Hướng Dẫn Đồng Bộ Hóa Google Drive Với Máy Tính Chi Tiết Từ A-Z

Google Drive là một trong những nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến nhất, giúp người dùng truy cập và chia sẻ tài liệu từ mọi thiết bị có kết nối Internet. Tuy nhiên, thay vì phải mở trình duyệt và tải lên/tải xuống từng file, bạn hoàn toàn có thể đồng bộ Google Drive với máy tính để làm việc hiệu quả hơn. Vậy làm thế nào để đồng bộ Google Drive với máy tính? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Hướng dẫn cách đồng bộ Google Drive trên máy tính

Việc cài đặt và đồng bộ Google Drive trên máy tính tương đối đơn giản, người dùng không khó để thực hiện với các bước đơn giản sau:

1.1. Cách tải và cài đặt Google Drive trên máy tính

Để tải và cài đặt Google Drive trên máy tính, người dùng có thể thực hiện nhanh các thao tác sau:

Bước 1: Truy cập đường dẫn để tải Google Drive cho Windows hoặc Google Drive cho MacOS.

Bước 2: Tìm và mở file GoogleDriveSetup vừa tải về > sau đó click chọn Install để thiết lập và bắt đầu cài đặt Google Drive.

Bước 3: Click chọn Sign in with browser và chọn tài khoản Google mà mình muốn liên kết với Google Drive trên máy tính.

Bước 4: Tiếp tục nhấn chọn Sign in để đăng nhập. Khi đó, Google sẽ báo Success và hiển thị thông báo, người dùng lúc này chỉ cần nhấn Ok để hoàn tất quá trình cài đặt.

1.2. Tự động đồng bộ Google Drive trên máy tính

Chỉ với vài thao tác đơn giản, không khó để người dùng có thể thiết lập đồng bộ tự động Google Drive trên máy tính. Thao tác cụ thể như sau:

Bước 1: Khởi động Google Drive trên máy tính.

Bước 2: Tiến hành đăng nhập vào tài khoản Google Drive hiện có trên máy tính hoặc tài khoản mà người dùng cần đồng bộ dữ liệu với máy tính.

Bước 3: Tại tùy chọn Google Drive, hãy click thư mục mà người dùng muốn đồng bộ. Lưu ý, là người dùng có thể đồng bộ toàn bộ dữ liệu trong Drive hoặc chỉ sao lưu một số mục cần thiết tùy theo nhu cầu.

Bước 4: Sau khi đã tùy chọn được thư mục cần đồng bộ, hãy click chọn Next để hệ thống tiến hành sao chép dữ liệu từ Google Drive về máy. Lúc này, thời gian sao lưu sẽ tùy thuộc vào số lượng, kích thước các tệp tin, cũng như đường truyền Internet của người dùng.

Bước 5: Cuối cùng, người dùng chỉ cần truy cập và kiểm tra các file Google Drive đã đồng bộ trên máy tính là hoàn tất.

1.3. Cách kiểm tra các file đã đồng bộ Google Drive trên máy tính

Để kiểm tra các file trên Google Drive đã đồng bộ với máy tính hay chưa, người dùng có thể áp dụng 1 trong 2 cách sau:

1.3.1. Cách 1: Kiểm tra trên máy tính

Trường hợp người dùng muốn kiểm tra các file Google Drive đã đồng bộ trên máy tính, có thể dựa trên các dấu hiển thị sau:

• Dấu tích xanh: Các file đã đồng bộ hoàn tất
• Dấu mũi tên quay tròn: Các file đang trong quá trình đồng bộ
• Dấu chấm than đỏ: Lỗi đồng bộ ở các file

1.3.2. Cách 2: Kiểm tra trên trình duyệt

Cách kiểm tra các file Google Drive đã đồng bộ với máy tính trên trình duyệt cũng không quá phức tạp, người dùng chỉ cần truy cập mục Máy tính (Computer) nơi chứa các file đã đồng bộ với máy tính là được.

1.4. Dừng đồng bộ Google Drive trên máy tính

Trong quá trình đồng bộ Google Drive với máy tính, nếu người dùng không muốn đồng bộ, thì cũng có thể thao tác nhanh để dừng với 1 trong 2 cách sau:

1.4.1. Cách 1: Hủy liên kết tài khoản

Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Drive đang thực hiện đồng bộ.

Bước 2: Click chọn Preferences (Tùy chọn) > sau đó bỏ chọn Sync with Google Drive để dừng đồng bộ dữ liệu giữa Google Drive và máy tính.

Bước 3: Lúc này, giao diện sẽ xuất hiện một popup hiển thị, người dùng chỉ cần xác nhận đồng ý để tiến hành thực hiện việc ngừng đồng bộ.

Bước 4: Sau khi thiết lập hoàn tất, người dùng có thể xóa thư mục hoặc các tệp tin Google Drive còn lưu trên máy tính để sắp xếp và dọn sạch bộ nhớ.

1.4.2. Cách 2: Xóa ứng dụng Drive for Desktop

Bước 1: Tìm kiếm ứng dụng GG Drive trên máy tính > sau đó click chuột phải vào tên ứng dụng và chọn Uninstall (Gỡ cài đặt).

Bước 2: Màn hình lúc này sẽ hiển thị giao diện quản lý các ứng dụng. Để tiếp tục ngừng đồng bộ, người dùng hãy chọn mục Google Drive và click chuột phải để chọn Uninstall (Gỡ cài đặt).

Bước 3: Người dùng sẽ tiếp tục nhận được thông báo hiển thị. Nếu đồng ý ngừng đồng bộ và gỡ bỏ Drive, hãy click chọn Có.

Bước 4: Chờ đợi hệ thống thiết lập hoàn tất. Lúc này, Google Drive sau khi bị gỡ bỏ, người dùng sẽ không thể truy cập hay thực hiện chỉnh sửa bất kỳ tệp tin nào trong ứng dụng từ máy tính nữa.

2. Lợi ích của việc đồng bộ Google Drive trên máy tính

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây “tiện ích” của Google, cho phép người dùng có thể tải và thực hiện lưu trữ nhanh dữ liệu từ bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài ra, Google Drive còn cho phép đồng bộ hóa dữ liệu trên máy tính với nhiều lợi ích hấp dẫn như:

Sao lưu và cập nhật tự động

Khi thiết lập đồng bộ tự động Google Drive trên máy tính, điều này đồng nghĩa, tất cả những thay đổi người dùng thực hiện đều sẽ được hệ thống cập nhật và đồng bộ linh hoạt giữa hai nền tảng. Điều này giúp tối ưu cho việc cộng tác trực tuyến, hỗ trợ và làm việc nhóm hiệu quả mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào địa điểm.

Truy cập dữ liệu linh hoạt

Tất cả các dữ liệu đã được đồng bộ hóa trên máy tính, người dùng hoàn toàn có thể truy cập và thực hiện chỉnh sửa ngay cả khi không có kết nối Internet. Thao tác đơn giản, gọn nhẹ, giúp tạo nên sự kết nối liền mạch và linh hoạt để người dùng dễ dàng truy cập bất cứ tệp tin, dữ liệu và thông tin cá nhân nào mà mình cần.

Hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu

Sao lưu dữ liệu từ Google Drive về máy tính sẽ giúp người dùng tạo ra một bản sao trên ổ cứng, từ đó hỗ trợ phòng ngừa và tránh các sự cố mất mát dữ liệu. Các trường hợp như vô tình xóa tệp tin trên Drive, bị hacker tấn công, hoặc lỗi hệ thống,… cũng dễ dàng được ứng phó và xử lý kịp thời, tránh những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp, tổ chức.

Mở rộng không gian lưu trữ trên Drive

Khi thực hiện đồng bộ dữ liệu Drive trên máy tính, người dùng cũng có thể tiết kiệm tối ưu không gian lưu trữ trên Drive. Khi đó, việc upload và tải xuống các dữ liệu mới cũng dễ dàng được thực hiện mà không bị giới hạn, đảm bảo người dùng có thể làm việc hiệu quả và linh hoạt.

3. Khi nào thì nên đồng bộ Google Drive với máy tính?

Việc đồng bộ Google Drive với máy tính mang đến nhiều tiện ích tuyệt vời, đảm bảo tính linh hoạt, cũng như an toàn cho dữ liệu người dùng. Theo đó, việc này có thể được thực hiện và tiến hành đồng bộ trong các trường hợp cụ thể sau:

Khi cần sao lưu các tệp tin quan trọng

Với các doanh nghiệp lớn, công ty hoặc tổ chức thường xuyên phải làm việc với các dữ liệu, thì việc sao lưu và đồng bộ dữ liệu Google Drive vào bộ nhớ máy tính là một lựa chọn tốt để bảo vệ và tránh mất mát những dữ liệu quan trọng.

Khi thực hiện hoạt động truy cập ngoại tuyến

Các thiết lập sao lưu và đồng bộ dữ liệu Google Drive trên máy tính giúp người dùng có thể dễ dàng truy cập và thực hiện các chỉnh sửa trên tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không cần lo lắng về kết nối mạng.

Khi muốn lưu trữ dữ liệu dài hạn

Trường hợp bộ nhớ lưu trữ Drive giới hạn, nhưng có những dữ liệu người dùng lại muốn lưu trữ dài hạn, thì việc đồng bộ và sao lưu Google Drive trên máy tính được xem như giải pháp hoàn hảo để thay thế. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng giải phóng dung lượng bộ nhớ và chủ động hơn trong việc quản lý dữ liệu của cả cá nhân và doanh nghiệp.

Khi cần bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công mạng

Khi thực hiện sao lưu dữ liệu Google Drive trên máy tính, điều này cũng đồng nghĩa người dùng đang tạo thêm một bản sao thứ 2 trên bộ nhớ máy tính. Điều này có thể giúp họ giảm thiểu được những rủi ro khi bị đánh cắp hoặc thất thoát dữ liệu do tấn công an ninh mạng, đồng thời cũng dễ dàng ứng phó và xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra.

4. Một số lưu ý khi đồng bộ Google Drive với máy tính

Để quá trình đồng bộ Google Drive trên máy tính diễn ra suôn sẻ, người dùng cũng sẽ cần lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây:

Cập nhật và nâng cấp các giải pháp đồng bộ mới

Google liên tục cập nhật và nâng cấp các giải pháp đồng bộ mới để người dùng có thể linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp với nhu cầu. Ví dụ, nếu người dùng cần lưu trữ dữ liệu cho tổ chức, doanh nghiệp, thì có thể xem xét giải pháp đồng bộ mới Drive File Stream, cho phép truy cập và đồng bộ tất cả các tệp tin theo nhu cầu thực tế.

Chỉ nên đồng bộ những dữ liệu cần thiết

Người dùng có thể thực hiện đồng bộ tất cả các dữ liệu trên Google Drive với máy tính. Tuy nhiên, điều này còn phải phụ thuộc vào dung lượng ổ cứng máy tính. Do đó, tốt nhất là người dùng chỉ nên chọn lọc và thực hiện đồng bộ những dữ liệu thực sự cần thiết, không chỉ giúp tiết kiệm dung lượng ổ cứng, mà còn tăng tốc tối ưu khi đồng bộ hóa các tệp tin.

Tránh sự xung đột khi đồng bộ các tệp tin

Thường thì, trường hợp này sẽ xảy ra khi có quá nhiều người dùng thực hiện chỉnh sửa trên cùng một tệp tin lưu trữ ở Drive. Khi đó, Google Drive cũng sẽ liên tục cập nhật các phiên bản chỉnh sửa, điều này khiến cho việc đồng bộ giữa các tệp tin có thể xảy ra xung đột, đồng bộ không đồng nhất.

Việc đồng bộ Google Drive với máy tính giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả, làm việc nhanh chóng và bảo mật hơn. Chỉ với một vài bước đơn giản, bạn đã có thể truy cập, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu một cách linh hoạt và tiện lợi.