Cách giải phóng dung lượng Gmail nhanh chóng, lấy lại hàng GB bộ nhớ

Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay và phần lớn người dùng có thể sử dụng miễn phí mà không cần quá quan tâm đến dung lượng lưu trữ trong thời gian đầu. Tuy nhiên, khi sử dụng Gmail trong nhiều năm, cộng thêm Google Drive và Google Photos, bộ nhớ miễn phí có thể nhanh chóng bị thu hẹp.

Google cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho mỗi tài khoản. Con số này thoạt nhìn có vẻ khá lớn nếu người dùng chỉ sử dụng Gmail để gửi và nhận những email thông thường. Nhưng thực tế, dung lượng này được dùng chung cho nhiều dịch vụ của Google. Vì vậy, ảnh, video, tài liệu trên Google Drive hay các tệp đính kèm trong Gmail đều có thể góp phần khiến bộ nhớ ngày càng đầy.

Đáng chú ý, nhiều người chỉ bắt đầu quan tâm đến vấn đề này khi nhận được cảnh báo “dung lượng gần đầy”. Khi bộ nhớ đạt giới hạn, việc nhận email mới có thể bị ảnh hưởng, khiến người dùng lo lắng rằng mình sẽ bỏ lỡ những thư quan trọng.

Tin tốt là không nhất thiết phải mua thêm dung lượng ngay lập tức. Chỉ cần dành thời gian tìm kiếm và xóa những dữ liệu không còn cần thiết, người dùng hoàn toàn có thể giải phóng hàng GB bộ nhớ.

1. Vì sao Gmail nhanh đầy?

Nguyên nhân đầu tiên thường đến từ các tệp đính kèm trong email. Một email chỉ chứa vài dòng văn bản gần như không đáng kể về dung lượng, nhưng những email có ảnh độ phân giải cao, video, file PDF, bản trình chiếu hoặc tài liệu dung lượng lớn lại là câu chuyện hoàn toàn khác.

Vấn đề là các tệp này có thể tồn tại trong tài khoản rất lâu. Người dùng có thể đã quên chúng từ nhiều năm trước nhưng chúng vẫn tiếp tục chiếm dung lượng.

Không chỉ email nhận được mới gây ra vấn đề. Email đã gửi cũng có thể chứa những tệp đính kèm lớn. Đây là khu vực mà nhiều người thường bỏ qua khi dọn dẹp Gmail.

Ngoài ra, dung lượng tài khoản Google còn có thể bị sử dụng bởi Google Drive và Google Photos. Nếu người dùng thường xuyên sao lưu ảnh, video hoặc tải tài liệu lên Drive, 15 GB miễn phí sẽ nhanh chóng được sử dụng hết.

Do đó, muốn giải phóng dung lượng hiệu quả, không nên chỉ xóa vài email mới nhất trong hộp thư đến. Cần tìm đúng những dữ liệu có kích thước lớn và kiểm tra toàn bộ các khu vực đang sử dụng bộ nhớ.

2. Kiểm tra tổng dung lượng

Trước khi bắt đầu dọn dẹp, hãy kiểm tra xem tài khoản đang sử dụng bao nhiêu dung lượng.

Điều này giúp người dùng biết chính xác mình cần giải phóng bao nhiêu GB và có thể đánh giá hiệu quả sau khi hoàn thành.

Một trường hợp thực tế cho thấy người dùng có thể giảm mức sử dụng từ khoảng 75% xuống còn 64%, tương đương giải phóng khoảng 1,65 GB dữ liệu.

Nghe có vẻ không quá lớn, nhưng với tổng dung lượng miễn phí 15 GB, 1,65 GB là một khoảng trống đáng kể. Đây có thể là phần dung lượng đủ để người dùng tiếp tục sử dụng Gmail, Drive và Photos trong một khoảng thời gian dài hơn mà chưa cần mua thêm bộ nhớ.

Vì vậy, thay vì ngay lập tức nâng cấp dung lượng, hãy thử kiểm tra và dọn dẹp tài khoản trước.

3. Tìm email có tệp lớn

Đây là bước quan trọng nhất nếu mục tiêu là giải phóng nhiều dung lượng trong thời gian ngắn.

Gmail có hệ thống tìm kiếm rất hữu ích, cho phép người dùng lọc email dựa trên kích thước tệp. Thay vì kiểm tra từng email một cách thủ công, bạn có thể nhập câu lệnh tìm kiếm trực tiếp vào thanh tìm kiếm của Gmail.

Để tìm những email có dung lượng lớn hơn 2 MB, hãy nhập:

larger:2M

Sau đó nhấn Enter.

Gmail sẽ hiển thị những email có kích thước lớn hơn mức được chỉ định. Người dùng có thể kiểm tra từng email và xác định những thư nào không còn cần thiết.

Nếu muốn tìm những email lớn hơn 5 MB, sử dụng:

larger:5M

Nếu muốn tìm những email có kích thước lớn hơn 10 MB:

larger:10M

Cách này đặc biệt hữu ích bởi không cần phải lục lại hàng nghìn email theo thứ tự thời gian. Chỉ cần tập trung vào những thư chiếm nhiều dung lượng nhất.

Nếu tìm thấy một email có tệp đính kèm rất lớn nhưng nội dung thư vẫn quan trọng, người dùng có thể cân nhắc lưu tệp cần thiết ở một nơi khác trước khi xóa email.

4. Dọn hộp thư đã gửi

Một trong những sai lầm phổ biến khi dọn Gmail là chỉ tập trung vào Inbox.

Trên thực tế, thư mục Đã gửi (Sent) cũng có thể chứa rất nhiều email có tệp đính kèm lớn. Đây thường là những file mà người dùng từng gửi cho đồng nghiệp, khách hàng, bạn bè hoặc chính mình.

Hãy mở mục Đã gửi và bắt đầu kiểm tra những email có tệp đính kèm.

Để tìm nhanh email đã gửi có kích thước lớn hơn 2 MB, có thể sử dụng câu lệnh:

in:sent larger:2M

Để tìm email đã gửi lớn hơn 5 MB:

in:sent larger:5M

Hoặc:

in:sent larger:10M

Sau khi tìm kiếm, hãy xem xét từng email. Nếu nội dung không còn giá trị sử dụng và tệp đính kèm cũng không cần thiết, hãy xóa chúng.

Đây là một bước đơn giản nhưng có thể mang lại hiệu quả đáng kể, đặc biệt với những người thường xuyên gửi tài liệu, ảnh hoặc video qua Gmail.

5. Dọn thư quảng cáo

Sau nhiều năm sử dụng Gmail, hộp thư có thể chứa hàng nghìn email quảng cáo, khuyến mại và bản tin mà người dùng gần như không bao giờ mở.

Từng email riêng lẻ có thể không chiếm nhiều dung lượng. Tuy nhiên, khi số lượng lên tới hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn thư, tổng dung lượng vẫn có thể trở nên đáng kể.

Hãy kiểm tra các mục như Quảng cáo, Mạng xã hội, Nội dung cập nhật và Diễn đàn.

Nếu có những email không còn giá trị, hãy xóa chúng hàng loạt thay vì xử lý từng thư.

Người dùng cũng có thể tìm những email quảng cáo có tệp đính kèm lớn bằng cách kết hợp các điều kiện tìm kiếm.

Ví dụ:

category:promotions larger:2M

Câu lệnh này giúp tìm các email thuộc nhóm quảng cáo có kích thước lớn hơn 2 MB.

Đây là một trong những cách nhanh để loại bỏ những dữ liệu không cần thiết mà người dùng thường bỏ quên.

6. Kiểm tra Google Drive

Nếu Gmail vẫn chiếm dung lượng ít nhưng tài khoản Google lại báo gần đầy, nguyên nhân có thể nằm ở Google Drive.

Hãy mở Google Drive và kiểm tra những tệp có kích thước lớn. Video, file thiết kế, bản sao lưu, bản trình chiếu hoặc các tệp dự án cũ thường là những dữ liệu đáng chú ý.

Không ít người có thói quen tải tệp lên Drive để chia sẻ với người khác rồi quên xóa sau khi công việc hoàn thành.

Theo thời gian, những tệp này tích tụ và chiếm một lượng lớn bộ nhớ.

Hãy xem xét từng tệp và tự hỏi liệu chúng còn cần thiết hay không. Những dữ liệu quan trọng nên được giữ lại hoặc sao lưu ở nơi phù hợp. Những tệp đã hoàn thành từ lâu và không còn giá trị có thể được xóa để giải phóng dung lượng.

7. Kiểm tra Google Photos

Google Photos cũng là một nguyên nhân phổ biến khiến dung lượng tài khoản Google tăng nhanh.

Ảnh và video được sao lưu tự động có thể tích tụ qua nhiều tháng hoặc nhiều năm. Đặc biệt, những hình ảnh thử nghiệm, ảnh chụp màn hình, ảnh trùng lặp hoặc video không cần thiết có thể chiếm rất nhiều bộ nhớ.

Nếu không muốn Google Photos liên tục sử dụng dung lượng cho những nội dung không cần thiết, hãy kiểm tra lại thiết lập sao lưu tự động.

Người dùng nên thường xuyên xem xét thư viện ảnh và xóa những nội dung không còn giá trị. Có thể bắt đầu với ảnh chụp màn hình, ảnh mờ, ảnh trùng lặp hoặc video dung lượng lớn.

Việc kiểm tra Google Photos định kỳ sẽ giúp tránh tình trạng bộ nhớ tăng đột biến mà người dùng không nhận ra.

8. Xóa email không cần thiết

Sau khi lọc các email lớn, hãy chuyển sang những email cũ và không còn giá trị.

Có thể tìm email cũ bằng câu lệnh:

older_than:1y

Câu lệnh này giúp tìm những email đã tồn tại hơn một năm.

Nếu muốn tìm email cũ hơn hai năm:

older_than:2y

Hoặc ba năm:

older_than:3y

Tuy nhiên, không nên xóa hàng loạt mà không kiểm tra. Một số email cũ vẫn có thể chứa hóa đơn, thông tin tài khoản, hợp đồng hoặc những dữ liệu cần thiết.

Cách tốt nhất là kết hợp thời gian với kích thước.

Ví dụ:

older_than:1y larger:2M

Câu lệnh này giúp tập trung vào những email vừa cũ vừa chiếm nhiều dung lượng.

9. Dọn sạch Thùng rác

Đây là bước rất dễ bị bỏ quên.

Khi xóa email, dữ liệu không nhất thiết biến mất ngay lập tức mà thường được chuyển vào Thùng rác. Vì vậy, nếu đã xóa một lượng lớn email nhưng dung lượng chưa giảm như kỳ vọng, hãy kiểm tra khu vực này.

Sau khi chắc chắn rằng những email trong Thùng rác không còn cần thiết, hãy tiến hành xóa vĩnh viễn.

Tương tự, hãy kiểm tra các dữ liệu đã xóa trên Google Drive nếu cần thiết.

Đây là bước cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng để đảm bảo dung lượng đã được giải phóng thực sự.

10. Dọn Gmail theo định kỳ

Không nên đợi đến khi nhận được cảnh báo “dung lượng gần đầy” mới bắt đầu dọn dẹp.

Một cách đơn giản hơn là tạo thói quen kiểm tra Gmail định kỳ. Mỗi tháng hoặc vài tháng, hãy dành một khoảng thời gian ngắn để tìm email có tệp đính kèm lớn, dọn thư quảng cáo và kiểm tra các tệp cũ.

Có thể sử dụng những câu lệnh quen thuộc:

larger:2M

in:sent larger:2M

older_than:1y

older_than:1y larger:2M

Sau một thời gian, quá trình này sẽ trở thành một thói quen đơn giản và giúp tài khoản luôn có đủ không gian lưu trữ.

11. Quy trình dọn dẹp nhanh

Nếu muốn giải phóng dung lượng ngay hôm nay, hãy thực hiện theo đúng trình tự.

Đầu tiên, kiểm tra tổng dung lượng tài khoản để biết mức sử dụng hiện tại.

Tiếp theo, mở Gmail và tìm email lớn bằng:

larger:2M

Sau đó tăng mức lọc lên:

larger:5M

và:

larger:10M

Tiếp tục kiểm tra thư đã gửi bằng:

in:sent larger:2M

Sau đó dọn các email quảng cáo, mạng xã hội, cập nhật và diễn đàn không còn cần thiết.

Tiếp theo, mở Google Drive để xóa những tệp lớn không còn sử dụng. Kiểm tra Google Photos để loại bỏ ảnh, video hoặc nội dung sao lưu không cần thiết.

Cuối cùng, mở Thùng rác và xóa vĩnh viễn những dữ liệu không còn giá trị.

Sau khi hoàn thành, hãy làm mới trang và kiểm tra lại dung lượng.

12. Kết luận

15 GB dung lượng miễn phí của Google có thể đáp ứng tốt nhu cầu cơ bản, nhưng nếu sử dụng Gmail, Google Drive và Google Photos trong thời gian dài, bộ nhớ chắc chắn sẽ dần bị thu hẹp.

Nguyên nhân không chỉ đến từ email nhận được mà còn nằm ở email đã gửi, tệp đính kèm lớn, dữ liệu trên Drive và ảnh hoặc video được sao lưu tự động.

Điều quan trọng nhất là không nên chỉ xóa email một cách ngẫu nhiên. Hãy sử dụng công cụ tìm kiếm của Gmail để xác định chính xác những dữ liệu đang chiếm nhiều dung lượng nhất.

Đừng quên kiểm tra Google Drive, Google Photos và đặc biệt là Thùng rác sau khi dọn dẹp. Chỉ với một lần kiểm tra kỹ lưỡng, người dùng có thể giải phóng hàng trăm MB, thậm chí hàng GB dữ liệu.

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

 

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook