7 thủ thuật Notion giúp bạn sắp xếp công việc và cuộc sống hiệu quả hơn

1. Tự động hóa công việc lặp lại bằng nút bấm

Nếu có một thao tác bạn phải làm đi làm lại nhiều lần, chẳng hạn chèn một bộ tiêu đề quen thuộc, điền thông tin vào biểu mẫu hay chỉnh sửa trạng thái của một trang, hãy giao việc đó cho một chiếc nút. Cách tạo rất đơn giản. Bạn di chuột đến vị trí muốn đặt nút, nhấp vào biểu tượng dấu cộng, sau đó chọn Button. Notion sẽ yêu cầu bạn đặt tên và chọn biểu tượng cho nút, rồi dẫn bạn đến phần thiết lập chuỗi hành động sẽ chạy mỗi khi nút được nhấn.

Sức mạnh của nút bấm nằm ở số lượng hành động bạn có thể kết hợp. Bạn có thể chèn các khối nội dung như văn bản, danh sách hay mục thu gọn vào phía trên hoặc phía dưới nút, hoặc ở đầu hay cuối trang. Bạn cũng có thể mở một trang hay liên kết cụ thể, gửi thông báo đến các thành viên trong không gian làm việc, và thêm tùy chọn hiển thị hộp xác nhận để tránh bấm nhầm khi nút thực hiện những thay đổi quan trọng.

Với cơ sở dữ liệu, Notion còn cung cấp nút dạng thuộc tính. Loại nút này có thể chỉnh sửa thuộc tính của trang hiện tại, tạo trang mới trong một cơ sở dữ liệu khác, cập nhật hàng loạt trang, hoặc gửi email thông qua tài khoản Gmail đã liên kết. Ví dụ, bạn có thể tạo nút Hoàn thành để đổi trạng thái công việc, gán ngày hoàn tất và thông báo cho người phụ trách chỉ bằng một lần nhấp. Lưu ý rằng nút bấm khả dụng ở mọi gói dịch vụ, nhưng một số hành động nâng cao chỉ dành cho gói trả phí. Người có quyền chỉnh sửa mới có thể tạo và sửa nút, còn những người có quyền thấp hơn vẫn có thể nhấn nút nếu được cấp quyền phù hợp.

Lời khuyên là hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và lặp lại thường xuyên nhất trong tuần. Khi đã quen, bạn sẽ nhận ra phần lớn thao tác thủ công trong quy trình của mình đều có thể rút gọn thành một cú nhấp chuột.

2. Cá nhân hóa không gian làm việc với biểu tượng và emoji riêng

Biểu tượng và emoji xuất hiện ở khắp nơi trong Notion, từ từng công việc nhỏ cho đến cả một trang lớn. Kho biểu tượng mặc định đã khá phong phú, nhưng nếu muốn không gian làm việc mang dấu ấn riêng, bạn hoàn toàn có thể tải lên hình ảnh của chính mình. Ở bất kỳ nơi nào cho phép chọn biểu tượng hoặc emoji, hãy mở thẻ Upload và chọn tệp từ thiết bị. Bạn có thể đặt một bức ảnh thu nhỏ của thú cưng cạnh những đầu việc liên quan đến chúng, dùng logo của khách hàng cho từng trang dự án, hoặc thiết kế một bộ biểu tượng đồng bộ về màu sắc cho toàn bộ hệ thống ghi chú.

Khi tải một hình mới lên, Notion sẽ cho phép bạn đặt tên và đưa hình đó vào danh sách dùng chung trong toàn bộ không gian làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích khi nhiều người cùng sử dụng một bộ biểu tượng, giúp đội nhóm nhận diện nhanh từng loại trang hay từng trạng thái công việc. Để quản lý các hình đã tải lên, bạn vào Settings ở thanh bên trái, sau đó chọn mục Emoji, nơi bạn có thể xem, đổi tên hoặc xóa những biểu tượng không còn dùng đến.

Để có kết quả đẹp mắt, hãy ưu tiên những hình ảnh đơn giản, nền trong suốt và có độ tương phản tốt, vì biểu tượng thường được hiển thị ở kích thước rất nhỏ. Những chi tiết phức tạp sẽ trở nên khó nhìn khi thu nhỏ. Một bộ biểu tượng nhất quán không chỉ làm không gian làm việc dễ nhìn hơn mà còn giúp bạn định hướng nhanh hơn khi phải di chuyển giữa hàng chục trang mỗi ngày.

3. Gắn thẻ mọi thứ bằng dấu @

Ở bất kỳ đâu trong Notion, chỉ cần gõ ký tự @ là bạn đã mở ra một menu với nhiều lựa chọn hữu ích. Tương tự việc gắn thẻ bạn bè trên mạng xã hội, bạn có thể nhắc đến các trang, thành viên và ngày tháng ngay trong nội dung đang viết. Khi bạn nhắc đến một trang, Notion tạo ra liên kết hai chiều, nghĩa là trang được nhắc đến cũng ghi nhận nơi nó đã được liên kết. Nhờ vậy, mạng lưới ghi chú của bạn dần hình thành một cấu trúc có thể điều hướng dễ dàng, thay vì những trang rời rạc.

Việc nhắc đến thành viên cũng mang lại lợi ích thiết thực. Người được gắn thẻ sẽ nhận thông báo, giúp mọi trao đổi liên quan đến công việc diễn ra ngay trong trang thay vì phải chuyển sang một công cụ nhắn tin khác. Với ngày tháng, bạn có thể gõ @ rồi chọn hôm nay, ngày mai hoặc một ngày cụ thể để đánh dấu hạn chót hay cuộc họp ngay trong dòng văn bản.

Tính năng đáng giá nhất có lẽ là nhắc việc. Bạn chỉ cần gõ @remind, theo sau là mốc thời gian như January 3 hoặc tomorrow, Notion sẽ gửi cảnh báo đúng vào thời điểm bạn chọn. Đây là cách rất nhanh để biến một ghi chú thành lời nhắc mà không cần mở ứng dụng nhắc việc riêng. Ngoài ra, bạn có thể gõ hai dấu ngoặc vuông mở để liên kết nhanh đến một trang, hoặc dấu cộng để tạo trang mới ngay tại chỗ, đây đều là những cách nối các mảnh thông tin lại với nhau mà không làm gián đoạn mạch viết.

4. Khởi đầu nhanh chóng với các mẫu có sẵn

Đối với người mới, bắt đầu từ một trang trắng đôi khi là thử thách. Các mẫu của Notion giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp sẵn cấu trúc hoàn chỉnh, đồng thời cho bạn thấy ứng dụng có thể làm được những gì. Chọn Templates ở bảng điều hướng bên trái, bạn sẽ thấy các danh mục đa dạng, từ xây dựng website cho đến soạn đề xuất và thuyết trình, hoặc bạn có thể dùng thanh tìm kiếm để tìm đúng nhu cầu cụ thể. Thư viện mẫu hiện có hơn mười nghìn lựa chọn, bao gồm quản lý dự án, theo dõi thói quen, lập kế hoạch tài chính, ghi chép học tập và nhiều chủ đề khác.

Một số mẫu có kèm giá, nhưng bạn sẽ tìm thấy rất nhiều mẫu miễn phí. Nhấp vào từng mẫu để xem mô tả chi tiết và đánh giá từ những người đã sử dụng, từ đó đoán được mẫu có thực sự phù hợp hay không trước khi quyết định. Khi đã chọn được mẫu ưng ý, hãy nhấn Add để nhập vào tài khoản của bạn. Vì đây là mẫu, bạn được tự do chỉnh sửa theo ý mình, đổi tên cột, xóa phần không cần và thêm các thuộc tính phù hợp với cách làm việc riêng.

Khi đã thành thạo, bạn có thể tự tạo mẫu cho công việc lặp lại. Trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể thiết lập mẫu cho từng loại trang mới, chẳng hạn biên bản họp, báo cáo tuần hay hồ sơ khách hàng. Kết hợp với nút bấm đã nhắc ở phần đầu, bạn có thể tạo ra một trang mới đầy đủ cấu trúc chỉ với một cú nhấp chuột.

5. Làm chủ phím tắt để tiết kiệm thời gian

Phím tắt là mẹo năng suất hiệu quả nhất, bởi chúng giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Notion cung cấp danh sách phím tắt đầy đủ trong trung tâm trợ giúp, và bạn cũng có thể mở nhanh bảng tra cứu ngay trong ứng dụng. Trên Windows, hãy dùng phím Ctrl, còn trên máy Mac là phím Cmd.

Một vài tổ hợp đáng nhớ trước tiên gồm Ctrl hoặc Cmd cộng N để tạo trang mới, Ctrl hoặc Cmd cộng F để tìm kiếm trong trang đang mở, Ctrl hoặc Cmd cộng Shift cộng L để chuyển giữa chế độ sáng và tối, và Ctrl hoặc Cmd cộng P để chuyển nhanh đến một trang bất kỳ. Nếu cần tạo một khối văn bản mới, bạn có thể dùng tổ hợp Ctrl hoặc Cmd cộng Shift hoặc Option cộng 0. Phím Esc giúp chọn cả khối bạn đang đứng, từ đó bạn có thể di chuyển, nhân bản hay xóa khối một cách thuận tiện.

Bên cạnh phím tắt truyền thống còn có lệnh gạch chéo. Gõ dấu gạch chéo ở bất kỳ dòng nào, bạn sẽ thấy menu chứa mọi loại khối, từ tiêu đề, danh sách việc cần làm cho tới bảng, mục lục hay công thức toán. Chẳng hạn, gõ /image sẽ mở công cụ chèn hình ảnh ngay trong trang. Notion cũng hỗ trợ cú pháp Markdown, vì vậy bạn chỉ cần đặt hai dấu sao quanh chữ để in đậm hoặc một dấu sao để in nghiêng mà không phải rời bàn phím.

Đừng cố học thuộc tất cả cùng một lúc. Hãy chọn năm đến mười thao tác bạn dùng nhiều nhất, luyện tập trong một tuần, rồi bổ sung dần. Sau một thời gian, bạn sẽ thấy tốc độ làm việc tăng lên rõ rệt mà không cần nỗ lực quá nhiều.

6. Đưa công thức vào cơ sở dữ liệu của riêng bạn

Nếu bạn không phải người yêu thích toán học hay bảng tính, ý nghĩ về công thức trong Notion có thể khiến bạn e ngại. Thực tế, công thức không khó sử dụng, rất hữu ích và Notion cung cấp nhiều hướng dẫn ngay trong ứng dụng khi bạn gặp khó khăn. Chỉ cần làm quen với chúng, bạn sẽ nhận thấy các trang của mình có thể làm được nhiều việc hơn rất nhiều.

Để tạo công thức, bạn thêm một thuộc tính kiểu Formula vào cơ sở dữ liệu rồi nhập biểu thức vào ô soạn thảo. Công thức giúp bạn tính ra ngày hạn chót, hiển thị phần trăm tiến độ, hoặc định dạng dựa trên dữ liệu khác, ví dụ những công việc đến hạn trong bảy ngày tới sẽ được tô màu đỏ và gắn nhãn ưu tiên cao. Hãy thử hai ví dụ cơ bản sau, một để theo dõi tiến độ đọc sách và một để cảnh báo quá hạn.

 round(prop("Số trang đã đọc") / prop("Tổng số trang") * 100)

 if(prop("Hạn chót") < now(), "Quá hạn", "Đúng tiến độ")

Phiên bản công thức mới của Notion mang đến nhiều cải tiến đáng kể. Trình soạn thảo cho phép viết nhiều dòng, có chú thích và làm nổi bật lỗi ngay khi bạn gõ, nhờ đó việc sửa cú pháp dễ dàng hơn. Công thức giờ đây có thể trả về nhiều kiểu dữ liệu phong phú như ngày tháng, người dùng, trang và danh sách, thay vì chỉ văn bản, số hoặc ô đánh dấu. Bạn cũng có thể tạo biến cục bộ bằng hàm let, giúp tránh lặp lại một phép tính nhiều lần và làm công thức gọn gàng hơn. Nếu vẫn thấy khó, Notion AI có thể hỗ trợ viết, sửa và giải thích công thức, bạn chỉ cần mô tả điều muốn đạt được bằng ngôn ngữ thông thường.

7. Giữ nội dung đồng bộ giữa nhiều trang với khối đồng bộ

Có những lúc cùng một thông tin cần xuất hiện ở nhiều trang, chẳng hạn sứ mệnh của đội nhóm trong tài liệu hướng dẫn và biên bản họp, thông tin liên hệ trong các trang dự án, hoặc phần chân trang chung của cả không gian làm việc. Sao chép thủ công khiến bạn phải cập nhật từng nơi mỗi khi có thay đổi, và rất dễ bỏ sót. Khối đồng bộ sinh ra để giải quyết đúng vấn đề này.

Cách làm khá đơn giản. Bạn chọn các khối nội dung gốc, nhấn Ctrl hoặc Cmd cộng C để sao chép, rồi chuyển đến vị trí khác và nhấn Ctrl hoặc Cmd cộng V. Ở cửa sổ nhỏ hiện ra, hãy chọn Paste and sync để các bản sao luôn khớp với bản gốc. Ngoài ra, bạn có thể chọn khối, mở menu bên cạnh và chuyển thành Synced block, hoặc gõ /syncedblock để tạo một khối đồng bộ từ đầu. Bất kỳ chỉnh sửa nào ở một nơi sẽ lập tức xuất hiện ở mọi nơi còn lại theo thời gian thực.

Khi khối được đồng bộ, bạn sẽ thấy một viền đỏ bao quanh để dễ nhận biết, cùng dòng thông báo cho biết nội dung đang được chỉnh ở bao nhiêu trang khác. Từ đó bạn có thể điều hướng đến từng trang liên quan, và trang chứa bản gốc luôn được đánh dấu ORIGINAL. Nếu muốn một bản sao trở nên độc lập, hãy chọn Unsync. Còn nếu muốn tách tất cả bản sao, hãy vào bản gốc và chọn Unsync all.

Có hai lưu ý quan trọng. Thứ nhất, người xem muốn thấy nội dung của khối đồng bộ cần có quyền truy cập trang chứa bản gốc, và muốn chỉnh sửa bản sao thì phải có quyền chỉnh sửa bản gốc, nên hãy cấp quyền phù hợp từ đầu. Thứ hai, nếu một khối có hơn mười bản sao, việc xóa bản gốc hoặc dùng Unsync all sẽ xóa luôn toàn bộ các bản sao và không thể hoàn tác. Trong trường hợp đó, hãy tách từng bản sao một thay vì xóa bản gốc.

Lời kết

Bảy thủ thuật trên không đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật cao, nhưng khi kết hợp với nhau chúng có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn sử dụng Notion. Nút bấm và công thức giúp bạn tự động hóa, mẫu và khối đồng bộ giúp bạn tái sử dụng nội dung, thẻ @ và phím tắt giúp thao tác nhanh và liền mạch, còn biểu tượng riêng mang lại cảm giác thân thuộc cho không gian làm việc của bạn. Hãy bắt đầu từ một hoặc hai mẹo phù hợp nhất với thói quen hiện tại, áp dụng đều đặn trong một tuần, rồi mở rộng dần. Chỉ sau một thời gian ngắn, Notion sẽ không còn là nơi lưu ghi chú đơn thuần mà trở thành một trợ lý thực thụ trong công việc và cuộc sống hằng ngày.

Công Ty TNHH Phần Mềm SADESIGN

Mã số thuế: 0110083217

Liên Hệ Zalo

Liên Hệ Hotline

Liên Hệ Facebook