Acrobat Sign có gì đặc biệt khiến nhiều doanh nghiệp chuyển sang ký điện tử?

Acrobat Sign là giải pháp ký điện tử độc lập của Adobe dành cho doanh nghiệp, cung cấp khả năng ký không giới hạn số lượng người dùng, tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống doanh nghiệp phổ biến, đáp ứng các yêu cầu tuân thủ trong nhiều ngành nghề và hỗ trợ các tính năng nâng cao để đơn giản hóa toàn bộ quy trình làm việc. Với Acrobat Sign, doanh nghiệp không chỉ có thể thu thập chữ ký điện tử nhanh hơn mà còn quản lý tài liệu, theo dõi trạng thái giao dịch, tự động hóa quy trình và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, đối tác cũng như nhân viên nội bộ.

1. Giới thiệu về Acrobat Sign

Acrobat Sign là nền tảng ký điện tử giúp doanh nghiệp gửi, nhận và quản lý tài liệu cần chữ ký một cách trực tuyến. Thay vì phải xử lý các quy trình thủ công, người dùng có thể gửi tài liệu cần ký trực tiếp từ máy tính, điện thoại hoặc các ứng dụng doanh nghiệp đang sử dụng.

Giải pháp này được thiết kế đặc biệt cho các tổ chức có nhu cầu xử lý lượng lớn tài liệu như hợp đồng lao động, thỏa thuận kinh doanh, hồ sơ khách hàng, tài liệu pháp lý hoặc biểu mẫu nội bộ.

Một trong những điểm nổi bật của Acrobat Sign là khả năng hoạt động độc lập với hệ thống Acrobat thông thường, đồng thời cung cấp các tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp như quản lý người dùng, kiểm soát quyền truy cập, tích hợp với nền tảng CRM, ERP và các ứng dụng cộng tác phổ biến.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình ký điện tử liền mạch từ bước tạo tài liệu, gửi yêu cầu ký, theo dõi tiến trình cho đến lưu trữ hồ sơ hoàn chỉnh.

2. Tăng tốc quy trình làm việc với Acrobat và chữ ký điện tử

Acrobat kết hợp cùng tính năng eSignatures giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý tài liệu bằng cách đưa toàn bộ quy trình ký kết lên môi trường số.

2.1. Thu thập chữ ký nhanh chóng

Một trong những chức năng quan trọng nhất của Acrobat Sign là khả năng gửi tài liệu yêu cầu ký điện tử trực tiếp từ Acrobat trên mọi thiết bị, bao gồm máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại di động.

Người dùng chỉ cần mở tài liệu PDF cần ký, lựa chọn chức năng gửi yêu cầu chữ ký điện tử, nhập thông tin người nhận và thiết lập thứ tự ký nếu cần. Sau khi gửi, người nhận có thể truy cập tài liệu thông qua liên kết bảo mật và thực hiện ký trực tuyến mà không cần cài đặt thêm phần mềm.

Acrobat Sign còn hỗ trợ gửi một tài liệu đến nhiều người ký cùng lúc. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp cần xử lý hợp đồng có nhiều bên tham gia như hợp đồng mua bán, thỏa thuận dịch vụ hoặc hồ sơ nhân sự.

Mỗi người nhận sẽ nhận được phiên bản tài liệu được cá nhân hóa theo vai trò của họ, giúp giảm nhầm lẫn và đảm bảo quá trình ký diễn ra chính xác.

Với các gói Acrobat dành cho nhóm doanh nghiệp, người dùng có thể thu thập số lượng chữ ký điện tử không giới hạn, giúp doanh nghiệp mở rộng quy trình mà không gặp giới hạn về khối lượng giao dịch.

2.2. Sở hữu bộ công cụ PDF mạnh mẽ

Ngoài khả năng ký điện tử, Acrobat còn cung cấp đầy đủ các công cụ làm việc với PDF trên nhiều thiết bị.

Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi, ký và cộng tác trên tài liệu PDF trong cùng một nền tảng. Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào nhiều phần mềm riêng lẻ và tạo ra quy trình quản lý tài liệu thống nhất.

Doanh nghiệp có thể quản lý chữ ký, xử lý nội dung PDF và sắp xếp hồ sơ điện tử ngay trong một hệ thống duy nhất.

Đặc biệt, Acrobat Sign hỗ trợ tích hợp trực tiếp với các ứng dụng doanh nghiệp phổ biến như Microsoft Word, Microsoft Teams, Salesforce, Workday và nhiều nền tảng khác.

Điều này cho phép nhân viên gửi và ký tài liệu ngay trong môi trường làm việc quen thuộc mà không cần chuyển đổi qua nhiều ứng dụng khác nhau.

Ví dụ, nhân viên kinh doanh có thể gửi hợp đồng ký trực tiếp từ hệ thống CRM, bộ phận nhân sự có thể xử lý tài liệu tuyển dụng trong quy trình Workday, còn nhóm cộng tác có thể trao đổi và ký tài liệu ngay trong Microsoft Teams.

2.3. Nâng cao năng suất với trí tuệ nhân tạo AI

Sự kết hợp giữa Acrobat và AI giúp doanh nghiệp khai thác thông tin trong tài liệu nhanh hơn và đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

Với PDF Spaces cùng AI Assistant được tích hợp sẵn, người dùng có thể tóm tắt nội dung tài liệu, đặt câu hỏi và nhận các thông tin quan trọng mà không cần đọc toàn bộ hàng chục hoặc hàng trăm trang PDF.

AI có thể hỗ trợ chuẩn bị tài liệu nhanh hơn bằng cách biến đổi nội dung thành bản trình bày, sắp xếp tài liệu trong PDF Spaces hoặc tạo bản tóm tắt dạng âm thanh giống podcast để người dùng dễ dàng tiếp nhận thông tin.

Ngoài tài liệu PDF, hệ thống còn có khả năng phân tích thông tin từ các tệp Microsoft 365 và liên kết web, giúp người dùng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

Một điểm quan trọng là các câu trả lời của AI có thể được kiểm chứng thông qua trích dẫn chính xác, giúp người dùng dễ dàng xác minh nguồn thông tin trước khi đưa ra quyết định.

Doanh nghiệp cũng có thể chia sẻ tài liệu dưới dạng PDF Spaces có thương hiệu riêng, kết hợp trợ lý AI, bản tóm tắt điều hành và nội dung được tùy chỉnh để giúp các bên liên quan tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.

2.4. Theo dõi và quản lý tài liệu

Trong các giao dịch kinh doanh, khả năng kiểm soát tiến trình ký đóng vai trò rất quan trọng. Acrobat Sign cung cấp hệ thống theo dõi minh bạch giúp doanh nghiệp biết chính xác tài liệu đang ở trạng thái nào.

Người dùng có thể xem lịch sử hoạt động, kiểm tra nhật ký kiểm toán (audit trail) và theo dõi thời điểm tài liệu được gửi, mở, ký hoặc hoàn tất.

Khi tài liệu được ký xong, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động giúp người phụ trách nhanh chóng cập nhật tiến độ công việc.

Các tài liệu đã hoàn tất chữ ký có thể được lưu trữ trực tiếp trên Adobe Document Cloud hoặc đồng bộ với các dịch vụ lưu trữ phổ biến như Box, Dropbox, Google Drive và Microsoft OneDrive.

2.5. Điền biểu mẫu và ký nhanh chóng

Acrobat giúp người dùng ký tài liệu PDF nhanh chóng ngay trong ứng dụng mà không cần in ra giấy.

Người dùng có thể mở biểu mẫu, điền thông tin cần thiết, thêm chữ ký điện tử và hoàn tất tài liệu chỉ trong vài thao tác.

Sau khi ký xong, tài liệu có thể được chia sẻ bằng cách tạo liên kết trực tiếp và gửi cho những người cần truy cập.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp cần xử lý nhanh như xác nhận hợp đồng, biểu mẫu dịch vụ hoặc tài liệu nội bộ.

2.6. Tạo biểu mẫu điện tử

Doanh nghiệp có thể tạo các biểu mẫu có khả năng ký trực tuyến và đăng tải trực tiếp trên website để khách hàng dễ dàng điền thông tin và hoàn tất thỏa thuận.

Acrobat Sign hỗ trợ tự động thêm trường chữ ký, trường thông tin doanh nghiệp hoặc người dùng có thể tự tạo các trường tùy chỉnh phù hợp với từng loại biểu mẫu.

Ngoài ra, hệ thống có thể chuyển đổi các tài liệu Microsoft Word, Excel hoặc biểu mẫu được quét thành biểu mẫu PDF có thể ký điện tử.

Đối với những biểu mẫu thường xuyên sử dụng, doanh nghiệp có thể tạo mẫu (template), quản lý tập trung và chia sẻ trong toàn tổ chức thông qua gói Acrobat dành cho nhóm.

2.7. Thêm thương hiệu tùy chỉnh

Acrobat Sign cho phép doanh nghiệp cá nhân hóa trải nghiệm ký điện tử bằng cách thêm logo, khẩu hiệu và thông điệp chào mừng vào email yêu cầu chữ ký.

Ngoài email, trang xác nhận sau khi ký cũng có thể được tùy chỉnh theo nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Việc duy trì hình ảnh thương hiệu trong toàn bộ quy trình ký giúp tăng mức độ chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng cho khách hàng, đối tác.

3. Quản lý giấy phép dễ dàng ở cấp tổ chức

Đối với doanh nghiệp vừa và lớn, việc quản lý tài khoản và giấy phép sử dụng là một yếu tố quan trọng.

Acrobat cung cấp công cụ quản trị tập trung giúp quản trị viên có thể phân bổ, thay đổi hoặc thu hồi giấy phép cho nhân viên thông qua Admin Console.

Thay vì quản lý từng tài khoản riêng lẻ, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ người dùng từ một giao diện duy nhất.

Khi nhân sự thay đổi vị trí hoặc có nhân viên mới tham gia, quản trị viên có thể nhanh chóng gán lại giấy phép để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Bên cạnh đó, hệ thống thanh toán được đơn giản hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng dự đoán ngân sách, kiểm soát chi phí và lập kế hoạch sử dụng dài hạn.

Với khả năng ký điện tử mạnh mẽ, tích hợp linh hoạt, hỗ trợ AI và quản lý tập trung, Acrobat Sign trở thành giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp muốn hiện đại hóa quy trình làm việc.

Trong bối cảnh tốc độ xử lý và bảo mật tài liệu ngày càng quan trọng, việc chuyển đổi từ quy trình ký truyền thống sang ký điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo nền tảng vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

 

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook