Làm Chủ Microsoft Teams Với 10 Thủ Thuật Tiện Ích Không Thể Bỏ Qua

Bạn đã từng nghĩ Microsoft Teams chỉ là một công cụ họp và chat trực tuyến thông thường? Nhưng thực tế, Teams có thể giúp bạn làm việc thông minh, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn biết cách khai thác tối đa các tính năng ẩn giấu. Hãy cùng SaDesign khám phá những thủ thuật Microsoft Teams giúp bạn làm việc như một chuyên gia nhé!

1. Sử dụng phím tắt

Mẹo và thủ thuật Microsoft Teams đầu tiên của chúng ta hôm nay là các phím tắt nhằm tăng tốc các tác vụ phổ biến nhất. Có thể mất một thời gian trước khi bạn cảm thấy mình biết cách giải quyết những yếu tố cần thiết này.

Dưới đây là một số phím tắt cần thiết để giúp bạn bắt đầu:

·       Đi tới Tìm kiếm: Ctrl + E

·       Tắt máy ảnh của bạn: Ctrl + Shift + O

·       Tự tắt tiếng: Ctrl + Shift + M

·       Làm mờ nền: Ctrl + Shift + P

·       Zoom: Ctrl + = để phóng to hoặc Ctrl + – để thu nhỏ

·       Đi tới File của bạn: Ctrl + 6

2. Tìm kiếm thông qua các cuộc trò chuyện

Tìm kiếm sẽ trở thành một tính năng không thể thiếu khi bạn sản xuất ngày càng nhiều nội dung và bắt đầu quên mất những gì bạn đã làm hoặc nơi bạn lưu giữ tài liệu.

Để sử dụng tính năng này, hãy nhập nội dung bạn muốn tìm kiếm vào ô tìm kiếm và nhấn Enter . Kết quả tìm kiếm sẽ xuất hiện trong ngăn bên trái. Bạn có thể chuyển đổi giữa các tab để tìm kiếm, Điều này sẽ bao gồm các tin nhắn nhóm và cá nhân.

Đôi khi bạn cần nhiều thứ hơn là chỉ tìm kiếm đơn giản, khi đó bạn phải sử dụng “ngôn ngữ” truy vấn từ khóa – Keyword Query Language (KQL) được tích hợp cho các tìm kiếm nâng cao trở nên hữu ích hơn.

Dưới đây là các từ khóa mà Teams hỗ trợ để tăng khả năng tìm kiếm của bạn (nhớ không thêm dấu cách giữa dấu hai chấm và cụm từ tìm kiếm):

• “From:” sau đó nhập tên của người cần tìm
• “In:” sau đó nhập kênh hoặc tên trò chuyện nhóm
• “Subject:” từ khóa từ một tin nhắn hoặc một dòng chủ đề
• “Sent:” ngày tin nhắn được gửi

3. Gửi và lọc tin nhắn bằng @mention

Microsoft Teams nhằm giúp bạn duy trì kết nối với đồng nghiệp của mình, đó là lý do tại sao Microsoft Teams đã tạo ra một cách dễ dàng để tìm thấy một ai đó khi bạn cần gửi tin nhắn và đề cập đến họ

Chỉ cần nhập biểu tượng @ vào thanh tìm kiếm để tìm tên bạn đang tìm kiếm và bất kể bạn đang ở chỗ nào của nền tảng, bạn cũng có thể nhắn tin trực tiếp cho họ.

Bạn cũng có thể sử dụng @mentions để lọc hoạt động gần đây và ưu tiên các tin nhắn dành cho bạn. Bạn có thể tìm thấy @mentions bằng cách nhấp vào nút  Filter và chọn nó từ menu thả xuống khi bạn đang ở trong Activity feed.

4. Tránh bị làm phiền

Đôi khi bạn có thể chỉ muốn lọc ra những thứ gây xao nhãng để có thể toàn tâm toàn ý vào cuộc trò chuyện mà không phải lo lắng về việc bị làm phiền bởi các cảnh báo.

Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn ảnh hồ sơ của bạn (góc trên cùng bên phải), sau đó chọn tab Notifications để thay đổi loại và tần suất cảnh báo của bạn.

5. Thiết lập trạng thái của bạn trên Microsoft Teams.

Việc thiết lập trạng thái cũng giúp bạn tránh bị làm phiền trong những thời điểm cần tập trung để xử lý công việc một cách hiệu quả nhất.

