Hướng Dẫn Sử Dụng Dropbox Chi Tiết Từ A-Z Cho Người Mới

Việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu không chỉ dừng lại ở USB hay ổ cứng ngoài mà đã chuyển sang các nền tảng đám mây tiện lợi hơn. Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống cần truy cập một tài liệu quan trọng nhưng lại quên mang theo? Hoặc lo lắng vì dữ liệu quan trọng của mình có thể bị mất do lỗi phần cứng? Nếu câu trả lời là có, thì Dropbox chính là giải pháp dành cho bạn! Dropbox là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay, giúp bạn lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu một cách nhanh chóng, an toàn và dễ dàng.

Nếu bạn là người mới và chưa biết cách sử dụng Dropbox, đừng lo lắng! Trong bài viết này, SaDesign sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z giúp bạn nắm vững cách sử dụng Dropbox một cách dễ dàng. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Thông tin cơ bản về Dropbox

Dropbox là dịch vụ lưu trữ đám mây được phát triển bởi công ty Dropbox, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp trên nhiều thiết bị khác nhau. Từ khi ra mắt vào năm 2007, Dropbox đã nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường nhờ vào giao diện thân thiện và các tính năng hữu ích. Với giải pháp này, người dùng có thể truy cập tệp của mình từ bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào, đồng thời linh hoạt trên mọi thiết bị miễn sao có kết nối Internet ổn định.

Ngoài ra, một trong những điều đặc biệt của Dropbox là khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và nền tảng khác, giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc và tài liệu. Không chỉ là nơi lưu trữ đơn thuần, Dropbox còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ làm việc nhóm, cộng tác và chia sẻ tệp một cách hiệu quả. Điều này khiến cho Dropbox trở thành lựa chọn hàng đầu cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

1.1. Nguồn gốc và lịch sử phát triển của Dropbox

Dropbox được sáng lập bởi Drew Houston và Arash Ferdowsi trong thời gian học tại Trường Đại học MIT. Câu chuyện bắt đầu khi Houston cảm thấy khó khăn trong việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu giữa các thiết bị của mình. Ý tưởng về một dịch vụ lưu trữ đám mây từ đó ra đời và nhanh chóng nhận được sự quan tâm của các nhà đầu tư.

Sau một thời gian ngắn, Dropbox đã nhận được số vốn lớn từ các quỹ đầu tư mạo hiểm và nhanh chóng phát triển trở thành một trong những dịch vụ lưu trữ trực tuyến phổ biến nhất thế giới. Hiện tại, Dropbox phục vụ hàng triệu người dùng và doanh nghiệp trên toàn cầu.

Kể từ khi ra mắt, Dropbox đã không ngừng cải tiến và mở rộng các tính năng. Ban đầu, dịch vụ chỉ cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tài liệu đơn giản. Tuy nhiên, theo thời gian, Dropbox đã bổ sung thêm nhiều tính năng nâng cao như sao lưu tự động, quản lý phiên bản, và công cụ cộng tác trong thời gian thực, giúp người dùng có trải nghiệm phong phú hơn khi sử dụng dịch vụ.

1.2. Cách Dropbox hoạt động ra sao?

Dropbox hoạt động dựa trên nguyên tắc lưu trữ dữ liệu trên đám mây, cho phép người dùng dễ dàng truy cập và quản lý tệp của mình từ bất kỳ thiết bị nào. Đơn giản, tệp chỉ cần tải lên máy chủ của Dropbox là người dùng đã có thể chia sẻ và đồng bộ hóa tệp với tất cả các thiết bị.

Khi tải một tệp lên Dropbox, tệp đó sẽ được mã hóa và lưu trữ an toàn trên máy chủ. Người dùng có thể truy cập tệp này từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet thông qua đăng nhập tài khoản Dropbox của mình. Tính năng đồng bộ hóa tự động hỗ trợ người dùng luôn có phiên bản mới nhất của tệp trên mọi thiết bị.

Bên cạnh đó, việc chia sẻ tệp cũng rất dễ dàng. Người dùng chỉ cần tạo một liên kết chia sẻ cho tệp hoặc thư mục, và gửi liên kết đó đến người khác. Họ có thể dễ dàng truy cập và tải xuống tệp mà không cần phải có tài khoản Dropbox.

 Nâng Cấp Dropbox Giá Rẻ

2. Hướng dẫn sử dụng Dropbox cho Newbie

Nếu là người mới bắt đầu sử dụng Dropbox, thì ngoài Dropbox là dịch vụ gì, người dùng chắc hẳn sẽ còn quan tâm khá nhiều đến cách sử dụng ứng dụng. Cụ thể những hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp người dùng dễ dàng khai thác các tính năng của ứng dụng:

2.1. Tải tệp lên Dropbox

Khi đã tải Dropbox về máy tính, thì việc tải tệp lên Dropbox cũng rất đơn giản và dễ dàng, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước sau:

2.1.1. Tải tệp lên Dropbox trên trình duyệt web

Bước 1: Truy cập trang chủ dropbox.com và thực hiện đăng nhập tài khoản đã đăng ký.

Bước 2: Tại giao diện chính của ứng dụng, hãy click chọn Upload (Tải lên) ở góc trên bên phải > chọn Files (Tệp) hoặc Folder (Thư mục) tùy mục đích lưu trữ.

• Files: Tùy chọn tệp cụ thể trên máy tính.
• Folder: Tùy chọn toàn bộ thư mục để tải lên.

Bước 3: Click chọn tệp/thư mục > nhấn Open (Mở). Tệp sẽ tự động tải lên Dropbox.

Lưu ý: Thời gian tải tệp nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào kích thước tệp/thư mục mà người dùng muốn tải và lưu trữ trên Dropbox.

2.1.2. Tải tệp lên Dropbox trên máy tính

Bước 1: Kéo – thả tệp/thư mục từ máy tính vào thư mục Dropbox đã được cài đặt trên máy.

Bước 2: Tệp/thư mục sẽ tự động đồng bộ hóa với tài khoản Dropbox của người dùng.

2.1.3. Tải tệp lên Dropbox trên điện thoại

Bước 1: Mở và đăng nhập ứng dụng Dropbox trên điện thoại.

Bước 2: Thêm tệp bằng cách click chọn biểu tượng dấu (+) ở dưới cùng > nhấn Upload files để tải tệp lên.

Bước 3: Tùy chọn tệp/thư mục cần tải lên ở điện thoại > nhấn Upload và chờ đợi tệp tải lên hoàn tất sau ít phút.

2.2. Tạo và chia sẻ liên kết tệp Dropbox

Dropbox cho phép người dùng tạo liên kết và dễ dàng chia sẻ tệp qua email, hoặc tin nhắn chỉ với vài thao tác đơn giản. Cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập Dropbox và tìm tệp hoặc thư mục muốn chia sẻ.

Bước 2: Click chuột phải vào tệp/thư mục > chọn Share (Chia sẻ).

Bước 3: Khi cửa sổ xuất hiện, hãy nhấn chọn Copy link để sao chép liên kết.

Bước 4: Dán liên kết và gửi cho người nhận qua email, tin nhắn, hoặc các nền tảng khác.

Lưu ý: Để thiết lập quyền hạn truy cập (chỉ xem, chỉnh sửa, đặt mật khẩu, hoặc giới hạn thời gian truy cập), người dùng sẽ cần đăng ký các gói trả phí.

2.3. Đồng bộ hóa tệp trên Dropbox

Đồng bộ hóa tệp ở Dropbox là một tính năng hữu ích. Khi tệp được cập nhật trên một thiết bị, sự thay đổi cũng sẽ tự động được đồng bộ hóa đến các thiết bị khác. Tuy nhiên, người dùng cũng cần phải đảm bảo tính năng đã được thiết lập trong cài đặt của ứng dụng.

Khi đó, để kiểm tra trạng thái đồng bộ hóa của tệp, người dùng có thể quan sát các biểu tượng sau:

• Dấu check xanh: Tệp/thư mục đã được đồng bộ.
• Mũi tên xoay vòng: Tệp/thư mục đang đồng bộ.

2.4. Khôi phục tệp từ lịch sử phiên bản

Dropbox lưu trữ lịch sử phiên bản tệp trong một khoảng thời gian (30 ngày đối với tài khoản miễn phí, và lâu hơn với tài khoản trả phí). Trường hợp người dùng muốn khôi phục tệp từ lịch sử phiên bản, thao tác có thể thực hiện nhanh như sau:

Bước 1: Đăng nhập Dropbox và tìm tệp/thư mục cần khôi phục.

Bước 2: Click chuột phải vào tệp > chọn Folder Activity > chọn phiên bản tệp mà mình muốn khôi phục.

Bước 3: Cuối cùng, hãy nhấp chọn Restore để khôi phục phiên bản.

Lưu ý: Để khôi phục các tệp đã bị xoá, người dùng cũng có thể truy cập mục Deleted Files (Tệp đã xoá) để tìm kiếm và thực hiện việc khôi phục ở thanh bên trái.

3. Một số câu hỏi thường gặp về Dropbox

Khi sử dụng Dropbox, người dùng thường sẽ có nhiều câu hỏi liên quan đến tính năng và cách thức hoạt động của dịch vụ. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:

Dropbox có miễn phí không?

Có. Dropbox cung cấp gói miễn phí cho người dùng. Tuy nhiên, gói này chỉ cung cấp 2GB dung lượng lưu trữ. Nếu cần dung lượng lớn hơn, người dùng bắt buộc phải nâng cấp lên các gói trả phí, linh hoạt theo nhu cầu sử dụng.

Dung lượng lưu trữ miễn phí của Dropbox là bao nhiêu?

Hiện tại, Dropbox hỗ trợ 2GB lưu trữ miễn phí cho mỗi người dùng. Trường hợp cần lưu trữ với dung lượng lớn hơn, người dùng có thể cân nhắc nâng cấp lên các gói trả phí.

Dropbox có thay thế ổ cứng không?

Dropbox không hoàn toàn có thể thay thế ổ cứng, nhưng nó cung cấp một giải pháp lưu trữ linh hoạt và tiện lợi. Người dùng dễ dàng sử dụng Dropbox để lưu trữ tệp quan trọng và truy cập từ bất kỳ đâu, nhưng vẫn nên giữ sao lưu dữ liệu quan trọng trên ổ cứng.

Dropbox có an toàn không?

Có. Dropbox áp dụng nhiều biện pháp bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu của người dùng, bao gồm mã hóa và xác thực hai yếu tố. Tuy nhiên, người dùng cũng nên thực hiện các biện pháp bảo mật cá nhân như chọn mật khẩu mạnh và tuyệt đối không chia sẻ thông tin tài khoản với với bất cứ người khác.

Dropbox có hỗ trợ công việc ngoại tuyến không?

Có. Dropbox cho phép người dùng truy cập tệp ngoại tuyến nếu đã tải xuống tệp đó trên thiết bị của mình. Khi Internet được kết nối trở lại, mọi thay đổi sẽ được tự động đồng bộ hóa.

Dropbox có đồng bộ hóa theo thời gian thực không?

Có. Dropbox đồng bộ hóa tệp theo thời gian thực. Khi cập nhật một tệp, sự thay đổi này sẽ ngay lập tức được phản ánh trên tất cả các thiết bị đã đăng nhập vào tài khoản của người dùng.

Dropbox có tích hợp với các công cụ khác không?

Có. Dropbox tích hợp với nhiều ứng dụng và công cụ khác nhau như Google Workspace, Microsoft Office, Slack, và nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp người dùng dễ dàng làm việc và chia sẻ tài liệu trên nhiều nền tảng khác nhau.

Dropbox là một công cụ lưu trữ đám mây mạnh mẽ, giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả, đồng bộ hóa file nhanh chóng và chia sẻ tài liệu dễ dàng. Dù bạn là người mới hay người dùng chuyên nghiệp, Dropbox đều mang lại nhiều lợi ích cho công việc và cuộc sống hàng ngày.

 Nâng Cấp Dropbox Giá Rẻ