Mẹo Hay: 9 Cách Sử Dụng Notion Hiệu Quả Cho Người Mới

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ “tất cả trong một” để sắp xếp công việc, học tập hay ý tưởng sáng tạo thì Notion chính là lựa chọn hoàn hảo. Ứng dụng này không chỉ giúp bạn ghi chú, quản lý dự án mà còn cho phép thiết kế không gian làm việc theo cách riêng, vô cùng linh hoạt và đẹp mắt. Notion như một “bộ não thứ hai” nơi bạn có thể lưu trữ mọi thông tin, từ kế hoạch học tập, công việc đến những ý tưởng ngẫu hứng nhất trong ngày. Dù bạn là sinh viên, dân văn phòng hay người làm sáng tạo, đây sẽ là công cụ giúp cuộc sống trở nên ngăn nắp, hiệu quả và nhẹ nhàng hơn mỗi ngày. Tổng hợp 9 cách sử dụng Notion hiệu quả nhất năm 2025 mà Sadesign chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng làm chủ ứng dụng này, tận dụng mọi tính năng từ cơ bản đến nâng cao để công việc luôn trôi chảy và sáng tạo bứt phá hơn.

1. Ứng dụng Notion là gì?

Notion là một ứng dụng quản lý thông tin đa năng và linh hoạt, được xem như “trợ lý kỹ thuật số” giúp bạn sắp xếp mọi thứ trong cuộc sống một cách khoa học và dễ hiểu. Không chỉ là nơi để ghi chú hay lên danh sách công việc, Notion còn cho phép bạn tự thiết kế không gian làm việc theo phong cách riêng, từ trang kế hoạch cá nhân, nhật ký học tập, đến bảng quản lý dự án chuyên nghiệp. Nhờ khả năng tùy chỉnh gần như vô hạn, người dùng có thể biến Notion thành công cụ phù hợp cho bất kỳ mục đích nào  học tập, làm việc, sáng tạo nội dung hay cộng tác nhóm.

Điểm đặc biệt khiến Notion trở nên nổi bật chính là giao diện trực quan và thân thiện, giúp người mới bắt đầu cũng có thể nhanh chóng làm quen mà không cần kỹ năng công nghệ cao. Bạn có thể tạo các trang (page) và khối (block) theo ý thích, liên kết chúng lại để hình thành một hệ thống quản lý thông tin thông minh, rõ ràng và dễ truy cập. Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng hay freelancer, Notion giúp bạn biến sự hỗn loạn của dữ liệu thành một không gian sáng tạo có tổ chức, nơi mọi ý tưởng đều được lưu trữ gọn gàng.

Ngày na, khi hiệu suất và tự động hóa trở thành yếu tố then chốt, Notion nổi lên như một nền tảng quản lý toàn diện dành cho mọi đối tượng. Từ cá nhân đến doanh nghiệp, hàng triệu người đang sử dụng Notion để tối ưu quy trình làm việc, theo dõi tiến độ và đồng bộ hóa mọi thứ chỉ trong một ứng dụng duy nhất. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, Notion còn mang đến cảm hứng làm việc mới mẻ gọn gàng, thông minh và đầy sáng tạo.

2. Ưu điểm khi trải nghiệm Notion mang lại

Nếu bạn từng cảm thấy công việc, học tập hay các ý tưởng cá nhân của mình trở nên hỗn loạn và khó kiểm soát, thì Notion chính là giải pháp giúp bạn “dọn dẹp” lại tất cả. Ứng dụng này không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chú, mà còn là một không gian làm việc kỹ thuật số toàn diện, nơi bạn có thể lưu trữ, lên kế hoạch, theo dõi dự án và cộng tác cùng đồng đội một cách hiệu quả. Giao diện thân thiện cùng khả năng tùy chỉnh gần như vô hạn khiến Notion trở thành lựa chọn hàng đầu cho những ai yêu thích sự ngăn nắp, sáng tạo và chủ động trong công việc.

Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng Notion có thể kể đến như:

• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Notion cho phép bạn tạo trang, cơ sở dữ liệu, bảng hoặc danh sách theo cấu trúc riêng. Dù bạn muốn lập kế hoạch học tập, quản lý dự án, hay xây dựng nhật ký cá nhân, mọi thứ đều có thể được cá nhân hóa dễ dàng chỉ bằng vài thao tác.

• Tích hợp nhiều công cụ trong một nền tảng: Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ, Notion giúp bạn quản lý tất cả  từ ghi chú, to-do list, quản lý công việc, đến theo dõi tiến độ dự án trong cùng một không gian, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

• Hỗ trợ cộng tác nhóm mượt mà: Notion cho phép bạn mời thành viên cùng tham gia, phân quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem, giúp việc phối hợp và chia sẻ tài liệu trở nên nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn. Đây là lựa chọn lý tưởng cho nhóm dự án, doanh nghiệp hoặc tổ chức làm việc từ xa.

• Đồng bộ hóa dữ liệu tức thì: Mọi thay đổi trên Notion đều được cập nhật đồng bộ trên điện thoại, máy tính bảng và laptop. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi mà không bị gián đoạn.

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Với phong cách thiết kế tối giản, gọn gàng và tinh tế, Notion giúp người dùng dễ dàng làm quen từ những bước đầu tiên. Không chỉ đẹp mắt, giao diện còn mang lại cảm hứng sáng tạo và cảm giác thư giãn khi làm việc.

• Bảo mật dữ liệu an toàn: Notion luôn đảm bảo các thông tin cá nhân, dự án hay dữ liệu nhóm được bảo vệ tối đa, giúp bạn yên tâm lưu trữ và làm việc mà không lo bị mất mát thông tin.

Với những ưu điểm vượt trội này, Notion đã trở thành công cụ không thể thiếu cho những ai muốn quản lý công việc và cuộc sống một cách thông minh, hiện đại và hiệu quả hơn. Dù bạn là người mới bắt đầu hay người dùng chuyên nghiệp, Notion vẫn mang đến trải nghiệm mượt mà, sáng tạo và đầy cảm hứng trong từng thao tác.

3. 9 Cách sử dụng Notion hiệu quả cho người mới 

3.1. Quản lý dự án với Notion

Bước 1: Sau khi mở Notion, bạn hãy tạo một trang mới bằng cách nhấp vào nút “+ New Page” ở thanh bên trái. Đặt tên cho trang theo dự án mà bạn đang thực hiện, ví dụ như “Dự Án Marketing Q4” hay “Kế Hoạch Phát Triển Sản Phẩm”. Việc đặt tên rõ ràng giúp bạn nhanh chóng nhận diện từng dự án khi cần truy cập lại.

Bước 2: Tiếp theo, Notion cung cấp sẵn nhiều mẫu trang để theo dõi và quản lý dự án. Bạn có thể nhấp vào “Templates” và tìm đến mục “Project Management” để chọn một mẫu phù hợp. Nếu muốn sáng tạo hơn, bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế từ đầu bằng cách thêm các khối cơ bản như bảng, danh sách hoặc lịch. Điều này giúp bạn linh hoạt điều chỉnh cấu trúc sao cho phù hợp với phong cách làm việc của mình.

Bước 3: Trong trang dự án, bạn hãy thêm một khối cơ sở dữ liệu bằng cách gõ “/” và chọn “Table” hoặc “Board”. Nếu bạn muốn quản lý theo dạng Kanban giống Trello, “Board” là lựa chọn lý tưởng. Sau đó, tùy chỉnh các cột như “Nhiệm vụ”, “Người phụ trách”, “Hạn hoàn thành” và “Trạng thái”. Khi mọi dữ liệu đã được nhập, bạn sẽ có một hệ thống quản lý dự án trực quan, dễ theo dõi và cập nhật theo tiến độ thực tế.

3.2. Tạo to-do list và quản lý công việc hằng ngày trong Notion

Bước 1: Mở Notion và tạo một trang mới bằng nút “+ New Page” ở thanh bên trái. Đặt tên cho trang thật dễ nhớ như “Danh Sách Việc Cần Làm” hoặc “To-Do List Hôm Nay”. Trang này sẽ đóng vai trò như bảng điều khiển cá nhân giúp bạn theo dõi công việc mỗi ngày.

Bước 2: Trong phần nội dung của trang, bạn gõ “/to-do list” để thêm khối danh sách công việc. Tại đây, bạn có thể bắt đầu nhập các nhiệm vụ theo từng dòng, ví dụ “Chuẩn bị báo cáo tuần”, “Họp khách hàng”, “Viết kế hoạch nội dung”. Mỗi công việc được trình bày rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt tiến độ và phân bổ thời gian hợp lý hơn.

Bước 3: Khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn chỉ cần đánh dấu vào ô trống bên cạnh để cập nhật trạng thái. Cảm giác tick vào từng ô hoàn thành sẽ mang lại sự hứng khởi và động lực rất lớn, giúp bạn duy trì thói quen làm việc hiệu quả và có tổ chức.

3.3. Sử dụng Notion để ghi chú và lưu trữ thông tin

Bước 1: Tạo một trang mới trong Notion bằng cách nhấn “+ New Page”, sau đó đặt tên theo chủ đề bạn muốn ghi chú, chẳng hạn “Tổng Hợp Kiến Thức Marketing” hoặc “Ghi Chú Học Tập”. Việc phân loại theo chủ đề giúp bạn quản lý thông tin có hệ thống, dễ tìm kiếm về sau.

Bước 2: Trong trang vừa tạo, bạn có thể bắt đầu nhập nội dung trực tiếp hoặc gõ “/text” để thêm khối văn bản. Hãy tận dụng các công cụ định dạng như in đậm, nghiêng, gạch chân hay tô màu để làm nổi bật những ý quan trọng. Những chi tiết nhỏ này sẽ giúp phần ghi chú của bạn trở nên sinh động và dễ đọc hơn nhiều.

Bước 3: Để nội dung có cấu trúc rõ ràng, bạn nên sử dụng các tiêu đề như Heading 1, Heading 2 hoặc Heading 3 cho từng phần lớn. Bên cạnh đó, hãy thêm danh sách bullet, danh sách số hoặc bảng biểu khi cần hệ thống hóa thông tin. Nhờ đó, trang ghi chú của bạn không chỉ gọn gàng mà còn dễ theo dõi, thuận tiện cho việc học và ôn tập.

3.4. Tạo và quản lý lịch học hoặc lịch làm việc với Notion

Bước 1: Trong giao diện chính của Notion, bạn tạo một trang mới và đặt tiêu đề “Thời Khóa Biểu” hoặc “Lịch Làm Việc Tuần”. Trang này sẽ là nơi bạn theo dõi toàn bộ lịch trình cá nhân một cách trực quan và khoa học.

Bước 2: Tiếp theo, hãy nhập các ngày trong tuần, bắt đầu từ “Thứ Hai” cho đến “Chủ Nhật”. Bạn có thể trình bày theo dạng bảng hoặc danh sách tùy theo thói quen của mình. Điều này giúp bạn hình dung rõ khung thời gian từng ngày và dễ dàng sắp xếp công việc phù hợp.

Bước 3: Sau khi tạo xong các ngày trong tuần, hãy sử dụng biểu tượng sáu dấu chấm bên cạnh mỗi hàng để kéo thả, sắp xếp lại vị trí nếu cần. Cách bố trí linh hoạt này giúp bạn nhanh chóng điều chỉnh lịch trình chỉ bằng thao tác kéo chuột, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa đáng kể.

Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào ô trống bên dưới từng ngày để nhập nội dung cụ thể như “Cuộc họp nhóm 9h sáng”, “Lớp học tiếng Anh”, hay “Deadline báo cáo tuần”. Nhờ cách trình bày trực quan và dễ theo dõi, Notion giúp bạn kiểm soát lịch trình hiệu quả hơn, tránh trùng lặp hay quên nhiệm vụ quan trọng.

3.5. Sáng tạo và tổ chức nội dung với Notion

Bước 1: Để bắt đầu sáng tạo nội dung trong Notion, bạn chỉ cần tạo một trang mới bằng cách nhấn “+ New Page”. Hãy đặt tên trang phù hợp với chủ đề bạn đang làm việc như “Kế hoạch nội dung tháng 10” hoặc “Ý tưởng bài viết mới”. Việc đặt tên rõ ràng giúp bạn dễ dàng định hướng và quản lý các dự án nội dung khác nhau, đặc biệt khi bạn phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

Bước 2: Sau khi tạo trang, bạn có thể linh hoạt thêm các khối văn bản, danh sách hoặc bảng bằng cách gõ “/”. Đây là điểm mạnh khiến Notion trở thành công cụ sáng tạo tuyệt vời ạn có thể tạo cấu trúc riêng theo phong cách cá nhân. Chẳng hạn, sử dụng bảng để liệt kê các ý tưởng bài viết, thêm cột “Trạng thái” hoặc “Thời gian đăng bài”, hoặc tạo danh sách ý tưởng dưới dạng checklist để dễ theo dõi tiến độ.

Bước 3: Khi trang nội dung đã được định hình, bạn có thể bổ sung thêm hình ảnh, video hoặc liên kết để làm giàu tài liệu. Notion cho phép nhúng nhiều loại tệp phương tiện, giúp bạn có thể lưu trữ và trình bày ý tưởng một cách trực quan. Nhờ vậy, bạn có thể biến Notion thành trung tâm sáng tạo cá nhân nơi mọi ý tưởng được lên kế hoạch, phát triển và lưu trữ một cách gọn gàng, khoa học.

3.6. Quản lý ngân sách cá nhân bằng Notion

Bước 1: Trong Notion, hãy tạo một trang mới và đặt tiêu đề là “Ngân Sách Cá Nhân” hoặc “Theo Dõi Chi Tiêu”. Đây sẽ là không gian riêng giúp bạn nắm rõ mọi khoản thu chi hàng tháng mà không cần dùng đến các ứng dụng tài chính phức tạp.

Bước 2: Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể vào phần “Templates” và gõ từ khóa “Budget” hoặc “Finance”. Notion cung cấp nhiều mẫu ngân sách được thiết kế sẵn với cấu trúc khoa học, bao gồm các bảng thu nhập, chi tiêu, mục tiêu tiết kiệm và biểu đồ tổng hợp. Lựa chọn một mẫu phù hợp sẽ giúp bạn bắt đầu nhanh chóng mà không cần thiết kế từ đầu.

Bước 3: Sau khi chọn mẫu, bạn chỉ cần tùy chỉnh các danh mục chi tiêu theo nhu cầu của mình, chẳng hạn như “Ăn uống”, “Đi lại”, “Giải trí”, “Đầu tư”, hoặc “Tiết kiệm”. Khi nhập dữ liệu mỗi ngày, Notion sẽ tự động tổng hợp và giúp bạn nhìn thấy bức tranh tài chính cá nhân rõ ràng hơn. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát chi tiêu, lập kế hoạch tiết kiệm và nâng cao ý thức quản lý tài chính một cách thông minh, tiện lợi.

3.7. Lập kế hoạch và theo dõi mục tiêu dài hạn trên Notion

Bước 1: Tạo một trang mới và đặt tiêu đề “Mục Tiêu Năm 2025” hoặc “Lộ Trình Phát Triển Cá Nhân”. Đây là nơi bạn có thể ghi lại tất cả các mục tiêu lớn từ nghề nghiệp, sức khỏe đến tài chính để đảm bảo luôn đi đúng hướng.

Bước 2: Trong phần “Templates”, hãy tìm từ khóa “Goal Tracking” hoặc “Objectives”. Notion có nhiều mẫu được thiết kế sẵn với hệ thống bảng theo dõi chi tiết, nơi bạn có thể chia nhỏ mục tiêu thành các bước thực hiện cụ thể. Ví dụ, mục tiêu “Học tiếng Anh giao tiếp” có thể chia thành “Đăng ký khóa học”, “Học 30 phút mỗi ngày”, “Luyện nói mỗi cuối tuần”.

