Microsoft Teams vs Zoom: Các tính năng độc đáo mà bạn không thể bỏ qua

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc và học tập. Và khi nói đến công cụ họp trực tuyến, Microsoft Teams và Zoom chắc chắn là hai cái tên nổi bật được nhiều người lựa chọn. Mỗi nền tảng đều có những đặc điểm riêng, giúp người dùng giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, nhiều người vẫn phân vân không biết nên chọn công cụ nào để tối ưu hóa công việc.

Vậy giữa Microsoft Teams và Zoom, đâu là lựa chọn phù hợp nhất cho bạn? Hãy cùng khám phá những tính năng độc đáo mà mỗi nền tảng này mang lại và xem cái nào thật sự phù hợp với nhu cầu của bạn.

1. Đôi nét về Zoom và Microsoft Team

Zoom là một nền tảng hội họp trực tuyến, cho phép nhiều người được kết nối với nhau trong một khoảng cách rất xa. Với điều kiện là người dùng cần phải trang bị ít nhất một thiết bị di động điện tử, như máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh, đồng thời cũng cần phải kết nối wifi để có thể sử dụng.

Mỗi cá nhân có thể tắt micro trên thiết bị của mình để không làm ảnh hưởng đến tiếng động chung của những người được kết nối với nhau.

Phần mềm này còn có thể quay video HD, thu âm và nhiều chức năng khác cũng như hỗ trợ số lượng người tham gia lên đến 1.000 người (số lượng người tham gia còn tùy thuộc vào gói Zoom mà bạn cần chi trả).

Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin dành cho các nhóm doanh nghiệp được Microsoft ra mắt vào năm 2017. Microsoft Teams hỗ trợ tạo phòng họp hay nhắn tin trực tiếp và cả trò chuyện âm thanh cũng như video, người dùng cũng có thể gửi kèm tệp với nền tảng này.

Nền tảng này tích hợp với bộ Office 365 cho thuê của công ty, bao gồm bộ Microsoft Office và Skype, và các tính năng mở rộng mà có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft.

2. Những tính năng độc đáo giữa Zoom vs Microsoft Teams

2.1. Tính năng cuộc họp

Microsoft Teams: Với sự tích hợp chặt chẽ với bộ công cụ Microsoft 365, Teams không chỉ giúp bạn tổ chức cuộc họp mà còn cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực ngay trong cuộc họp. Bạn có thể lên lịch cuộc họp từ Outlook, chia sẻ tài liệu và cộng tác với nhóm mà không cần chuyển sang ứng dụng khác.

Zoom: Zoom được biết đến với giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng, đặc biệt là tính năng tổ chức cuộc họp với số lượng lớn người tham gia (lên đến 1000 người). Với Zoom, bạn có thể tạo các cuộc họp cho cả nhóm làm việc nhỏ hay sự kiện trực tuyến quy mô lớn một cách linh hoạt.

2.2. Tính năng trò chuyện

Microsoft Teams: Teams vượt trội trong việc quản lý các cuộc trò chuyện theo nhóm, từ việc tạo nhóm theo dự án đến các kênh chuyên biệt. Bạn có thể trò chuyện, chia sẻ tệp và trao đổi ý tưởng ngay trong kênh công việc mà không bị gián đoạn.

Zoom: Trong khi Zoom chủ yếu tập trung vào chức năng họp, trò chuyện trong Zoom chỉ là một tính năng phụ. Mặc dù có thể nhắn tin trong cuộc họp, nhưng tính năng trò chuyện không mạnh mẽ và không có khả năng tổ chức nhóm hay kênh như Microsoft Teams.

2.3. Tính năng chia sẻ màn hình

Microsoft Teams: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ một cửa sổ ứng dụng cụ thể, thuận tiện khi làm việc với các tài liệu hoặc trình chiếu trong cuộc họp. Điều đặc biệt là Teams cho phép bạn cộng tác trực tiếp trên tài liệu trong khi chia sẻ màn hình.

Zoom: Zoom cũng hỗ trợ chia sẻ màn hình, và thậm chí còn cho phép chia sẻ bảng trắng (whiteboard) để mọi người có thể chỉnh sửa cùng lúc trong cuộc họp. Điều này rất hữu ích khi bạn cần brainstorm hoặc thảo luận các ý tưởng ngay trong cuộc họp.

2.4. Tính năng ghi âm cuộc họp

Microsoft Teams: Teams tự động ghi lại cuộc họp và lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint, giúp bạn dễ dàng truy cập và chia sẻ lại nội dung sau này. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Zoom: Zoom cũng hỗ trợ ghi âm cuộc họp và cho phép bạn lưu trữ trên đám mây hoặc máy tính cá nhân. Đặc biệt, Zoom cung cấp một tính năng gọi là "Transcription" (phiên âm) cho các cuộc họp, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và tham khảo lại nội dung cuộc họp.

2.5. Tính năng bảo mật

Microsoft Teams: Với tính năng bảo mật của Microsoft 365, Teams được đánh giá cao về bảo mật. Nó cung cấp mã hóa end-to-end và hỗ trợ xác thực đa yếu tố để bảo vệ tài khoản người dùng khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.

Zoom: Zoom cũng đã cải thiện tính năng bảo mật của mình sau các vụ việc bảo mật trước đây. Nó hỗ trợ mã hóa AES 256-bit và có các công cụ kiểm soát quyền truy cập vào cuộc họp, nhưng vẫn cần cải thiện thêm trong một số khía cạnh bảo mật.

2.6. Tính năng quản lý người tham gia

Microsoft Teams: Teams cho phép quản lý người tham gia một cách linh hoạt. Bạn có thể điều chỉnh quyền truy cập của người tham gia, cho phép họ thuyết trình, chia sẻ màn hình hoặc chỉ tham gia thảo luận mà không cần quyền quản trị.

Zoom: Zoom cung cấp các công cụ quản lý người tham gia mạnh mẽ, bao gồm việc tắt mic, chia phòng (breakout rooms), mời người tham gia và thậm chí là bật lại tính năng phát biểu tự do. Đây là tính năng lý tưởng cho các cuộc họp lớn và các cuộc thảo luận nhóm.

2.7. Tính năng cộng tác

Microsoft Teams: Với tính năng cộng tác mạnh mẽ, Teams giúp bạn và nhóm làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Bạn có thể làm việc trên tài liệu Microsoft Office trực tiếp trong cuộc trò chuyện mà không cần rời khỏi ứng dụng.

Zoom: Mặc dù Zoom mạnh mẽ trong việc hỗ trợ các cuộc họp, nhưng khi nói đến cộng tác tài liệu hoặc làm việc nhóm, Teams vẫn chiếm ưu thế với các công cụ cộng tác tích hợp sẵn như Microsoft Word, Excel, PowerPoint.

Chọn Microsoft Teams hay Zoom phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn tìm kiếm một nền tảng họp trực tuyến với tính năng cộng tác mạnh mẽ và tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365, Microsoft Teams là lựa chọn tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu bạn cần một công cụ hội nghị đơn giản, dễ sử dụng và có khả năng tổ chức các cuộc họp quy mô lớn, Zoom chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng.

Hãy thử cả hai và tìm ra công cụ phù hợp nhất với công việc và cuộc sống của bạn! Sadesign hy vọng bạn sẽ tìm thấy công cụ giúp tăng hiệu suất công việc và giao tiếp nhóm hiệu quả nhất trong năm 2024 này.