5 nguyên tắc vàng đỉnh cao để sử dụng Zoom Meeting an toàn, không bị rò rỉ thông tin

Sử dụng Zoom Meeting an toàn không chỉ là trách nhiệm cá nhân mà còn là trách nhiệm chung của tất cả thành viên trong cuộc họp. Áp dụng 5 nguyên tắc vàng không chỉ giúp bạn bảo vệ thông tin cá nhân mà còn đảm bảo an toàn cho những người tham gia khác, giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu hoặc bị tấn công mạng. An toàn thông tin không chỉ phụ thuộc vào công cụ mà còn từ cách bạn sử dụng chúng. Làm chủ Zoom một cách thông minh và có trách nhiệm sẽ mang lại sự an tâm và hiệu quả cho mỗi cuộc họp trực tuyến. Hãy luôn cảnh giác và thực hiện các biện pháp bảo mật vì một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc họp.

Mua tài khoản Zoom Pro chính hãng 

1.Nguyên tắc 1: Sử dụng mật khẩu và tính năng Waiting Room

1.1. Tạo mật khẩu bảo vệ phòng họp

Nguyên tắc đầu tiên, và cũng là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất, là thiết lập mật khẩu cho mọi cuộc họp. Điều này bảo vệ bạn khỏi những người không mong muốn tham gia vào cuộc họp của bạn. Bất kể là cuộc họp cá nhân hay hội nghị quy mô lớn, việc bảo vệ bằng mật khẩu sẽ tạo thành một lớp chắn đầu tiên, ngăn chặn sự truy cập trái phép.

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc trình duyệt, nhấp vào mục New Meeting.

Bước 2: Trỏ vào phần ID Meeting (10 chữ số) và chọn PMI Settings.

Bước 3: Nhập mật khẩu

Bạn nhập mật khẩu mà bạn muốn đặt (tối thiểu 6 ký tự). Hãy sử dụng mật khẩu phức tạp, bao gồm chữ cái, số và ký tự đặc biệt để tăng độ an toàn.

1.2. Sử dụng tính năng Waiting Room

Tính năng Waiting Room (Phòng chờ) giúp tăng cường bảo mật bằng cách kiểm soát người tham gia trước khi vào phòng họp. Để kích hoạt và sử dụng tính năng này, làm theo các bước sau:

Bước 1, Bước 2, bạn tiến hành thực hiện tương tự giống ở mục 1.1.

Bước 3: Nhấp vào mục Cài đặt -> Bảo mật

Bước 4: Bật tính năng Phòng chờ

Sau khi bạn đã thiết lập xong tính năng Phòng chờ, khi tổ chức cuộc họp, bất kỳ ai tham gia sẽ được đưa vào phòng chờ. Người tổ chức (host) sẽ nhận thông báo và kiểm tra danh sách người đang chờ. Bạn có thể Nhấp Admit (Chấp nhận) để cho phép người tham gia vào phòng họp hoặc Remove để từ chối nếu không nhận diện được họ.

2. Nguyên tắc 2: Cập nhật phần mềm Zoom thường xuyên

Tại sao phải cập nhật zoom?- Cập nhật Zoom thường xuyên là bước quan trọng để đảm bảo an toàn và tối ưu trải nghiệm sử dụng. Các phiên bản mới của Zoom thường bao gồm các bản vá bảo mật, giúp khắc phục lỗ hổng trong các phiên bản cũ, từ đó bảo vệ người dùng khỏi nguy cơ tấn công mạng hoặc rò rỉ thông tin.

Hướng dẫn cập nhật Zoom trên các nền tảng:

• Bước 1: Mở ứng dụng Zoom.
• Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Profile (hồ sơ) ở góc trên bên phải.
• Bước 3: Chọn Check for Updates (Kiểm tra cập nhật).
• Bước 4: Nếu có phiên bản mới, Zoom sẽ tự động tải và cài đặt.

3. Nguyên tắc 3: Kiểm soát quyền chia sẻ màn hình

3.1. Chỉ cho phép host chia sẻ màn hình

Để bảo mật và kiểm soát tốt hơn trong các cuộc họp, bạn nên giới hạn quyền chia sẻ màn hình chỉ dành cho host. Điều này giúp tránh tình trạng chia sẻ nội dung không mong muốn từ những người tham gia khác.

Bước 1: Khi đang trong cuộc họp Zoom, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Share Screen (Chia sẻ màn hình) ở thanh công cụ dưới cùng.

Bước 2: Chọn Advanced Sharing Options (Tùy chọn chia sẻ nâng cao).

Bước 3: Trong mục Who can share? (Ai có thể chia sẻ?), chọn Host Only (Chỉ host).

3.2. Tắt tính năng chia sẻ cho tất cả người tham gia

Zoom Bombing xảy ra khi những kẻ không mời xâm nhập vào cuộc họp và chia sẻ nội dung không phù hợp. Để ngăn chặn, bạn có thể cấu hình bảo mật trong phần Security. Khi đang trong cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Security trên thanh công cụ dưới cùng. Tại đây, bạn có thể cấu hình:

• Enable Waiting Room: Kích hoạt phòng chờ để kiểm tra danh tính người tham gia trước khi vào phòng.
• Lock Meeting: Khóa cuộc họp để ngăn người mới tham gia.
• Remove Participants: Xóa ngay những người gây rối khỏi phòng họp.
• Tắt các quyền như Share Screen, Chat, hoặc Rename Themselves cho người tham gia.

4. Nguyên tắc 4: Kiểm tra và giới hạn quyền truy cập camera và micro

Để đảm bảo Zoom hoạt động mượt mà và an toàn, bạn cần cấp quyền truy cập hợp lý:

• Trên Windows: Vào Settings > Privacy > Camera/Microphone, bật quyền truy cập cho ứng dụng Zoom.
• Trên Mac: Vào System Preferences > Security & Privacy > Camera/Microphone, cấp quyền cho Zoom trong tab Privacy.

Tắt camera/micro khi không cần thiết

Trong cuộc họp Zoom, bạn có thể dễ dàng tắt camera/micro bằng cách nhấp vào biểu tượng Stop Video hoặc Mute trên thanh công cụ. Điều này giúp ngăn người khác theo dõi khi bạn không sử dụng.

Ngăn ứng dụng khác sử dụng camera và micro

• Trên Windows: Mở Task Manager, kiểm tra và đóng các ứng dụng khác như Skype, Teams.
• Trên Mac: Mở Activity Monitor, tìm và thoát các ứng dụng đang chạy nền.

5. Nguyên tắc 5: Bảo vệ thông tin cá nhân khi tham gia họp

5.1. Sử dụng tên hiển thị phù hợp

Khi tham gia họp trực tuyến trên Zoom, việc sử dụng tên hiển thị phù hợp là một cách đơn giản nhưng quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân. Bạn nên tránh sử dụng tên thật hoặc thông tin nhạy cảm như chức vụ, địa chỉ email hay các chi tiết khác có thể bị lạm dụng. Việc sử dụng một tên hiển thị chung hoặc biệt danh phù hợp không chỉ giúp bạn bảo mật thông tin mà còn tránh bị nhắm mục tiêu bởi những kẻ xấu trong các cuộc họp trực tuyến công khai. Đây là bước đơn giản nhưng cần thiết để giữ an toàn khi sử dụng Zoom.

Để thay đổi tên hiển thị, hãy thực hiện các bước sau:

• Mở ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc điện thoại, vào mục Settings > Profile.
• Nhấp vào tùy chọn Edit My Profile, sau đó nhập tên hiển thị mới mà bạn muốn sử dụng.
• Nhấn Save để lưu lại thay đổi.

5.2. Tránh bật chia sẻ tệp hoặc chat không cần thiết

Việc chia sẻ tệp hoặc sử dụng tính năng trò chuyện (chat) trong các cuộc họp Zoom có thể tiềm ẩn rủi ro bảo mật, đặc biệt nếu tệp hoặc liên kết đến từ nguồn không đáng tin cậy. Điều này có thể tạo cơ hội cho kẻ xấu lợi dụng để phát tán virus, phần mềm độc hại hoặc thu thập thông tin cá nhân. Trong quá trình họp, bạn nên chỉ bật tính năng chat khi thật sự cần thiết và hạn chế nhấp vào các liên kết hoặc tải xuống tệp từ nguồn không rõ ràng.

Để kiểm soát việc này, hãy thực hiện các bước sau:

• Mở ứng dụng Zoom, vào Settings > Chat.
• Tắt tùy chọn File Transfer (Chia sẻ tệp) nếu không cần sử dụng. Điều này giúp ngăn người tham gia gửi tệp không mong muốn trong cuộc họp.

5.3. Sử dụng mạng riêng (VPN) để tăng cường bảo mật

Khi sử dụng Zoom qua mạng công cộng, như Wi-Fi ở quán cà phê hoặc sân bay, nguy cơ bị theo dõi hoặc tấn công mạng là rất cao. Để bảo vệ thông tin cá nhân, bạn nên sử dụng VPN (Virtual Private Network). VPN hoạt động bằng cách mã hóa toàn bộ dữ liệu gửi và nhận, đồng thời ẩn địa chỉ IP thực của bạn. Điều này không chỉ ngăn chặn kẻ xấu theo dõi mà còn giảm nguy cơ bị tấn công qua mạng công cộng.

Cách sử dụng rất đơn giản: Bạn tải và cài đặt một dịch vụ VPN đáng tin cậy, sau đó kích hoạt trước khi truy cập Zoom. Với VPN, bạn có thể yên tâm rằng thông tin cá nhân và nội dung cuộc họp trực tuyến được bảo mật tốt hơn, mang lại trải nghiệm họp an toàn và hiệu quả.

Mua tài khoản Zoom Pro chính hãng 

Kết luận

Việc sử dụng Zoom an toàn không chỉ bảo vệ thông tin cá nhân mà còn đảm bảo trải nghiệm họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Các biện pháp như bảo mật phòng họp, kiểm soát quyền truy cập và cập nhật phần mềm là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro không mong muốn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các mẹo và giải pháp sử dụng công nghệ an toàn, hãy liên hệ ngay với SaDesign – đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với những giải pháp tối ưu nhất