Bước 3: Khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn có thể thêm cột “Tiến độ”, “Ngày hoàn thành” hoặc “Kết quả đạt được”. Notion còn cho phép bạn chèn thanh tiến trình (progress bar) để trực quan hóa sự phát triển của mình. Nhờ đó, bạn sẽ luôn duy trì được động lực và sự tập trung, giúp hành trình đạt mục tiêu trở nên thực tế và dễ kiểm soát hơn.

3.8. Sử dụng Notion như một công cụ viết blog cá nhân

Bước 1: Hãy tạo một trang mới trong Notion và đặt tên theo chủ đề blog của bạn, ví dụ “Blog Chia Sẻ Kinh Nghiệm Làm Việc Từ Xa” hoặc “Hành Trình Học Thiết Kế”. Notion cho phép bạn viết, chỉnh sửa và lưu trữ bài viết trong cùng một nơi, giúp bạn dễ dàng quản lý nhiều nội dung khác nhau.

Bước 2: Trong trang viết, bạn có thể chèn các khối văn bản, tiêu đề, hình ảnh, video hoặc liên kết. Nhờ khả năng định dạng phong phú, bạn có thể trình bày bài viết giống như một blog chuyên nghiệp. Ví dụ, chèn ảnh minh họa giữa các đoạn văn, thêm đường dẫn đến bài viết liên quan, hoặc nhúng video YouTube để tăng tính hấp dẫn cho nội dung.

Bước 3: Nếu bạn muốn tổ chức bài viết theo chuyên mục, hãy tạo thêm bảng hoặc danh sách để sắp xếp các bài theo chủ đề, ngày đăng hoặc trạng thái (đang viết, hoàn thành, đã đăng). Cách này giúp bạn theo dõi tiến độ viết blog dễ dàng hơn và xây dựng một không gian sáng tạo cá nhân đầy cảm hứng ngay trong Notion.

3.9. Cách sử dụng Notion Wikis

Bước 1: Wiki trong Notion là một dạng “thư viện nội dung” giúp bạn liên kết nhiều trang lại với nhau. Để bắt đầu, hãy tạo một trang có tên “Wiki Kiến Thức” hoặc “Tài Liệu Dự Án”. Đây sẽ là trung tâm lưu trữ thông tin nơi bạn và nhóm có thể dễ dàng truy cập, chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu khi cần.

Bước 2: Trong trang chính, tạo danh sách các chủ đề lớn như “Quy trình làm việc”, “Tài liệu tham khảo”, “Kinh nghiệm dự án”. Sau đó, với mỗi chủ đề, bạn có thể liên kết đến một trang con bằng cách gõ “@” rồi chọn trang cần liên kết. Cách này giúp mọi nội dung đều có sự kết nối, dễ dàng tra cứu mà không phải tìm kiếm thủ công.

Bước 3: Nếu bạn không muốn xây dựng từ đầu, có thể vào phần “Templates” và tìm “Wiki”. Những mẫu này thường đã được thiết kế với bố cục khoa học gồm các danh mục chính, mục lục tự động và công cụ tìm kiếm nhanh. Khi sử dụng, bạn có thể thêm hình ảnh, tệp PDF hoặc bảng biểu để làm cho tài liệu phong phú hơn. Notion Wiki giúp bạn tạo một hệ thống kiến thức tập trung, dễ quản lý và chuyên nghiệp, đặc biệt hữu ích cho đội nhóm hoặc doanh nghiệp cần chia sẻ thông tin nội bộ.

4. Kết luận

Khi bạn biết cách khai thác Notion, mọi thứ trong ngày đều trở nên rõ ràng, mạch lạc và có trật tự hơn. Không còn những ghi chú rời rạc hay công việc bị bỏ quên, mà thay vào đó là một hệ thống làm việc thông minh giúp bạn kiểm soát thời gian, mục tiêu và cảm hứng sáng tạo. Dù là người mới bắt đầu, chỉ cần vài ngày làm quen, bạn đã có thể biến Notion thành “trợ lý ảo” giúp tối ưu từng phút giây của cuộc sống.

Nâng cấp Notion giá rẻ

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook