi toàn bộ tài khoản người dùng chỉ với một click. Khi có nhân sự mới thay thế, bộ phận IT có thể dễ dàng chuyển toàn bộ dữ liệu của người cũ sang người mới mà không cần thao tác thủ công. Ngoài ra, công cụ còn cung cấp tính năng audit rõ ràng, giúp doanh nghiệp quản lý ai truy cập vào dữ liệu backup và thực hiện thao tác nào.

1.6. Spanning Backup

Spanning Backup là một trong những giải pháp sao lưu lâu đời và uy tín trên thị trường, nổi bật nhờ độ ổn định và sự đơn giản trong vận hành. Điểm đặc trưng của Spanning là khả năng tự động sao lưu liên tục mà không làm gián đoạn hoạt động của người dùng trên Google Workspace.

Nền tảng này hỗ trợ đầy đủ Gmail, Drive, Calendar, Contacts và Sites. Đặc biệt, Spanning cho phép người dùng cuối tự khôi phục dữ liệu mà không cần nhờ đến bộ phận kỹ thuật. Điều này giảm tải đáng kể cho đội IT trong các doanh nghiệp có lượng nhân viên lớn.

Spanning cũng đảm bảo lưu trữ dữ liệu ở nhiều vị trí khác nhau, tăng mức độ dự phòng và giảm nguy cơ mất dữ liệu hàng loạt. Công nghệ mã hóa mạnh cùng khả năng tuân thủ các chuẩn bảo mật quốc tế giúp doanh nghiệp yên tâm khi lưu trữ dữ liệu quan trọng.

2. Một số lưu ý khi Backup cho Google Workspace

Dù lựa chọn giải pháp nào, doanh nghiệp vẫn cần xây dựng một chiến lược backup bài bản để đảm bảo hiệu quả lâu dài. Điều này không chỉ dựa vào công cụ, mà còn phụ thuộc vào quy trình nội bộ và cách quản trị dữ liệu của cả tổ chức.

Doanh nghiệp trước tiên cần xác định chính xác nhu cầu sao lưu, bao gồm loại dữ liệu cần lưu, tần suất sao lưu, thời gian lưu trữ và tốc độ khôi phục mong muốn. Một chiến lược backup hiệu quả không nhất thiết phải lưu mọi thứ mãi mãi, mà phải tối ưu dựa trên giá trị thực tế của dữ liệu.

Khi triển khai backup, cần chú ý đến phân quyền truy cập nhằm tránh các hành động can thiệp trái phép. Không nên cho quá nhiều người quyền truy cập vào kho dữ liệu backup, bởi đây là khu vực nhạy cảm và chứa thông tin quan trọng.

Quy trình kiểm thử định kỳ cũng đóng vai trò quan trọng. Nhiều doanh nghiệp đặt lịch sao lưu tự động nhưng không thực sự kiểm tra xem dữ liệu có thể phục hồi hay không. Việc kiểm thử hàng tháng hoặc hàng quý giúp đảm bảo hệ thống hoạt động đúng hướng và sẵn sàng ứng phó khi sự cố xảy ra.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên cân nhắc đa tầng bảo mật cho backup, bao gồm mã hóa dữ liệu khi lưu trữ, mã hóa khi truyền tải và xác thực đa lớp. Đây là cách giảm thiểu tối đa rủi ro trong bối cảnh tấn công mạng ngày càng phức tạp.

Dữ liệu chính là xương sống của mọi doanh nghiệp. Và trong một thế giới mà công việc phụ thuộc ngày càng nhiều vào công nghệ đám mây, việc chủ động sao lưu Google Workspace không chỉ là lựa chọn thông minh mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook