Google Workspace và Microsoft 365 có gì khác nhau?

Google Workspace và Microsoft 365 là những ứng dụng hỗ trợ công việc được dùng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Việc hiểu rõ về Google Workspace và Microsoft 365 là điều quan trọng để người dùng đưa ra được những quyết định chọn lựa nền tảng đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Theo dõi bài so sánh 2 ứng dụng này cùng SaDesign trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về Google Workspace và Office 365

1.1. Về Google Workspace

Google Workspace là nền tảng làm việc trực tuyến được phát triển bởi Google. Google Workspace sở hữu nhiều ứng dụng cộng tác đặc biệt hữu ích trong việc việc trao đổi công việc như: Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet,.... cùng nhiều ứng dụng khác.

Người dùng Google đều có thể truy cập vào Google Workspace của mình. Để sử dụng các tính năng nâng cao bạn có thể tham khảo thêm các gói như: Business, Enterprise, Essentials, Frontline.

Một trong những ưu điểm nổi bật của Google Workspace là có thể tích hợp mạnh mẽ với các dịch vụ khác của Google giúp việc quản lý thời gian và thu thập thông tin hiệu quả hơn.

Ví dụ bạn có thể đưa liên kết tệp từ Google Drive vào email trong Gmail để các làm việc được trên các tài liệu. Với tài liệu trong Google Docs bạn có thể thêm nhận xét hay thực hiện gắn thẻ người khác vào tệp của mình.

1.2. Về Office 365

Office 365 là bộ công cụ được phát triển bởi Microsoft với những ứng dụng vô cùng quen thuộc cho dân văn phòng như: Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Office 365 được tích hợp thêm nhiều tính năng cộng tác và đồng bộ hóa dữ liệu thông qua cloud.

Bạn có thể truy cập vào các ứng dụng Office 365 từ bất kỳ đâu chỉ cần được kết nối internet. Không chỉ thế Office 365 còn được tích hợp các công cụ quản lý và bảo mật mạnh mẽ cho các doanh nghiệp, điều này giúp đảm bảo an toàn cho tài liệu của người dùng.

Có thể thấy trong suốt thời gian qua, Microsoft luôn là lựa chọn hàng đầu của nhiều đơn vị, doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay Google Workspace được xem là giải pháp thay thế hoàn hảo cho Office 365 giúp tăng khả năng giao tiếp trong công việc.

Nếu bạn cần một công cụ chỉnh sửa tài liệu mạnh mẽ hay để quản lý email nâng cao thì có thể lựa chọn để sử dụng Microsoft Word hoặc Outlook.

2. So sánh chi tiết giữa Google Workspace và Office 365

2.1. Giống nhau

Google Workspace và Office 365 đều là những công cụ nhằm để hướng đến việc cải thiện quy trình làm việc và tăng khả năng cộng tác trong môi trường doanh nghiệp. 

Cả 2 nền tảng đều cung cấp những ứng dụng dành cho văn phòng như: Xử lý văn bản, bảng tính và trình bày. Nhờ đó mà người dùng có thể thực hiện tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng. 

Bên cạnh đó cả Google Workspace và Office 365 đều hỗ trợ người dùng trong việc lưu trữ đám mây, giúp việc truy cập tài liệu dễ dàng ở bất kỳ đâu. Hơn nữa, khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba cũng là ưu điểm vượt trội của Google Workspace và Office 365 giúp bạn có thể mở rộng tính năng và tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của mình.

2.2. Khác nhau giữa Google Workspace và Office 365

2.2.1. Tính năng chung

Google Workspace và Office 365 đều cung cấp cho người dùng những công cụ thiết yếu để sử dụng như:

• Email

• Khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu

• Công cụ văn phòng như: Docs, Sheets, Slides, Forms,... (Google Workspace) hay Word, Excel, PowerPoint,... (Microsoft 365).

• Công cụ cộng tác nhwL chat, gọi video, họp,...

Mỗi giải pháp sẽ sở hữu những tính năng và ưu điểm riêng, nếu như Google Workspace được đánh giá cao với sự đơn giản, trực quan cùng khả năng cộng tác theo thời gian thực, thì Microsoft 365 lại lại được đánh giá cao với những tính năng nâng cao, phù hợp với những người đã quen với bộ Office truyền thống.

2.2.2. Tính năng Email

Cả Office 365 và Google Workspace đều mang đến cho người dùng những tính năng email chuyên nghiệp. Với Office 365 bạn có thể kiểm soát lưu lượng email với Email Exchange và email Outlook cả trên web và thiết bị di động. Trong khi đó việc quản lý email trong Google Workspace được cung cấp bởi phần mềm Gmail.

Về giao diện, tính năng và khả năng quản trị thì Gmail có phần nhỉnh hơn Exchange. Nhưng Exchange lại chiếm ưu thế nhờ khả năng tương thích với Outlook.

Sau đây là so sánh chi tiết:

 

2.2.3. Tính năng lưu trữ & chia sẻ dữ liệu

Cả google workspace và Office 365 đều có khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. 

Nếu Google Workspace sử dụng Google Drive để lưu trữ tài liệu, thì Microsoft 365 sử dụng OneDrive để lưu trữ với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị.

Sau đây là so sánh chi tiết:

 

 

Với những so sánh trên đây có thể thấy Google Drive sở hữu khả năng chia sẻ, phân quyền và đồng bộ hóa dữ liệu mạnh mẽ. Còn OneDrive lại có ưu thế về dung lượng lưu trữ vô cùng lớn. 

2.2.4. Khả năng làm việc nhóm, cộng tác với File

Cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng làm việc nhóm và cộng tác với cách thức hoạt động khác nhau. Sau đây là sự khác nhau cơ bản giữa Docs của Workspace với Office Online của Microsoft 365:

 

 

Với bảng so sánh trên đây có thể thấy Google Docs sở hữu ưu thế về khả năng làm việc theo thời gian thực hơn, còn Online Office là ứng dụng quen thuộc hơn với người dùng khi đã quen với bộ Office truyền thống.

2.2.5. Tính năng chat, họp video, tương tác nhóm

Sau đây là sự khác biệt cơ bản về tính năng chat, họp video, tương tác nhóm của Hangouts Meet + Hangouts Chat của Google Workspace với Microsoft Teams của Microsoft 365:

 

 

2.2.6. Khả năng quản lý đối với quản trị viên

So sánh khả năng quản lý đối với quản trị viên đối với Google Workspace và Microsoft 365:

 

 

Mặc dù cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp cho Quản trị viên quyền kiểm soát nhưng với Microsoft 365 sẽ cần nhiều kiến thức hệ để giúp việc quản trị được hiệu quả.

2.2.7. Chi phí và giá cả

Google Workspace Business Starter hiện đang có mức giá như sau:

• Thị trường quốc tế: 06 USD/User/tháng  và 72USD/User/năm.

• Tại thị trường Việt Nam: 4,2 USD/User/tháng và 50,4 USD/User/năm. 

Mức giá Microsoft 365 Business Basic như sau:

• Ở thị trường quốc tế: 60 USD/User/năm 

• Thị trường Việt Nam: 30 USD/user/năm. 

Lưu ý: Cả Google Workspace và Microsoft 365 chỉ giảm phí cho 01 năm đầu tiên tại Việt Nam.

2.2.8. Khả năng mở rộng và nâng cấp

Về khả năng mở rộng trong gói cơ bản của Google Workspace và Microsoft 365 đều cho phép tối đa 300 users. Nếu như vượt định mức này bạn sẽ cần dùng phiên bản cao cấp để sử dụng.

Đối với khả năng nâng cấp phiên bản cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cho phép bạn nâng cấp lên phiên bản cao hơn. Hơn nữa cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cho phép người dùng kết hợp các loại phiên bản với nhau cực tiện dụng.

2.2.9. Hỗ trợ kỹ thuật

Cả Google và Microsoft đều hỗ trợ người dùng nhanh chóng với hơn 10 ngôn ngữ qua Email, Chat và điện thoại. Ngoài ra bạn còn có thể tự hỗ trợ với nguồn tài nguyên trợ giúp Online khi không liên hệ được với hãng. 

Lưu ý: Gói Workspace Business Starter, Google chỉ hỗ trợ 8h/5 ngày với các ngày từ thứ 2 đến Thứ 6.

 

Nhìn chung tài nguyên hỗ trợ của Google trực quan và phổ biến hơn so với tài nguyên của Microsoft. Đối với các gói nâng cao sẽ có quy định hỗ trợ tốt hơn từ hãng và đối tác của hãng.

2.2.10. Ứng dụng di động 

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều có các phần mềm để tạo tài liệu, bảng tính hay bản trình bày với các phiên bản dựa trên trình duyệt và các ứng dụng iOS và Android. 

Trong đó Microsoft 365 mang đến nhiều phiên bản phần mềm dành cho máy tính để bàn khi sử dụng các gói Business Standard và Business Premium.

2.2.11. Tình trạng bảo mật và quyền quản lý riêng tư 

Bảo mật luôn là vấn đề quan trọng, vì thế mà cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ nhằm bảo vệ tốt nhất các dữ liệu của người dùng. Cả 2 đều tuân thủ tiêu chuẩn và luật kinh doanh liên quan đến vấn đề xử lý dữ liệu nhạy cảm.

 

Google Workspace sử dụng mã hóa dữ liệu cùng nhiều biện pháp khác để bảo vệ tài liệu và thông tin của người dùng. Microsoft 365 lại sở hữu các tính năng bảo mật toàn diện như đa yếu tố xác thực và tính năng quản lý rủi ro.

Nhìn chung cả hai nhà cung cấp đều mang đến những giải pháp mã hóa đáng tin cậy.

2.2.12. Tích hợp AI

Khả năng tích hợp AI cũng là ưu điểm khi nói đến cả 2 nền tảng này. Google Workspace hiện đang phát triển các tính năng AI để hỗ trợ cho việc hoàn thiện khả năng tìm kiếm, phân tích dữ liệu, còn Microsoft 365 liên tục nâng cấp các tính năng AI trong các ứng dụng nhằm hỗ trợ người dùng tối ưu.

3. Giữa Google Workspace và Office 365: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp của bạn? 

Việc nên chọn Google Workspace hay Microsoft 365 sẽ dựa vào nhu cầu của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn chủ yếu làm việc trực tuyến và cần các công cụ cộng tác dễ sử dụng, Google Workspace có thể là lựa chọn tốt nhất.

Ngược lại, nếu bạn cần những ứng dụng văn phòng mạnh mẽ với tính năng offline tốt hơn và muốn có khả năng tùy chỉnh cao hơn, Microsoft 365 có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn.

Cụ thể Google Workspace sẽ là lựa chọn tốt nhất cho những doanh nghiệp chủ yếu làm việc trực tuyến. Google Workspace có khả năng cộng tác trực tiếp vượt trội hơn hẳn so với Microsoft 365. Bạn sẽ không cần mất quá nhiều thời gian cho việc thiết lập và sử dụng ứng dụng.

Ngược lại nếu bạn cần ứng dụng văn phòng với các chức năng mạnh mẽ và nâng cao thì Microsoft 365 là sự lựa chọn hoàn hảo. Mọi ứng dụng của Microsoft 365 đều hoạt động tốt hơn so với Google Workspace. Hơn nữa, Microsoft 365 cũng có khả năng cộng tác trực tiếp, chỉ là việc thực hiện sẽ mất nhiều thời gian và thao tác hơn. 

4. Giải pháp thay thế cho Google Workspace và Office 365

4.1. Samepage

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho Google Workspace và Office 365 thì Samepage chính là một trong những lựa chọn đáng để cân nhắc. Samepage là công cụ quản lý dự án và cộng tác trực tuyến, với phần mềm này người dùng có thể thực hiện làm việc nhóm một cách hiệu quả. 

Đây được xem là một trong những giải pháp lý tưởng dành cho những ai cần tổ chức công việc và tài liệu trực quan.

4.2. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange tiếp tục là giải pháp thay thế cho Google Workspace và Office 365 mà bạn có thể lựa chọn. Theo đó, Microsoft Exchange là dịch vụ email và lịch mạnh mẽ, được nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng hiện nay. 

Dịch vụ mang đến nhiều tính năng cũng như bảo mật và quản lý hiệu quả dành cho các tổ chức, doanh nghiệp.

4.3. ProtonMail

ProtonMail là ứng dụng tuyệt vời cho những ai tìm kiếm phần mềm riêng tư. ProtonMail sở hữu hệ thống mã hóa end-to-end, đảm bảo thông tin của người dùng được bảo mật tuyệt đối.

4.4. Zoho

Zoho là nền tảng văn phòng trực tuyến đa dạng sở hữu nhiều ứng dụng khác nhau giúp bạn quản lý công việc và tài chính hiệu quả. Phần mềm Zoho có mức giá vô cùng hợp lý cùng với đó là nhiều tính năng hữu ích, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hiện nay.

Có thể thấy giữa google workspace và microsoft 365 đều có những đặc điểm và tính năng riêng phù hợp với từng đối tượng người dùng. Việc lựa chọn nền tảng nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ của từng doanh nghiệp, hy vọng với những chia sẻ mà Sadesign mang đến trên đây đã cung cấp đủ thông tin để bạn chọn được công cụ phù nhất cho đơn vị của mình.