Hướng dẫn quản lý tài liệu doanh nghiệp với Google Workspace

Ở thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, lượng thông tin được lưu trữ và trao đổi từ nhà trường, doanh nghiệp cho đến các nhu cầu giải trí là rất lớn. Đặc biệt trong doanh nghiệp, nơi các tài liệu được lưu trữ, truy cập một cách liên tục và xuyên suốt với tần suất cao thì cần có một giải pháp tối ưu cho việc quản lý dữ liệu. Tận dụng sự phát triển của công nghệ, hãy cùng tìm hiểu cách quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả với Google Workspace, giải pháp an toàn, khả thi cho các doanh nghiệp hiện nay.

1. Rủi ro và bất cập khi quản lý tài liệu doanh nghiệp theo cách truyền thống

Từ khi máy tính ra đời, với sự phát triển của những bộ nhớ máy tính khổng lồ nhưng chỉ có thể lưu trữ những tài liệu kích thước rất nhỏ. Giờ đây, những bộ nhớ máy tính nằm gọn trong lòng bàn tay lại có thể lưu trữ cả một thư viện tài liệu. Tuy nhiên, công nghệ luôn phát triển không ngừng và những hệ thống lưu trữ lại trở nên lỗi thời, lạc hậu, tồn đọng những rủi ro, bất cập cho doanh nghiệp.

1.1. Đối với khách hàng chưa có phần mềm lưu trữ dữ liệu

Việc quản lý tài liệu doanh nghiệp hoạt động rất khác với cách chúng ta quản lý tài liệu cá nhân, đòi hỏi phải có phần mềm lưu trữ dữ liệu riêng biệt. Và khi không có phần mềm hỗ trợ, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn bởi:

Tài liệu của công ty đang lưu trữ không tập trung, hiện đang lưu trữ ở rất nhiều phần mềm, máy tính khác nhau ở công ty.

Lưu trữ chủ yếu trên email, nên khi cần phải truy cập email và bắt đầu tìm kiếm trong một loạt các tài liệu gửi và nhận qua từng năm. Đối với các hệ thống email thông thường thì chỉ cho phép lưu dữ liệu ở công ty hoặc chia sẻ lên Outlook. Điều này dẫn đến sự bất tiện do dữ liệu không đồng bộ dẫn đến việc không thể truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau.

Các cá nhân tự lưu trữ bằng tài khoản cá nhân dẫn đến trường hợp thất thoát khi nhân viên nghỉ việc hoặc bán dữ liệu ra bên ngoài.

Do lưu trữ cá nhân nên dễ dẫn đến trường hợp tài liệu bị tấn công bởi các mã độc hoặc virus và luôn tồn tại nguy cơ rò rỉ các thông tin ra bên ngoài.

1.2. Đối với các công ty có chia sẻ dữ liệu hệ thống chung

Một thực trạng là doanh nghiệp luôn có nhu cầu chia sẻ dữ liệu trong hệ thống lưu trữ chung. Khi bài toán về lưu trữ tài liệu chưa thể giải quyết ổn thỏa thì việc quản lý truy cập và sử dụng tài liệu một cách linh hoạt, tiện dụng là một vấn đề khó có thể đáp ứng. Áp dụng công nghệ không phù hợp khiến công cuộc đầu tư cho quản lý tài liệu doanh nghiệp lại trở nên kém hiệu quả khi:

Hệ thống phân quyền không đáp ứng được nhu cầu của từng phòng ban và cấp quản lý. Các quản lý chưa có quyền kiểm soát dữ liệu của nhân viên. Cấp lãnh đạo chưa có quyền quản trị dữ liệu toàn bộ các phòng ban và cấp quản lý. Chưa có thư mục gốc cho dữ liệu toàn bộ công ty.

Không có chức năng backup lại dữ liệu cho toàn bộ hệ thống lưu trữ của công ty cũng như cá nhân người dùng.

Hệ thống truy cập cơ sở dữ liệu không hỗ trợ truy cập ngoài công ty. Dẫn đến các nhu cầu làm việc ở mọi nơi, mọi thời điểm bị gián đoạn. Giải pháp cấp thiết là tài liệu cần được lưu trữ trên một hệ thống có thể truy cập và sử dụng bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu như tính năng của các nền tảng cloud.

Dữ liệu công bố sử dụng chưa qua bất cứ xét duyệt nào từ bên cấp quản lý. Khiến cho các luồng công việc tồn tại những lỗ hổng, quy trình làm việc trở nên rối loạn.

Nhân viên không thể kết nối và đồng bộ tài liệu với hệ thống chung do sử dụng không cùng một nền tảng với các phần mềm liên quan. Dẫn đến khả năng tích hợp các công cụ quản lý tài liệu kém hiệu quả.

2. Google Drive – Chìa khóa cho vấn đề quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả

Tuy nhiên, nhu cầu lưu trữ và truy cập tài liệu của con người là vô hạn nên sự tiến hóa của công cụ hỗ trợ được phát triển đến mức giờ đây, cả một hệ thống lưu trữ và trao đổi tài liệu phức tạp có thể đơn giản hóa trong một công cụ duy nhất. Và hơn thế nữa nó còn có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào.

Google cung cấp giải pháp document management này thông qua ứng dụng Google Drive có sẵn cho các bộ ứng dụng G Suite hay Workspace.

3. Tổng quan về Google Drive và gói cung cấp từ Google Workspace

Google Drive được xây dựng trên nền tảng Software as a Service, tích hợp trong bộ công cụ năng suất Google Workspace và nằm trong hệ sinh thái điện toán đám mây Google Cloud Platform nhằm hỗ trợ quản trị và cộng tác trong doanh nghiệp.

3.1. Tính năng Cơ bản của Google Drive

·       Upload

·       Download

·       Quản lý

·       Chia sẻ

Bộ ứng dụng văn phòng với những ứng dụng cơ bản là Google Docs, Sheets, Slides...Thêm vào đó, Google cũng cung cấp sẵn trang Marketplace để có thêm công cụ hỗ trợ.

Ở tùy chọn nâng cao cho doanh nghiệp, bộ công cụ Google Workspace với Google Drive còn sở hữu hàng loạt các tính năng như:

• Cloud Search để hỗ trợ tìm kiếm thông suốt giữa tất cả ứng dụng trong bộ sản phẩm (Gmail, Drive, …) (Đối với phiên bản Workspace Business Standard trở lên)
• Googe Drive File Stream để khách hàng tiện dụng hơn cho việc chỉnh sửa trên office offline và đồng bộ với Drive
• Công cụ Google Site để tạo ra một website chứa các đường link Drive hỗ trợ công việc

 Khả dụng: Google Drive có sẵn ở mọi phiên bản Google Workspace G Suite

 Tương thích Microsoft Office: Google cũng đã tương thích với các tài liệu từ Microsoft   (Word, Excel, Powerpoint, …) và có tính năng xem, chỉnh sửa ngay trên Google Drive.

3.2. Lợi ích từ Google Workspace khi có sự hỗ trợ của Shared Drive

Với phiên bản cao cấp hơn từ Workspace Business Standard ta còn có Shared Drive (bộ nhớ dùng chung) nhằm giúp mọi người cùng chia sẻ tài liệu vào một nơi duy nhất và quản lý tài liệu cùng nhau. Giờ đây, Shared Drive hỗ trợ người dùng doanh nghiệp một cách tối ưu và hiệu quả hơn trong công việc.

• Dễ dàng cho việc quản trị và phê duyệt dữ liệu.
• Dễ dàng cho việc phân loại dữ liệu.
• Dành cho toàn bộ các công ty ngành nghề.
• Cung cấp mẫu chung cho khách hàng hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu (Khảo sát yêu cầu, mô tả phòng ban, cấu trúc tổ chức, cây thư mục > Thiết kế > Xây dựng > Bàn giao).
• Cung cấp hướng dẫn sử dụng tổng quan về Drive.
• Cung cấp một vài Use Case có sẵn của Google về việc quản lý tài liệu.
• Cung cấp dịch vụ training cho khách hàng – giúp khách hàng nắm vững cách sử dụng các ứng dụng trong Workspace.
• Có sẵn mẫu Template Google Site phù hợp với mọi đối tượng khách hàng. Có thể khảo sát thêm và tùy chỉnh template sao cho phù hợp với khách hàng.

Bước vào quá trình chuyển đổi số, cần chuẩn bị thật kỹ lộ trình tích hợp các sản phẩm công nghệ với các tính năng vượt trội. Áp dụng công nghệ kịp thời, sở hữu nền tảng tốt và sự chuẩn bị hợp lý có thể giúp doanh nghiệp có được những bước tiến cần thiết trong việc làm chủ lĩnh vực mình kinh doanh. Quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả với Google Workspace là xu hướng lưu trữ và truy cập tài liệu trong thời đại mới.

-----------------------------------------------------------------------

Thông tin liên hệ cài đặt và hỗ trợ

 Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

📞 Hotline/Zalo: 0868 33 9999

🌍 Website: https://sadesign.vn