Để thực hiện điều này bạn chỉ cần bấm chọn vảo biểu tưởng ảnh profile sau đó chọn Available và thiết lập lại trạng thái của bạn

6. Làm cho các cuộc trò chuyện của bạn có thể tìm kiếm được

Các kênh có thể thực hiện hàng nghìn cuộc hội thoại theo chuỗi. May mắn thay, Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng gắn thẻ các cuộc trò chuyện của mình bằng các tiêu đề đáng nhớ, dễ tìm kiếm hơn để bạn có thể dễ dàng tìm đường quay lại chúng trong tương lai nếu có nhu cầu.

Chọn bút chì bên cạnh tên thành viên ở trên cùng và nhập tiêu đề liên quan đến nội dung của cuộc trò chuyện và bao gồm một từ hoặc cụm từ sẽ giúp bạn tìm lại.

7. Thiết lập hình nền trong cuộc họp

Vì nhiều người trong chúng ta tiếp tục làm việc tại nhà, nên có thể có một số điều bạn không muốn mọi người tại nơi làm việc nhìn thấy. Loại bỏ những thứ gây xao nhãng như bọn trẻ chơi trò siêu nhân hoặc đồ giặt bẩn của tuần trước bằng cách làm mờ phông nền của bạn. Bạn có thể tìm thấy tính năng này bằng cách nhấp vào dấu ba chấm ở cuối cuộc gọi điện video của mình.

8. Sử dụng GIF để xây dựng văn hóa

Văn hóa công ty là một yếu tố quan trọng tạo nên thành công. GIF và phản ứng tùy chỉnh có vẻ hời hợt, nhưng chúng có thể giúp nhân viên cảm thấy thân thuộc hơn, điều này rất quan trọng tại thời điểm làm việc từ xa khiến họ xa nhau.

Chỉ cần chọn nút GIF bên dưới hộp Nhập tin nhắn mới của bạn và nhập từ khóa để tìm vô số ảnh GIF.

9. Sử dụng SharePoint

SharePoint, nền tảng bảo mật và chia sẻ tệp của Microsoft, đã được tích hợp vào Microsoft Teams.

Nhấp vào tab Files cho phép bạn chia sẻ tệp với các thành viên Nhóm khác bằng SharePoint. Nếu một tệp đã được chia sẻ với một Kênh thì mọi người trong nhóm của bạn có thể sử dụng Office Online hoặc một trong các ứng dụng dành cho máy tính để bàn của nó để cộng tác trên đó.

10. Chuyển tiếp Email đến một kênh

Đây chắc chắn là một tính năng cực kỳ thú vị mà các công cụ cộng tác hiện nay không có được. Với tính năng chuyến tiếp Email này, bạn hoàn toàn có thể forward hoặc gửi một email cùng file đính kèm tới 1 nhóm trong Microsoft Teams. Điều này vô cùng thuật tiện khi chúng ta có thể làm việc cùng nhau trên Email này mà không phải thực hiện thao tác forward email cho hàng trăm người, giả sử nhóm của chúng ta có 100 thành viên bạn sẽ chỉ cần làm 1 thao tác forward email vào đây, tất cả đều có thể xem được.

Để thực hiện được điều này chúng ta làm như sau:

Bước 1: Chọn nhóm mà bạn muốn chuyển email đến, ở đây mình chọn nhóm “Khóa học dành cho Experts”

Bước 2: Tại Nhóm đã chọn, các bạn chọn kênh cần forward Email, ở đây mình chọn kênh “Chuyên gia công nghệ” > tiếp đến bạn chọn biểu tượng Option … và chọn Get Email address

Bước 3: Bấm copy trên hộp thoại Get Email address để copy địa chỉ email của Kênh mà bạn đang muốn gửi hoặc forward email đến.

Sau đó bạn chỉ việc dán địa chỉ email này và ô trong email của bạn và forward hoặc gửi mail tới group.

Tại hộp thoại này bạn cũng có thể bấm chọn Advanced settings để cấu hình > Sau đó ấn Save để lưu lại thông tin đã cấu hình.

Các bạn sẽ nhận được email ngay trong Tab Post của kênh (như hình dưới)

Các file đính kèm trong email các bạn có thể tìm thấy chúng trong tab Files của kênh

Microsoft Teams không chỉ là công cụ chat và họp trực tuyến, mà còn là nền tảng cộng tác mạnh mẽ giúp bạn tối ưu công việc hàng ngày. Với những thủ thuật trên, bạn chắc chắn sẽ trở thành một “chuyên gia Microsoft Teams” trong mắt đồng nghiệp và đối tác.